O fechamento mensal é uma etapa importante na contabilidade das empresas. Por meio dele, é possível identificar não só o desempenho financeiro e operacional do negócio, como, também, avaliar quais são os recursos disponíveis e débitos que podem se tornar um problema no curto e médio prazo. É uma imagem da saúde financeira do empreendimento no momento atual.

Fazer essa análise mensalmente é estratégico, pois facilita a tomada de decisões, expõe riscos e dá visibilidade a oportunidades a serem aproveitadas, como as condições de realização de investimentos ou a necessidade de melhorias, por exemplo.

Mas você conhece todas as etapas e relatórios que devem ser considerados no fechamento contábil mensal? É justamente sobre isso que vamos detalhar no nosso post de hoje. Continue a leitura e acompanhe!

1. Avalie a situação financeira

Reúna todos os dados já disponíveis sobre o patrimônio da empresa. Elencando:

  • ativos;
  • passivos;
  • receitas;
  • despesas (fixas e variáveis).

Se a sua empresa já faz um bom controle por meio de balanço patrimonial será mais fácil identificar essas informações e atualizá-las. Nas próximas etapas, esses dados serão melhor analisados.

2. Confira o balancete

O balancete contábil, ou balancete de verificação, é um documento auxiliar no processo de verificação das condições financeiras da empresa. Nesse caso, o relatório aponta qual é o saldo das contas bancárias movimentadas pela empresa.

Trata-se de um relatório que deve ser elaborado com o lançamento de cada entrada e saída de recursos da conta. Considerar esses registros no fechamento contábil é uma forma de rever a movimentação financeira de forma detalhada.

Assim, é possível conferir, na prática, se a receita apurada no faturamento condiz com os lançamentos realizados. Outro ponto importante a verificar são os débitos feitos, para identificar se a estrutura dos gastos e despesas, inclusive com empréstimos e financiamentos, está compatível com os levantamentos contábeis.

3. Faça a conciliação bancária

É sempre importante realizar a conciliação bancária antes do fechamento mensal. Isso porque essa etapa consiste na conferência do balancete com os extratos bancários. Esse tipo de verificação não precisa ser feito manualmente. Existem recursos tecnológicos que fazem a conciliação de forma ágil e precisa.

4. Reúna a documentação necessária

Uma série de documentos deve subsidiar a apuração do fechamento mensal. Confira os principais, de acordo com cada área:

Trabalhistas

  • encargos trabalhistas;
  • recibos de pagamento a trabalhadores avulsos ou terceirizados;
  • dados da folha de pagamento.

Fiscais

  • documentos fiscais eletrônicos, gerados por softwares próprios ou pelo Sistema Eletrônico de Escrituração Digital Fiscal (Sped Fiscal);
  • notas fiscais (entrada e saída) relativas a produtos e serviços;
  • comprovantes de recolhimento tributário.

Contábil

  • extratos bancários e financeiros;
  • recibos e comprovantes de receita ou de despesas diversos, que não sejam relacionados às questões trabalhistas e tributárias;
  • relatórios financeiros.

Controle de estoque

  • livro inventário;
  • controle de estoque.

5. Considere as provisões

As provisões são os valores que não são desembolsados no prazo imediato, mas que vão (ou podem) impactar as finanças da empresa em algum momento. Há casos simples e corriqueiros, como o pagamento de impostos variados, férias e 13º Salário.

Entretanto, é importante provisionar possíveis débitos em litígios jurídicos ou mesmo a reserva para cobrir custos ou perdas em investimentos.

No fechamento mensal, lembre-se de levar em consideração esses valores, para não ter uma noção distorcida das reais condições financeiras do negócio.

6. Faça o fechamento contábil mensal

O processo todo culmina com a efetiva elaboração do fechamento contábil mensal. Essa etapa pode ser feita de forma bastante eficiente seguindo o modelo de Demonstração de Resultado do Exercício (DRE). Trata-se de um demonstrativo que considera os 7 itens a seguir:

  1. receita bruta de vendas e serviços, deduções das vendas, abatimentos e impostos;
  2. receita líquida de vendas e serviços, custo de mercadorias e serviços vendidos e lucro bruto;
  3. despesas com vendas, despesas financeiras, deduzidas das receitas, despesas gerais e administrativas, e outras despesas operacionais;
  4. lucro ou prejuízo operacional, outras receitas e despesas;
  5. resultado do exercício antes do Imposto sobre a Renda e provisão para o imposto;
  6. participações de debêntures, empregados, administradores e partes beneficiárias, mesmo na forma de instrumentos financeiros, e de instituições ou fundos de assistência ou previdência de empregados, que não se caracterizem como despesa;
  7. lucro ou prejuízo líquido do exercício e seu montante por ação do capital social.

Note que cada um desses itens depende das apurações que precedem o efetivo fechamento mensal. Ou seja, na prática, ao fazer o cálculo com base na DRE, você tem consolidadas as informações necessárias para verificar o desempenho do negócio.

Outra vantagem de padronizar as informações do fechamento em um documento como a DRE é que isso torna possível comparar a performance entre períodos. Isto é, você consegue verificar a diferença de resultados entre um mês e outro e até mesmo para períodos maiores, como semestre e ano.

O padrão da DRE segue a estrutura abaixo:

Demonstração de Resultados do Exercício Período (exercício) Período (anterior)
Receita bruta
(-) Deduções da receita bruta
(=) Receita líquida
(-) Custo das mercadorias, produtos ou serviços
(=) Lucro bruto
(-) Despesas (gerais; administrativas; vendas)
(+/-) Receitas (despesas) com investimentos, pessoas ligadas
(+/-) Outras receitas ou despesas
(=) Resultado antes das receitas e despesas financeiras
(+/-) Receitas e despesas financeiras
(=) Resultado antes dos tributos sobre lucros
(-) Despesas com tributos sobre os lucros
(=) Resultado líquido das operações continuadas
(+/-) Vendas/custos (vendas de itens do ativo não circulante)
(=) Resultado de operações descontinuadas
(=) Resultado líquido do período

7. Adote softwares de gestão em todas as etapas

O fechamento contábil mensal nada mais é do que a junção de todos os elementos relativos à contabilidade e ao setor fiscal da empresa no decorrer do mês. Ou seja, todos os elementos que listamos aqui são verificados e calculados para demonstrar qual é a real situação do negócio.

É importante que todos os dados estejam corretos e sejam considerados nessa análise. O problema é que uma informação errada pode comprometer todo o processo. Como são vários envolvidos na apuração, as falhas não são incomuns. Usar softwares de gestão é uma forma de preveni-los.

Além do mais, isso facilita os procedimentos, já que a maioria pode ser feita de forma automatizada. Sistemas que realizam emissão de documentos fiscais e processam as folhas de pagamento podem encurtar processos e facilitar o armazenamento e o acesso. Com isso, o fechamento mensal é feito de forma mais rápida e segura, aumentando a produtividade das atividades fiscais e contábeis.

Use essas dicas para fazer um fechamento mensal com informações precisas. Aproveite que está aqui e assine a nossa newsletter para receber todas as nossas novidades, assim você ficará sempre por dentro das melhores práticas de gestão.