Faz parte da rotina de uma empresa lidar com diversos tipos de tarefas. Entre elas, o processo fiscal e os processos contábeis estão entre os que mais demandam tempo e pessoal para serem executados. Assim, para garantir maior eficiência, é necessário buscar formas de tornar essas atividades mais práticas. processos fiscais
Neste texto, trouxemos as principais dicas para otimizar os processos contábeis de uma empresa, de maneira a evitar a ocorrência de erros, poupando tempo. Fique atento a essas informações e boa leitura!
Tenha um planejamento eficiente
Para que uma empresa tenha processos contábeis mais eficientes é preciso traçar um plano para execução detarefas, de maneira que seja mitigada a perda de recursos. Assim, é preciso fazer um mapeamento das atividades desenvolvidas ligando-as aos seus respectivos setores. Com isso, cada departamento pode opinar sobre melhorias internas, levando à otimização geral da instituição.
Além disso, buscar formas de economizar com a tributação também é muito importante. É possível, dentro da legalidade, evitar a ocorrência de algum tipo de imposto ou adiar o seu pagamento. A reestruturação do empreendimento pode levar a corte de tributos também. Um bom exemplo disso é o tipo de atividade econômica. Muitas vezes, a simples mudança dessa definição altera o enquadramento tributário.
Por meio de reuniões e consultas à equipe de contadores, é possível alcançar essas alterações de maneira gradativa, beneficiando o negócio.
Utilize a tecnologia como aliada
A evolução da tecnologia tem papel fundamental no desenvolvimento de diversos setores da indústria, dos serviços e das relações comerciais. Então, por que não a utilizar nos processos contábeis? O preenchimento manual de relatórios fiscais, além de causar muitos erros, demora mais que o necessário.
Contar com a automação da gestão fiscal é essencial para uma empresa de sucesso. Dessa forma, contratar software especializados é a melhor maneira de gerir esses aspectos. Isso evita o atraso de recebimento de arquivos XMLs do cliente, por exemplo, o que pode colocar a perder prazos e gerar multas.
Uma plataforma que seja integrada às informações dos clientes e permita a consulta automática de notas fiscais, com atualização em tempo real de modificações, é o ideal para a otimização da contabilidade.
Elabore um cronograma para cumprimento de obrigações fiscais
Estar em dia com o fisco é imprescindível e o não cumprimento de prazos pode gerar juros nas tributações, multas e até mesmo processos judiciais. E isso não é apenas em relação ao pagamento de impostos, a declaração de informações e o envio de papelada solicitada estão incluídos nas obrigações fiscais de uma empresa.
Dessa forma, antes do início do ano fiscal é preciso que o cronograma de atividades tributárias esteja pronto e de acordo com o calendário da União. Essa é uma forma de não ter surpresas desagradáveis ao decorrer dos meses e de facilitar a prestação de contas da corporação. A equipe deve estar ciente dessas datas para que não exista possibilidade de atrasos. otimizar os processos fiscais
Organize os documentos otimizar os processos fiscais
A má organização de documentos fiscais está diretamente ligada a custos fora do planejamento, porque a dificuldade de localizá-los provoca atrasos na entrega e gera as punições financeiras já citadas. Devido a isso, é preciso cuidar do armazenamento desses documentos. otimizar os processos fiscais
O ideal é contar com uma gestão completamente automatizada, em que todas as informações importantes são digitalizadas e salvas em um sistema confiável e bem protegido. Mas, para aquelas empresas que ainda contam com a cópia física desses arquivos, é necessário ter um espaço físico suficiente para isso, que seja bem arejado, com gaveteiros e pastas separados para cada tipo de papelada.
Controle as pendências
A não observação das tarefas que precisam ser executadas acaba deixando muitas pendências e a reincidência desse problema gera uma bola de neve. Por isso, é necessário que tudo seja agendado, criando um checklist diário para cumprimento de metas a serem renovadas todos os dias.
Essa é uma forma de reduzir o acúmulo de obrigações que geralmente ou são feitas às pressas ou que acabam sendo deixadas de lado. Esse controle torna os processos contábeis otimizados e contribui para o bem-estar geral da equipe. Com as atividades em dia e sem estresse, os funcionários passam a ter mais tempo e disposição para contribuir com o crescimento do negócio de maneiras mais criativas e efetivas.
Além disso, um checklist permite a visualização mais ampla das ações elencadas, possibilitando a priorização de pendências, aumentando a produtividade e facilitando a adequação de prazos. otimizar os processos fiscais
Reduza o tempo das reuniões otimizar os processos fiscais
É comum que as reuniões internas durem mais tempo do que o previsto porque as equipes querem apresentar suas queixas e sugestões, o que, apesar de ser válido, acaba desviando do foco principal. Isso torna os processos contábeis mais lentos, pois há perda de tempo hábil nessas situações.
Então, é necessário convocar reuniões com uma pauta bem definida, com tema, pontos a serem discutidos e apresentação de soluções ou de novos procedimentos que deverão ser seguidos. Com isso definido, é preciso seguir à risca, deixando claro para os colaboradores que existem outros momentos para tratar de outros assuntos.
Além do tempo, deve ser levada em conta a necessidade da reunião. Muitas vezes, enviar avisos por e-mail pode ser tão ou mais eficaz para a transmissão de uma informação à equipe. Isso porque, com a mensagem escrita, os funcionários podem localizar as informações no momento que for mais propício para cada um e podem voltar a elas sempre que houver uma dúvida.
Isso evita que haja paradas desnecessárias na rotina de trabalho, o que pode afetar na produtividade geral e nos lucros da empresa.
Pronto! Agora você já sabe como otimizar os processos contábeis e como isso é vantajoso para o andamento dos negócios. Lembre-se de que estar em dia com obrigações fiscais é muito importante para evitar prejuízos e garantir maior eficiência da empresa. Contar com o auxílio da tecnologia é fundamental hoje em dia. Softwares como o Cofre SIEG permitem gerenciar XML e NF-e de forma segura e prática.
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