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gerenciamento de CT-e

Saiba como e por que fazer um gerenciamento de CT-e

Com o surgimento da Nota Fiscal eletrônica (NF-e), seria natural que os demais documentos fiscais também seguissem os modelos mais modernos e emitidos a partir de meios digitais. O Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) foi um deles.

Em seguida, vieram tantos outros, como NFC-e e NFS-e. Juntamente ao surgimento de tantos documentos fiscais, as empresas também passaram a ter que se preocupar com as ferramentas para emissão e, principalmente, gestão de cada um deles. Neste artigo, mostraremos as principais indicações às quais você deve se atentar no gerenciamento de seus CT-es. Boa leitura!

O que é CT-e?

Resumidamente, trata-se de um tipo de documento existente apenas em meio digital que serve para registrar a finalidade fiscal de uma prestação de serviços de transporte de cargas realizada em meio rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário dutoviário.

A validade jurídica é dada pela sua assinatura, que deve ser feita por meio de um certificado digital a fim de garantir sua integralidade e originalidade e de facilitar a autorização por parte do órgão competente, o qual, nesse caso, é a Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) onde a sede da empresa está localizada.

Quais documentos fiscais ele substituiu?

Antes da existência desse documento fiscal eletrônico, havia uma série de outros modelos que serviam para diferentes transportes de mercadorias no Brasil. Por exemplo, o rodoviário tinha o modelo 8, o ferroviário de cargas também tinha seu próprio documento fiscal chamado de modelo 11.

No entanto, com o surgimento do CT-e, isso caiu por terra e todo tipo de transporte, independentemente do meio utilizado para trafegar, deve ser acompanhado por esse documento fiscal, o que facilitou muito a vida dos empresários, bem como da própria fiscalização.

Quem é obrigado a emitir o CT-e?

Toda empresa que executa algum tipo de transporte, seja ela tributada pelos regimes ordinários ou pelo Simples Nacional, bem como os empreendimentos que são registrados como operadores no sistema multimodal de cargas.

Quando uma nova obrigação surge muitos empresários “torcem o nariz” para essas novidades. Entretanto, com o passar dos dias eles vão percebendo que o que parecia ser algo que geraria transtorno, acaba se transformando em uma verdadeira ferramenta de mudanças que proporcionaram mais integração e rapidez nas empresas. Foi o que aconteceu com o surgimento dos documentos fiscais eletrônicos.

Quais são os passos para a emissão de um CT-e?

O primeiro passo para emissão do conhecimento de transporte eletrônico é o credenciamento junto à SEFAZ do estado em que a empresa foi constituída. Esse procedimento é exclusivo desse órgão, logo cada um deles têm suas próprias exigências e procedimentos.

Além disso, também é preciso de um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora credenciada pelo ICP-BR. Ele pode ser tanto em nome do negócio quanto de seu representante ou procurador.

Por fim, e mais importante, você necessitará de um bom sistema para emissão desses documentos fiscais. Além de emitir o seu CT-e, essa ferramenta fará a gestão e a organização desses elementos, mas isso será assunto de outro tópico deste artigo.

Quais dados ele precisa conter?

Agora, discorreremos um pouco sobre os dados essenciais que precisam constar em seu documento fiscal de transporte. O primeiro é o arquivo XML da nota fiscal eletrônica que deu origem ao frete. Também é necessária a inserção dos dados do emitente, ou seja, da sua empresa de transporte, bem como dos fornecedores do produto que será transportado.

Outra informação indispensável são os dados do tomador, ou seja, do responsável pelo pagamento do frete. Em seguida, são inseridas as informações referentes ao destinatário. Já o próximo bloco está ligado ao documento fiscal.

Portanto, nessa etapa, são inseridas as questões relativas ao ICMS, CFOP e demais códigos fiscais essenciais. Por fim, também são informados o nome do motorista e as características e registros do veículo.

Ainda sobre esse assunto, vale a pena ressaltar que, em caso de fiscalização, se o seu documento fiscal tiver sido emitido de forma incorreta ou, pior ainda, se não tiver sido gerado, a empresa pode ser penalizada com multas a serem aplicadas pela SEFAZ. Além disso, em caso de sinistros e considerando o fato de a empresa ter seguro, a seguradora pode negar a cobertura dos prejuízos em caso da inexistência ou de erros no CT-e.

Como fazer um bom gerenciamento desse documento fiscal?

Agora chegamos ao ponto fundamental deste artigo, que é a forma de gerenciar os seus documentos fiscais de transporte eletrônico. Inicialmente, você já sabe que precisará de um bom sistema tecnológico para fazer esse tipo de procedimento.

A gestão desses documentos fiscais garante que as informações que eles carregam estejam devidamente acessíveis e sejam arquivados com a eficiência que exigem. Portanto, para fazer uma boa gestão de CT-e em sua empresa, você deverá seguir algumas dicas.

Primeiramente, evite cometer os erros básicos de organização. Para isso, tenha um espaço exclusivo para o armazenamento e organização dos seus documentos fiscais, o qual precisa ser restrito aos colaboradores responsáveis pela manutenção deles.

Além disso, você também precisa fazer a categorização dos seus documentos fiscais por ano e mês. Isso facilita na hora de encontrar um CT-e que foi emitido no passado. A má gestão de documentos fiscais pode colocar seu empreendimento em grande risco perante os órgãos de tributação.

Caso seja solicitado um CT-e e ele não seja apresentado no prazo estipulado, a SEFAZ pode aplicar multas por cada documento fiscal perdido ou extraviado. Por esse motivo, é crucial investir em tecnologia na gestão desses elementos e, principalmente, ter os devidos cuidados para mantê-los devidamente organizados e livres de danos que possam causar sua perda e deterioração.

Também vale a pena investir em treinamentos para seus colaboradores que estão habilitados a lidar como seus CT-es. Isso evita que eles comentam erros que prejudiquem a empresa ou coloquem-na em risco de sanções fiscais.

Como você pôde perceber, o Conhecimento de Transportes eletrônico (CT-e) é um documento fiscal indispensável para as organizações que atuam dentro desse segmento de mercado. Entretanto, com as ferramentas que temos hoje em dia, é muito mais fácil fazer a emissão e gerenciamento de cada um deles.

Quer saber um pouco mais sobre esse tipo de ferramenta? Então, entre em contato conosco. Teremos uma satisfação imensa em mostrar como ela funciona.

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