O setor fiscal de qualquer companhia está sempre em atividade intensa. Afinal, esses profissionais cuidam não só de questões financeiras, mas também dos tributos que incidem sobre o negócio. Ambos impactam diretamente sobre os resultados obtidos e a condução da empresa.
Assim, garantir a fluidez nesse setor é imprescindível para que o negócio se mantenha sustentável. Contudo, pode ser difícil determinar o que deve ser efetivamente feito para garantir o bom andamento dessas atividades.
Pensando nisso, preparamos um post para que você saiba mais sobre o trabalho desses profissionais e aprenda dicas valiosas para conduzir as atividades da melhor maneira possível. Boa leitura!
Quais são as funções do setor fiscal de uma empresa?
O setor fiscal de uma organização é responsável pela apuração dos tributos diretos e indiretos do negócio. Esses profissionais também cuidam da escrituração dos livros fiscais, realizada por meio de sistemas informatizados.
Além disso, empresas que têm a contabilidade como atividade-fim prestam assessoria em relação a assuntos como obrigações contábeis, rotinas diárias e emissão de notas fiscais. Eles também orientam seus clientes a cumprirem a legislação aplicável e como se portar durante inspeções de oficiais da Receita Federal.
Como garantir que ele não fique sobrecarregado?
Agora que conhecemos o conceito, é interessante apresentar meios para que as atividades do setor fluam de forma mais tranquila. Vamos conhecê-las.
Tenha uma equipe bem capacitada e estruturada
Além de priorizar profissionais motivados, com um bom currículo e alinhados às diretrizes do negócio, é importante montar uma equipe com profissionais atualizados em relação às demandas do universo contábil.
É importante notar que a contabilidade é um dos setores que mais se beneficiam com a tecnologia de ponta aplicada aos negócios. Desse modo, é importante capacitar os seus profissionais para que eles possam lidar com soluções digitais de forma ágil.
Invista em boa comunicação organizacional
Equipes que não se comunicam devidamente acabam se alienando do objetivo geral. Afinal, como produzir de forma satisfatória quando você não está informado sobre cada etapa? Esse tipo de comportamento leva a um dos fatores que mais causam perda de tempo e recursos à uma organização: o retrabalho.
Além disso, ao trocarem ideias sobre os processos atuais é possível discutir de forma saudável e alocar os trabalhadores em tarefas que utilizem as suas principais habilidades. Uma dica valiosa para mitigar essas falhas é realizar reuniões semanais.
Com 30 minutos, os gestores poderão se informar melhor sobre as dificuldades enfrentadas pelos colaboradores e esclarecer o que deve ser efetivamente cumprido. Além disso, tecnologias como o Slack, um aplicativo de mensagens corporativas, são eficientes para que os profissionais se comuniquem de forma otimizada.
Seja bem claro ao delegar as funções específicas a cada colaborador setor fiscal
Combinar soluções tecnológicas aplicadas à contabilidade a melhorias na comunicação interna é essencial. Contudo, não adianta muito estabelecer canais diversificados de contato se as instruções passadas a cada colaborador não são esclarecedoras o suficiente.
Delegar tarefas com clareza e transparência ajuda a cumprir as metas da empresa, mas não é só isso: os colaboradores se sentem mais estimulados ao saberem exatamente o que estão fazendo e como aquilo contribuirá para a busca de um resultado específico.
Dessa forma, você evita que alguns dos seus profissionais sintam que estão “enxugando gelo” enquanto outros colaboradores ficam com tarefas mais desafiadoras. Ao repassar as tarefas e explicar como o trabalho de cada um dos trabalhadores será útil para o negócio, você garante um senso de unidade e encaminha toda a companhia na direção certa.
Acompanhe métricas e relatórios para identificação e correção de disfunções
As métricas e indicadores de desempenho em geral proporcionam um maior nível de precisão no processo de tomada de decisão. Dessa forma, os gestores conseguem mensurar de maneira apurada os resultados e passam a traçar estratégias mais embasadas.
Assim, os líderes deixam de se basear em mero achismo e auxiliam os contadores a traçarem metas realistas de crescimento. Um dos KPIs, ou indicadores-chave de desempenho, mais empregados na área é o Payback. Ele se dedica a avaliar se determinados investimentos ou alocações de capital da companhia estão atingindo o retorno esperado.
Para empresas de contabilidade que prestam serviços para terceiros, outro indicador valioso é o Net Promoter Score (NPS), que mensura a satisfação dos clientes. Por meio de uma equação simples, que divide o número de entusiastas do seu negócio pela quantidade de consumidores que se mostram insatisfeitos, é possível obter uma ideia precisa sobre o impacto da sua companhia.
Com a utilização desses dois KPIs é possível visualizar os resultados e constatar se o desempenho da sua equipe tem sido realmente satisfatório. Caso a resposta seja negativa, os gestores podem marcar reuniões emergenciais ou buscar profissionais mais bem qualificados no mercado.
Integre processos setor fiscal
A integração de processos diz respeito à aproximação entre os trabalhos desempenhados pelos diferentes setores de um negócio. Com a transformação digital, o conceito se refere, também, à capacidade de unir diferentes sistemas.
Um dos meios mais eficientes para integrar processos e sistemas é a automação de algumas tarefas. Isso porque as máquinas passam a ser programadas para realizar as atividades de acordo com as preferências da empresa, o que garante resultados de acordo com as diretrizes do negócio.
Automatizar processos é, ainda, uma ótima medida para liberar profissionais de alto nível de tarefas repetitivas. Além disso, sua empresa passa a evitar diversos erros humanos e reduz o retrabalho. É possível, também, integrar os sistemas a um banco de dados, o que faz com que um backup imediato possa ser gerado para melhor gerenciar os documentos.
Qual é a importância de investir em tecnologia? setor fiscal
O setor fiscal tem muito a ganhar com o investimento em tecnologias de alto nível. Além de automatizar tarefas repetitivas e garantir o armazenamento de notas fiscais na nuvem, por exemplo, essas soluções digitais garantem um registro eficiente do trabalho feito. Além disso, novos modelos de negócio, como a contabilidade digital, atestam a bem-sucedida união entre o ramo e as inovações virtuais.
Nesse contexto, ferramentas como o NF-e Sieg são essenciais para aumentar a produtividade e garantir fluidez. Ele possibilita aos contadores baixar os arquivos XML automaticamente, sem ciência imediata. Trata-se, sem dúvida, do SPED mais rápido do mercado brasileiro.
Ele é complementado de forma eficiente por outra solução robusta, o Cofre SIEG. Ele é utilizado para otimizar o gerenciamento de arquivos XML, alocando os documentos na nuvem. É importante notar que a retenção é obrigatória por 5 anos, então um programa que cuide dessa obrigação otimiza toda a rotina do setor fiscal.
Como pudemos ver no post, garantir a fluidez no setor fiscal de uma empresa envolve boas práticas gerenciais e o uso de tecnologias desenvolvidas especialmente para o setor. Com o auxílio da tecnologia, a organização deixa de depender da produção incessante de papel, por exemplo, já que será possível armazenar os seus documentos na internet — e consultá-los de forma veloz.
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