O setor de contabilidade de qualquer empresa tem uma grande responsabilidade em seu melhor funcionamento e na sua legalidade. Por exemplo, a emissão de nota fiscal deve sempre estar sob controle para evitar alguns problemas jurídicos. E uma forma de alcançar esse objetivo é ter um gerenciador de notas ficais eletrônicas, um sistema que facilita o trabalho de processamento e registro desses documentos.
Esse é um tema comum, mas que ainda gera várias dúvidas para alguns empreendedores e profissionais da área. Para esclarecer alguns desses pontos e mostrar como esse sistema de gerenciamento é importante, pedimos a ajuda de Ernane Ferreira, sócio da Sanar Contabilidade, para dar algumas dicas sobre o assunto.
Acompanhe e veja como o gerenciador de notas fiscais eletrônicas pode ajudar.
Por que emitir nota fiscal eletrônica?
Como você já deve saber, a nota fiscal é um documento emitido em qualquer venda de produto ou prestação de serviço. Ele é a prova de que a transação foi feita, informa seu valor, data, hora e método de pagamento.
Em primeiro lugar, emitir nota fiscal é lei em quase todo negócio. Pode ser uma pequena ou média empresa (PME), Micro Empreendedor Individual (MEI), participante do Simples Nacional e até pessoa física. Há raríssimas exceções à regra. Além disso, por tais notas comprovarem o recebimento ou pagamento de qualquer coisa, você pode usá-las em uma disputa jurídica e na declaração de impostos da sua empresa.
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-E), como nome já diz, é uma versão digitalizada desse documento, que é emitido, registrado e arquivado instantaneamente. Não vamos entrar em muitos detalhes agora, mas a NF-E apresenta uma série de benefícios, como:
- Menor consumo de papel;
- Menor uso de espaço;
- Padronização do processo de emissão;
- Menos obrigações acessórias para os contadores;
- Fácil de receber e enviar.
Por que o gerenciador de notas fiscais eletrônicas é importante?
Nos últimos anos, a presença da tecnologia digital levou várias empresas, mesmo as pequenas, a atenderem um mercado maior. Naturalmente, isso também aumenta a complexidade de alguns serviços e do trabalho burocrático envolvido na administração de notas fiscais eletrônicas.
Perguntamos ao Ernane como um software de gerenciamento poderia ajudar a solucionar essas questões. Aqui estão os pontos que ele mais destacou:
1. Antecipação das notas fiscais
De acordo com ele, o principal benefício desse sistema para a empresa é fazer as notas fiscais chegarem ao setor de contabilidade o mais rápido possível. Sem esses documentos, não há como os contadores fazerem a avaliação correta do seu fluxo de caixa.
Nas palavras dele, “a contabilidade terceirizada não tem tanto contato com o cliente no dia a dia. E o cliente também não tem essa consciência de enviar informação para nós tempestivamente”. Em resumo, o sistema ajuda a agilizar esse trabalho.
2. Dados precisos em tempo real
Outra questão que o gerenciador de notas fiscais eletrônicas ajuda a resolver é a confiabilidade da informação. Aquele documento digitado manualmente pode conter erros de digitação, problemas de formação e de contas. Porém, dentro do software, “A informação vem diretamente do servidor (…) É importante porque consigo antecipar se essa nota fiscal é do cliente ou não, se ele fez aquela compra ou não”, como o próprio Ernane diz.
3. Redução de riscos
Na hora de cumprir suas obrigações acessórias, a empresa deve ser bem rigorosa, ou a Receita Federal pode pegar algum deslize. Mesmo que um profissional muito perfeccionista fizesse o serviço, ele ainda levaria muito mais tempo do que a máquina. Conseguir cumprir tudo com rapidez e precisão ajuda a evitar vários erros que custariam dinheiro.
4. Arquivo de notas do cliente
O arquivo XML, que reune todas as notas fiscais emitidas por um cliente específico, ajuda a poupar muito tempo que você dedicaria a registrar e organizar esses itens. “A partir do momento que eu cadastro uma empresa no sistema, ele cria uma pasta para mim e vai colocando o XML daquela empresa conforme o CNPJ”, especifica Ernane.
O que buscar em um gerenciador de notas fiscais eletrônicas para a empresa?
Também perguntamos que dicas ele teria para quem está procurando um software de gerenciamento para usar em sua empresa e quais características são mais importantes. De acordo com nosso entrevistado, esses são 4 pontos nos quais você deve sempre pensar.
1. Sistema é fácil de usar
Não é incomum que os profissionais atuais do negócio, especialmente os mais antigos, resistam um pouco à implementação de novas ferramentas. Além de mexer com toda a ordem que eles já conheciam, eles também precisam aprender a usá-la, o que pode ser mais difícil do que aparenta. Via de regra, se um software é difícil demais de aprender a usar para um contador mediano, então você vai gastar mais tempo para dominá-lo do que ele vai economizar depois.
2. Credibilidade do software no mercado
Ernane destaca bastante como a reputação do gerenciador de notas fiscais eletrônicas é importante na sua escolha. É um investimento importante e necessário para manter sua empresa relevante, mas se você gastar muito em uma ferramenta pouco útil, não vai conseguir tirar proveito dela. Olhe sempre a quantidade de usuários, a taxa de satisfação e, se possível, faça um período de teste antes de tomar uma decisão.
3. Acesso de múltiplos usuários
O setor de contabilidade e departamento fiscal costuma ser uma área bem cheia dentro de qualquer empresa. Seria, no mínimo, inconveniente ter que esperar outra pessoa sair para começar a fazer seu trabalho. A menos que seu negócio tenha exatamente 1 profissional nessa função, você precisará de múltiplos acessos.
4. Custo condizente com seu orçamento
Por fim, mas não menos importante, Ernane destaca que o custo de implementação do sistema deve ser condizente com seu orçamento disponível. Se você não tem como pagar pelo software ideal, então é melhor procurar uma alternativa mais em conta, ao menos por hora.
Com essas informações e as dicas fornecidas pelo Ernane Ferreira, você já deve entender a importância do gerenciador de notas fiscais eletrônicas em um negócio. Quer ver como adotar esse sistema em sua empresa? Então entre em contato conosco e veja como podemos ajudar a melhorar o desempenho da sua área contábil.
