Anular 100% os erros fiscais é uma tarefa muito difícil. Afinal, os processos são realizados por pessoas e não existe ninguém perfeito. Todo mundo está sujeito a cometer equívocos. Na verdade, eles são inevitáveis até certo ponto, especialmente quando o contador precisa fazer tudo sozinho.
Alguns erros são toleráveis, mas, em grande escala, não. Por isso, utilizar a tecnologia ao teu favor ajuda a evitar erros fiscais que podem ocasionar problemas maiores.
E foi pensando nisso que preparamos este conteúdo para você entender os riscos que alguns erros fiscais podem causar. A ideia é apresentar soluções que te ajudarão a ser um contador muito mais analítico. Vem com a gente! 😉
Principais erros fiscais
Assim como em qualquer outra área a organização é fundamental e para isso, uma boa gestão se faz mais que necessário. Por lidar diariamente com muitos documentos, os contadores precisam estar um pouco mais atentos a essa questão, já que perder um único documento pode fazer um verdadeiro estrago em uma declaração, por exemplo.
Mesmo sendo organizados e eficientes, muitos escritórios de contabilidade tendem a se deparar com algumas falhas fiscais nas empresas e acabam cometendo erros que poderiam ser evitados. Confira alguns dos principais erros fiscais que podem acontecer em empresas.
Não emitir notas fiscais
Emitir notas fiscais é algo extremamente importante e sério. Empresas que tendem a não emitir esse documento podem enfrentar sérios problemas com a Receita Federal no futuro. Isso porque, é através da nota que as empresas documentam suas vendas, seja de produtos ou serviços e são definidos os valores de tributação.
Resumindo, quando uma empresa não emite a nota fiscal, ela está agindo ilegalmente. O papel do contador é orientar e reforçar a importância disso para as empresas ao qual é responsável.
Emitir notas com erros
Outro problema também relacionado às notas fiscais diz respeito às informações incorretas. Dados gerados errados, algo que pode acontecer facilmente já que o preenchimento de uma nota fiscal é realmente complexo.
Mas não é só isso, também existem empresas que podem colocar valores menores nas notas para não incidir na tributação.
Alguns dos erros mais comuns que podem ter em notas são:
- cálculo incorreto da alíquota;
- cadastro desatualizado de clientes;
- não armazenar os XMLs das notas.
Para evitar problemas fiscais, é muito importante que o contador também oriente as empresas sobre o preenchimento correto dos dados fiscais e que esteja disponível para responder possíveis dúvidas que surjam no caminho.
Não contratar um contador
Uma empresa que preza pela credibilidade fiscal entende que precisa de um contador dentro da empresa, ou pelo menos prestando serviço contábil rotineiramente. Isso porque, os serviços desse profissional vão além de apenas declarar Imposto de Renda e evitar a malha fina.
Ter um contador por perto é o mesmo que ter um consultor, que participa das decisões financeiras da empresa e ajuda a tomar as melhores decisões. Um bom contador precisa ser especialista em várias questões como trabalhistas, tributárias e patrimoniais. Além, é claro, de ajudar no controle do caixa e no calculo dos tributos que a empresa precisa pagar, seja mensalmente ou anualmente.
Não separar finanças da empresa com as pessoais
Mesmo parecendo óbvio, esse é um erro bastante comum. Donos de empresas misturam as finanças pessoais com as da empresa e tudo vira uma bagunça. Quando isso ocorre, é papel do contador esclarecer as coisas e colocar cada uma em seu devido lugar. Afinal, não tem como ter controle da lucratividade de uma empresa se existe apenas uma conta bancária gerando todos os gastos (pessoais e empresariais).
Essa situação pode comprometer principalmente a declaração do imposto de renda, pois não há uma distinção do que é físico ou jurídico. No presente essa bagunça pode parecer econômica, mas no futuro acarretará em gastos, porque de um lado sempre vai ter valores a mais ou a menos.
Para manter as contas em ordem, siga essas dicas práticas:
– Tenha contas bancárias diferentes (física e jurídica);
– Procure ajuda com o seu contador;
– Tenha o valor do seu salário definido;
– Monitore os gastos (pessoais e da empresa) frequentemente.
Não analisar ou documentar os resultados
Tudo isso depende da organização que falamos no começo desse artigo. Quem mantém a documentação com as informações da empresa organizadas tem mais facilidade na hora de realizar uma analise financeira, por exemplo.
De nada adianta acumular uma infinidade de papéis se estes não servirem para nada. Todo documento gerado tem uma função especifica e, portanto precisa de um tempo para ser analisado.
A análise de resultados é o que define as tomadas de decisões de uma empresa. Não realizar essa tarefa é cometer um erro contábil gravíssimo. Faça frequentemente relatórios com o balanço financeiro de cada setor e os documente para ficar registrado e futuramente facilitar as tomadas de decisão.
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Não contar com a tecnologia
Controlar o financeiro de uma empresa manualmente é sem dúvidas algo impossível no mundo tecnológico em que vivemos hoje. A tecnologia virou um instrumento básico no dia a dia de qualquer setor, e principalmente no que se refere ao setor fiscal.
Alguns profissionais mais tradicionais ainda temem em realizar todo o processo de forma online e por vezes desconfiam de sistemas que prometem fazer quase todo o serviço sem grandes intervenções humanas.
O setor contábil é realmente algo que precisa de uma atenção redobrada. Automatizar algumas tarefas básicas do dia a dia somente irá contribuir. Desta forma, o contador ganha mais tempo para se atentar a questões que realmente demandam exclusivamente da sua competência profissional.
Use a tecnologia sempre ao seu favor, evitando a possibilidade de erros humanos em tarefas simples e repetitivas do dia a dia ou cálculos complexos. Existem sistemas que podem fazer muito por você e que de fato não irão roubar a sua profissão, apenas contribuir para que você se torne mais consultivo.
Na Sieg nós contamos com as ferramentas tecnológicas mais inovadoras do setor fiscal. Além do Sieg Hub que realiza uma gestão estratégica, como citado acima, nós também oferecemos uma tecnologia para a gestão de pendências fiscais, de um jeito prático e rápido que você nunca viu. Com o Sieg Iris você transforma a burocracia das pendências fiscais em visão estratégica para o negócio contábil e seus clientes.
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