Como está o cadastro de fornecedores de sua empresa? Você tem todos eles devidamente registrados com as informações necessárias para a gestão, bem como para realizar cotações e demais processos?
Apesar da importância que esse assunto tem, muitos empresários simplesmente esquecem da importância de manter um bom cadastro de fornecedores. Outros fazem, mas executam o trabalho de forma incompleta, deixando dados em aberto, além de informações importantes sem serem registradas.
Neste artigo, mostraremos a importância de um bom cadastro de fornecedores e como fazer isso de forma eficiente. Continue a leitura e fique por dentro do assunto.
O que é o cadastro de fornecedores?
Basicamente, trata-se de um controle em que são inseridas todas as pessoas físicas ou jurídicas que fornecem algum tipo de produto ou serviço para o seu negócio. Independentemente do que é disponibilizado, o fornecedor precisa ser cadastrado para facilitar a gestão.
Por meio desse controle, será possível conhecer melhor a relação com seus fornecedores, facilitando o processo de negociação com eles. Esse cadastro deve conter outras empresas, mesmo aquelas com as quais nunca tenha fechado negócios. Eles são necessários para fazer cotações e conseguir bons preços.
Qual a importância do cadastro de fornecedores?
Esse tipo de cadastro faz parte de um controle determinante para o sucesso de um negócio: a gestão de fornecedores, que é um processo voltado para análise e controle de todas as atividades operacionais ou administrativas que envolvem a relação com parceiros de negócio.
Além disso, com um bom cadastro de fornecedores, você ganha tempo na hora de executar um processo de cotação de preços. Muitas negócio, até mesmo os maiores, que não têm uma boa gestão dessa parte do negócio perdem muito tempo pesquisando por empresas para prestarem determinados tipos de serviços ou fornecerem produtos.
Além disso, eles também não conseguem um número adequado orçamentos para comparar preços e fechar os melhores negócios. Atualmente, existem sistemas avançados que auxiliam o gerenciamento desses dados. Desse modo, o gestor pode executar o controle do cadastro de fornecedores de forma eficiente e ganhar tempo em seus processos de compra.
Como fazer esse tipo de cadastro?
Agora que você entendeu o que é o cadastro de fornecedores e por que é importante manter esses dados sempre muito bem atualizados, mostraremos como fazer esse tipo de controle com algumas dicas simples e práticas que podem ser executadas assim que você encerrar esta leitura.
Dados básicos
Inicialmente, é necessário reunir os dados básicos de seus fornecedores. Eles fazem parte do cabeçalho do cadastro e são compostos por Razão Social ou nome civil, CNPJ ou CPF, endereço, conta bancária, formas de pagamento, entre outras informações relevantes.
Se você utiliza um sistema de gestão e precisa dar entrada nas notas fiscais de entrada, é crucial ter atenção redobrada com esse processo. Afinal, outros setores vão utilizá-los para executar suas tarefas e, caso o cadastro esteja incorreto, os departamentos receberão as informações equivocadamente cadastradas.
Por isso, é fundamental que você tenha muito cuidado e atenção na hora de preencher as informações a fim de evitar erros. Para não ter esse tipo de problema, recomenda-se revisá-las periodicamente.
Informações adicionais
Você pode inserir algumas informações adicionais sobre cada um dos fornecedores. Esse campo geralmente é de acesso mais valioso para o departamento de compras. Aqui, pode haver anotações sobre negociações anteriores, cotações, contas bancárias para depósito, formas de pagamento e até detalhes sobre o tipo de negociação que deve ser feita com o fornecedor.
Quanto mais informações tiver, melhor será o momento de negociar, principalmente se você extrair algumas particularidades que fazem os fornecedores cederem descontos ou condições de pagamento mais atraentes.
Contatos
Esse é um dos campos mais importantes do cadastro de fornecedores. Muitas empresas se esquecem desse tão simples e óbvio detalhe e, na hora de fazer cotações, têm que procurar os dados na internet ou listas de telefone. Isso gera um consumo de tempo desnecessário que poderia ser facilmente resolvido se o cadastro estivesse devidamente preenchido.
No campo de contatos, devem constar todos os números de telefone do pessoal responsável pelas vendas da empresa parceira, bem como os números de WhatsApp e principalmente o endereço de e-mail para envio de solicitações de cotações ou dúvidas sobre produtos e suas descrições.
Tipos de produtos ou serviços
É fundamental que você também insira os tipos de produtos ou serviços que cada um dos fornecedores disponibiliza para seu negócio. Assim, fica mais fácil identificar aqueles que você deve procurar na hora que surgir a necessidade de adquirir um item essencial para a execução das atividades.
Preços de produtos
Por fim, também é importante que você cadastre o preço dos produtos que foram praticados por uma empresa nas últimas negociações. Isso auxiliará na hora de fechar novas aquisições e sobretudo negociar preços diferenciados de acordo com a quantidade adquirida, bem como as condições de pagamento que foram oferecidas.
Como otimizar esse processo?
Por fim, muitos empresários podem ter dúvidas sobre como fazer o cadastro de fornecedores, mesmo depois de saber todos os detalhes sobre o processo. Afinal, registrar todos esses dados de forma manual pode tomar muito tempo de seus colaboradores e ainda não ser tão prático e de fácil acesso.
Entretanto, graças aos avanços tecnológicos, existem sistemas extremamente avançados que são capazes de auxiliar sua empresa nesse processo. Por isso, é fundamental que você conte com a ajuda desse tipo de tecnologia . As novas ferramentas invadiram de uma vez por todas o ambiente empresarial e não há mais como fugir delas.
Algumas conseguem ser tão práticas e intuitivas que buscam os dados do fornecedor que estão cadastrados na Receita Federal apenas digitando o número do CNPJ, preenchendo um pré-cadastro que já terá as informações básicas da empresa, como razão social, endereço, entre outros.
Como você pôde perceber, o cadastro de fornecedores é algo muito simples de ser feito, porém os resultados que podem ser obtidos com ele são efetivamente muito interessantes, proporcionando grandes oportunidades de melhorar o gerenciamento de seu empreendimento.
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