Não importa se você trabalha em uma empresa de tecnologia ou em um escritório de contabilidade: a possibilidade de que a companhia precise contar com uma gestão de departamento pessoal é grande. Assim, a otimização dos processos dessa área é imprescindível para o bom andamento das operações.
Essa tarefa fica mais fácil com a utilização de tecnologias desenvolvidas especialmente para o setor. Neste post, falaremos mais da importância do departamento pessoal e apresentaremos a solução digital da Sieg Soluções Inteligentes para incrementar os processos internos. Acompanhe conosco!
Importância da boa gestão de departamento pessoal
Manter profissionais capacitados é imprescindível para a gestão eficiente deste setor. “A importância começa já no processo seletivo, com o objetivo de escolher pessoas que se adequem ao perfil da organização”, afirma Anderson Frederick, supervisor da SIEG Soluções Inteligentes.
De acordo com o supervisor, o custo com empregados engloba desde os treinamentos iniciais até os encargos sobre a folha. Dessa maneira, a gestão tem a ver com a capacidade de encontrar profissionais e mantê-los produzindo. Até porque, segundo Anderson, “a alta rotatividade de mão de obra faz com que a empresa tenha custos elevados”.
É importante notar que o departamento pessoal cuida de todos os processos relacionados à manutenção dos trabalhadores, desde a admissão até o desligamento. “Então, além de saber lidar com as pessoas, é preciso ter técnica”, diz Anderson. Ele ressalta que esses profissionais gerenciam a folha de pagamento, as férias e benefícios gerais.
Além disso, a boa gestão do departamento e a escolha de colaboradores suficientes é uma ótima solução para lidar com as leis trabalhistas e evitar contrair passivos desnecessários. Mas o grande desafio mesmo, de acordo com Anderson, é continuar se atualizando.
“Precisamos estar sempre atualizados com as leis trabalhistas e as convenções coletivas da categoria, além de manter um bom relacionamento e cuidado com os demais departamentos da empresa”, afirma ele. Isso é importante para que os profissionais possam atingir suas metas.
5 soluções para melhorar a gestão
Segundo Anderson, algumas das boas práticas que garantem uma boa gestão do departamento são:
- planejamento de ações do departamento pessoal;
- padronização dos documentos e entregas;
- avaliação contínua dos métodos empregados;
- capacitação dos colaboradores;
- excesso de tarefas manuais.
Vamos falar um pouco mais sobre como essas e outras ações otimizam a rotina empresarial.
1. Planejamento de ações do departamento pessoal
Antes de sair automatizando tudo de forma indiscriminada, é importante mapear as metas específicas para a sua equipe. Uma boa ideia é checar o acúmulo de trabalho e desenvolver estratégias para que aquilo não se repita.
A partir dessa análise, os gestores conseguirão delegar as tarefas de um jeito mais preciso e buscar ajuda nas soluções tecnológicas.
2. Padronização dos documentos e entregas
Como o departamento pessoal é pautado na organização das rotinas dentro da empresa, é fundamental que elas estejam padronizadas. Assim, a companhia se beneficia do desenvolvimento de um sistema efetivo de arquivamento dos documentos e entregas.
Desse modo, ela garante que nada se perca — o que é especialmente perigoso no setor de contabilidade, que trabalha com vários documentos que devem ser enviados ao governo.
3. Avaliação contínua dos métodos empregados
Muitos gestores comentam que suas empresas operam do mesmo modo há décadas — e tudo tem dado certo. Contudo, ao adotar essa postura, eles acabam deixando de conhecer meios valiosos de otimizar as atividades.
Assim, cabe aos gestores de departamento pessoal avaliar as tecnologias que estão sendo empregadas no setor. Com maneiras mais ágeis de organizar a rotina, como a utilização de ferramentas de gestão de processos e tarefas, a produtividade cresce.
4. Capacitação dos colaboradores
Investir na capacitação dos colaboradores significa mantê-los treinados para lidar com as exigências fiscais (como a manutenção de sistemas como o eSocial) e garantir soluções digitais de alto nível para que eles desempenhem seu trabalho.
Dessa maneira, os gestores devem promover palestras e treinamentos, mas nada disso adianta se os sistemas ainda são obsoletos e desmotivam esses trabalhadores.
5. Excesso de tarefas manuais
Como a contabilidade já conta com um bom número de ferramentas e soluções digitais desenvolvidas justamente para otimizar o trabalho, realizar muitas tarefas manuais faz com que os colaboradores percam tempo — que poderia ser utilizado em outras atividades.
Assim, adotar soluções digitais para agilizar os trabalhos com folhas de pagamento e notas fiscais eletrônicas, por exemplo, é uma forma de automatizar processos e ganhar em agilidade.
Os benefícios do Folha SIEG nesse processo
O Folha Sieg é uma solução digital desenvolvida especialmente para otimizar os processos do departamento pessoal. Como ressalta Anderson, ele ajuda a reduzir a digitação e as próprias operações dentro do sistema de folha de pagamento do setor.
“Podemos dizer que se trata de um sistema auxiliar que facilita as ações de lançamento dos eventos dos colaboradores dentro do ambiente de geração de folha de pagamento”, explica. Anderson também destaca que a solução digital não substitui o próprio sistema de folha, mas o torna bem mais eficiente.
O supervisor destaca as principais funcionalidades do sistema da Sieg:
- grande e compatibilidade com diversos sistemas do mercado;
- fornecimento de planilhas em xlsx aos usuários, com lançamentos que facilitam o armazenamento on-line das informações;
- conversão de planilhas previamente preenchidas para o layout correspondente do sistema de folha;
- disponibilidade de um passo a passo na tela inicial, o que facilita a utilização ou até mesmo o aprendizado inicial sobre a operação do sistema;
- possibilidade de utilização por mais de um usuário na contabilidade.
Como aponta Anderson, com o Folha Sieg, é possível, com a utilização de uma única planilha de layout previamente definido, lançar todos os eventos variáveis de uma determinada empresa para seus colaboradores.
A planilha é, então, convertida e importada para o sistema de folha desejado, no qual todas as informações serão direcionadas para o cadastro dos colaboradores. Como o tempo é precioso para um setor de pessoal, o Folha Sieg otimiza todos os processos internos, já que o usuário não precisa mais lançar os eventos de forma manual.
Anderson fala também sobre a facilidade de utilização do sistema. A conversão é realizada de modo on-line, o que faz com que os pré-requisitos sejam mínimos. “O modelo de planilha utilizado para as operações tem uma extensão em formato xlsx, por isso, o usuário deve ter um pacote de software o qual o permita manusear tal tipo de arquivo.”
Já em relação às instruções de uso, o supervisor ressalta que a equipe da Sieg é altamente especializada, o que facilita o preparo para a utilização efetiva dos novos usuários após a contratação. Essa capacitação acontece de forma remota, o que faz com que o treinamento possa ser repassado a toda a equipe envolvida — não se restringindo a um único usuário.
Os diferenciais da SIEG
Além de toda a capacidade técnica dos seus colaboradores, a Sieg se destaca também no nível de suporte oferecido no dia a dia das operações. “Nossa equipe de suporte disponibiliza um atendimento pleno e de grande qualidade por meio de nossos canais de atendimento”, esclarece Anderson.
Assim, é possível entrar em contato com a empresa por meio de chat on-line, teleatendimento e pela abertura de chamados via-mail. O contratante não tem qualquer tipo de solicitações por mês, já que a equipe estará sempre disponível de segunda a sexta, em horário comercial.
A Sieg Soluções Inteligentes é uma empresa que se destaca no mercado não apenas pela qualidade das suas soluções tecnológicas, mas também pela agilidade no suporte e preparo dos seus representantes. Como pudemos ver no artigo, a boa gestão de departamento pessoal é fundamental para as empresas e esse trabalho se torna mais fácil com uma boa ferramenta digital, como a Folha Sieg.
E aí, curtiu o artigo e se interessou pela possibilidade de contar com uma das nossas soluções digitais? Então, entre em contato conosco para conhecer melhor o nosso trabalho!
