Saber fazer a gestão do tempo corretamente é fundamental para os escritórios de contabilidade. Afinal, são muitas as atividades burocráticas que envolvem a rotina desses profissionais e somente com bastante organização se evita perder horas na realização de cada uma delas.
A gestão do tempo, é importante ressaltar, deve ser um modelo implementado pelos líderes do escritório. Assim, os demais colaboradores o tomarão como exemplo e desenvolverão competências para evitar a falta de organização.
A seguir, vamos listar 4 dicas matadoras para escritórios de contabilidade fazerem uma boa gestão do tempo. Acompanhe e coloque-as em prática no seu ambiente de trabalho!
1. Automatize as atividades
Automatizar as atividades mais burocráticas é importante para evitar perder muito tempo com trabalhos mais operacionais, como organizar e guardar notas fiscais dos clientes, fazer cálculos de pagamentos de impostos e tributos etc.
Todas essas tarefas podem ser mais bem executadas com o auxílio de softwares de gestão voltados para a área contábil. Esses programas têm módulos específicos para diversas situações e geram mais agilidade e precisão na execução das tarefas.
Aqui também cabe lembrar que as falhas dos computadores ocorrem muito mais raramente do que as falhas humanas. Logo, o retrabalho também diminuirá consideravelmente ao adotá-las.
2. Defina prioridades
É preciso saber definir prioridades para as atividades que são executadas no dia a dia. A ideia é organizar uma agenda para que as tarefas mais complexas e que demandam mais tempo sejam feitas primeiramente. Assim, você evita que sejam postergadas para o dia seguinte.
Cada colaborador do escritório de contabilidade pode ter uma lista pessoal, organizada sempre no dia anterior, com as tarefas que executará no dia seguinte, por ordem de prioridade. Assim, tudo será ordenado e se evitarão problemas, como a falta de tempo ou o esquecimento de fazer algo importante.
3. Saiba recusar
Os funcionários do escritório precisam ter autonomia para poder recusar demandas que julgam não poder cumprir. Isso não significa que não devam respeito ou não precisem cumprir ordem de seus superiores, mas, sim, que precisam ter liberdade para dar feedbacks sobre demandas excessivas.
A partir disso, os gestores poderão analisar as situações e reorganizar os fluxos de trabalho, até mesmo contratando novas pessoas para isso.
4. Evite fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo
Por mais que se fale que as pessoas precisam ser multitarefas, existem pesquisas que mostram o contrário. É o caso de um estudo feito por uma instituição americana, divulgada em uma reportagem da Folha de São Paulo, que apontou ganhos de até 150% em produtividade nas empresas em que as tarefas são feitas uma de cada vez.
Por isso, é preciso fazer uma coisa de cada vez, evitando distrações como responder conversas nos aplicativos de mensagens ou atender a telefonemas não urgentes quando estiver fazendo algo importante.
Essas são apenas algumas dicas de gestão do tempo que podem fazer com que sua equipe tenha muito mais produtividade em seu escritório de contabilidade. Não deixe de colocá-las em prática!
Tem alguma outra dica e quer compartilhar conosco? Então deixe um comentário no espaço abaixo!
