A área de contabilidade tem sofrido inúmeras mudanças nos últimos anos. Seja pela complexidade do mercado ou pelas exigências tributárias e fiscais, a utilização de métodos obsoletos se tornou impraticável para a maioria das empresas.

automação contábil

Diante das novas demandas, a automação contábil é uma opção eficiente que, além de promover a informatização das tarefas manuais, proporciona melhor uso do tempo e aumento da produtividade.

A automação contábil também eleva o nível de gerenciamento das informações do negócio, otimizando os resultados e contribuindo para o alcance de objetivos maiores. Para isso ela “enxuga” os processos, diminui o tempo utilizado na execução, mitiga riscos e reduz falhas.

Para você entender melhor a importância da automação contábil, listamos 5 benefícios que essa prática pode trazer para a sua empresa. Venha conferir!

1. Otimiza o tempo de trabalho

Adotar a automação contábil é uma decisão inteligente para a execução dos processos diários, maximizando o tempo e o capital humano.

Com o uso de um software de automação, por exemplo, os processos em um departamento fiscal podem ser realizados com maior eficiência. Em vez de os funcionários ficarem horas digitando notas fiscais, com a informatização eles podem dedicar seu tempo em tarefas mais estratégicas do negócio.

Assim, ao adotar um software de gestão, o uso de planilhas e outros meios manuais são reduzidos. Isso porque a automação integra os departamentos e dados contábeis, realizando todo o trabalho de maneira automática e deixando a equipe mais ágil e produtiva.

Além disso, com a automação contábil o controle dos processos internos passa a ser feito com maior eficiência. Por outro lado, pode armazenar cópias de segurança de todas as informações. Se o software de gestão for online, consegue manter cópias dos arquivos na nuvem, preservando ainda mais a segurança dos dados.

2. Reduz custos e despesas operacionais

A automação contábil controla todo o fluxo de entrada e saída de dinheiro, as receitas e despesas e as demais situações que envolvem recursos na organização.

Com a utilização de um software contábil o gestor passa a ter acesso a uma série de relatórios, como o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício. Estes possibilitam o cálculo e análise de fatores econômico, financeiro e operacional da companhia, como margem de lucro, liquidez e endividamento.

A automação contábil oferece meios confiáveis e precisos para que o empreendedor possa fazer uma avaliação geral dos processos e verificar possíveis “gargalos” operacionais, a fim de garantir a redução dos custos e um melhor planejamento dos investimentos.

A implementação de um bom sistema de gestão permite ao gestor uma análise estratégica do seu negócio. Isso possibilita uma decisão mais rápida e eficaz quanto a lucratividade e rentabilidade do negócio.

3. Elimina os riscos de perda de dados

Foi-se o tempo em que a única alternativa das empresas era armazenar seus documentos em meios físicos. Hoje em dia a maior parte dos arquivos tem correspondentes digitais: notas fiscais eletrônicas, extratos bancários, boletos, enfim, a tecnologia dá um “empurrãozinho” na criação de processos mais eficientes.

Com a automação contábil os dados podem ser armazenados de maneira eficiente e com segurança. Aquela velha ideia de manter as informações do negócio em planilhas ou ferramentas pouco confiáveis já não cabe nas novas necessidades empresariais. Isso é um grande risco.

A utilização de processos manuais muitas vezes traz problemas, já que planilhas eletrônicas podem ser deletadas sem querer ou apagadas por erros de digitação. Além disso, dados importantes podem ser acessados por pessoas não autorizadas.

No processo de automação contábil toda a estrutura de trabalho é transferida para um sistema em que o acesso é feito apenas por funcionários autorizados (mediante login e senha), e todos os arquivos ficam protegidos por meio de backups periódicos, aumentando o nível de segurança.

4. Reduz o índice de retrabalho

A automação contábil ajuda os gestores a organizar e coordenar simultaneamente a maneira como as atividades são realizadas nos mais diversos setores da organização, permitindo uma gestão compartilhada e, consequentemente, reduzindo as chances de falhas e retrabalhos.

O uso de um software permite que os funcionários organizem melhor o tempo de execução e busquem soluções imediatas diante de problemas que venham a surgir, se dedicando a adquirir mais conhecimentos e fomentando insights para o crescimento da empresa.

Erros de preenchimento, atrasos nas entregas de declarações e omissões podem comprometer o resultado e fazer com que todo o planejamento vire uma enorme bola de neve. Na falta de automatização e integração, a empresa acaba se tornando refém de erros e retrabalhos.

Em um software de gestão, como toda a informação é coletada de forma automatizada, eliminam-se as chances de erros e preenchimentos incorretos, bem como de atrasos e retrabalhos.

5. Gera relatórios mais precisos

A automação contábil gera benefícios que, quando colocados na ponta do lápis, tornam a empresa mais competitiva. Isso porque os colaboradores podem se ocupar com tarefas de maior valor agregado e que otimizam a produtividade.

Com as informações concentradas em um único lugar, o setor contábil passa a ter acesso a relatórios gerenciais que permitem ao gestor uma tomada de decisão mais ágil e certeira.

Com a implementação do SPED — Sistema Público de Escrituração Digital e a necessidade de adequar os processos de acordo com as novas demandas, a automação contábil passou a ser um diferencial.

É importante destacar que os softwares de gestão são modulares, ou seja, é possível adquirir módulos de acordo com as necessidades do negócio. Por exemplo: caso a empresa queira automatizar o estoque, ela pode adquirir um módulo apenas para este setor ou um específico para a área de vendas, financeiro etc.

Investir em tecnologia proporciona ao gestor focar em atividades mais estratégias, já que o software passa a realizar automaticamente toda a parte burocrática do negócio.

A automação contábil traz inúmeros benefícios para melhorar a organização e planejamento das operações. Investindo em inovação e modernização a empresa conseguirá se destacar dos concorrentes e agregar valor à sua marca.

A adoção de um software de gestão para a automação contábil é um passo importante para uma estratégia eficiente nos negócios. Para melhor compreensão, complemente sua leitura com nosso outro conteúdo sobre as mudanças da Nota Fiscal Eletrônica 4.0.