Você sabe como fazer a estruturação de notas fiscais? Esse tipo de elemento é um dos mais importantes dentro de uma empresa, afinal, é por meio delas que as vendas são escrituradas. Dessa forma, toda a movimentação fiscal e financeira acontece a partir do momento em que um documento fiscal é emitido.
Falhar na hora de emitir pode causar um transtorno gigantesco e pode, inclusive, gerar questionamentos ou autuações por parte dos órgãos de tributação. Sendo assim, você, enquanto gestor ou responsável pelo departamento fiscal precisa ficar atento a isso.
Pensando nisso, neste artigo mostraremos de forma detalhada todos os passos que você precisa dar na hora de emitir seus documentos fiscais de forma bem estruturada. Acompanhe!
Qual a importância de emitir documentos fiscais corretamente?
A nota fiscal é um documento de comprovação de uma transação. Quando sua empresa vende determinado produto ou serviço, ela deve emitir tal documento para comprovar perante o fisco e seu cliente que determinado procedimento foi concretizado. Assim, ambas as partes têm em mãos tudo o que foi negociado, bem como os itens que foram entregues, oficializando, inclusive, vínculos financeiros.
Nesse contexto, a correta emissão de seus documentos fiscais é algo de extrema importância. Fazer isso de forma errada, além de gerar problemas com seus clientes, pode causar outras questões complicadas que envolve os órgãos de tributação do governo que, geralmente, aplicam multas e sanções severas para quem não cumpre com suas obrigações fiscais corretamente.
Como funciona a estruturação de notas fiscais?
Agora que você já entendeu a importância de emitir notas fiscais corretamente mostraremos como fazer a estrutura desse documento. Continue lendo!
Selecione o tipo de documento fiscal
Inicialmente, é preciso avaliar o tipo de documento fiscal que vai emitir. Determinados tipos de transação podem exigir notas fiscais diferenciadas, por exemplo, uma venda para consumidor final deve ser acompanhada da Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica (NFC-e). Entretanto, caso essa venda seja para uma pessoa jurídica deve ser emitida a Nota Fiscal eletrônica (NF-e).
Enfim, é preciso verificar qual o tipo de transação e o documento fiscal correspondente. Isso precisa ser verificado antes de qualquer outro procedimento a ser tomado.
Verifique a exigência de notas manuais ou eletrônicas estruturação de notas fiscais
Depois disso, é necessário verificar se no seu estado ainda existe a possibilidade de emissão de notas fiscais manuais para certas atividades. O projeto de implementação dos documentos fiscais eletrônicos surgiu em 2008 e estamos cada vez mais perto da eliminação total das notas manuais. Portanto, isso também precisa ser verificado.
Coloque os dados do cliente
O próximo passo é inserir os dados do cliente. Essa etapa é muito importante, pois se algum dado estiver errado será necessário emitir uma carta de correção, o que prejudica as rotinas do seu negócio. Para evitar esse tipo de problema você pode contar com ferramentas que gerenciam o cadastro de clientes.
Insira as informações de transportes estruturação de notas fiscais
Em seguida, é preciso inserir as informações do transporte, caso ele exista. Nessa etapa também é colocada a responsabilidade pelo pagamento do frete, se é por conta do comprador ou vendedor.
Verifique os produtos que estão sendo comercializados
Então, são inseridos os produtos comercializados. Essa etapa costuma gerar muitas dúvidas, pois nem sempre o cadastro desses itens está sendo feito de forma correta, o que acaba prejudicando em muito a estruturação de notas fiscais e gerando demandas para cancelamento ou correções.
Vale a pena ressaltar que a carta de correção não pode ser aplicada em elementos que alterem a base de cálculo da nota fiscal, sendo assim, erros como quantidade de produtos ou seus respectivos preços só podem ser solucionados com o cancelamento do documento fiscal, que demanda prazo para ser executado.
Analise os códigos e demais questões fiscais estruturação de notas fiscais
Além disso, também é muito importante ter atenção aos códigos e demais questões fiscais. Um simples erro nessa etapa pode fazer com que você tenha de cancelar o documento fiscal, e caso o prazo para essa ação já tenha passado pode ser que sua empresa seja multada.
Insira as informações adicionais
Por fim, você deve inserir no campo de informações adicionais tudo o que julgar necessário para facilitar a gestão dos documentos fiscais emitidos. Nesse campo pode ser adicionada a Legislação utilizada para justificar algum benefício fiscal, por exemplo, entre outros dados.
Quais são as dificuldades mais comuns na hora de emitir um documento fiscal?
Durante o processo de emissão de notas fiscais podem ocorrer algumas dificuldades, sobre as quais trataremos neste tópico, bem como a forma de solucionar. Uma delas é a questão dos códigos ficais. Como a Lei é muito ampla, algumas pessoas têm dúvidas quanto à inclusão desses elementos.
Inserir um código incorretamente pode ser muito prejudicial e atrapalhar toda a operação. Para evitar esse tipo de problema você deve, inicialmente, manter muito bem atualizado todo o cadastro de clientes e produtos da sua empresa. Isso evitará que os códigos dos produtos estejam incorretos. Além disso, é preciso contar com o apoio de uma boa assessoria contábil para solucionar dúvidas sobre outros códigos e informações.
Para isso, existem sistemas que garantem a acurácia de todos os documentos fiscais que circulam na empresa. Sendo assim, vale a pena contar com esse tipo de software para evitar possíveis problemas com o fisco, bem como o pagamento de multas e demais sanções.
Outro desafio está no momento seguinte à emissão da nota fiscal, ao baixar o arquivo XML. Para tanto, você pode contar com ferramentas que fazem esse tipo de trabalho automaticamente e sem que tenha a necessidade de manifestar, importando diretamente da Receita Federal. Essa mesma ferramenta também pode auxiliar você na organização e gestão de seus documentos fiscais, separando-os por CNPJ, mês ou ano.
Agora que você sabe tudo sobre a estruturação de notas fiscais, terá mais tranquilidade na hora de emitir seus documentos e poderá evitar erros simples que colocam sua empresa em grande risco tributário.
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