Você sabia que otimizar a folha de pagamento pode trazer inúmeros benefícios na gestão da sua empresa? Confira o blog e descubra por quê!
A emissão da folha de pagamento provavelmente não é nenhuma novidade para você, não é mesmo? Afinal, é por meio da gestão dela que a empresa assegura a remuneração dos colaboradores, além de envolver o cumprimento de encargos sociais, legislações e direitos trabalhistas, garantindo que estão sempre atualizados. Mas você sabe como tornar esse processo ainda mais eficiente? Pensando nisso, separamos algumas dicas essenciais que vão otimizar a sua folha de pagamento, então continue lendo.
Emissão eficiente, sua folha sem erros
Cálculos extensos, alterações tributárias e mudanças de funcionários são alguns dos elementos mais complexos a se considerar na hora de emitir a folha. Com tanta informação, a gente sabe que é normal ficar confuso. E realizar essa tarefa manualmente aumenta ainda mais a chance de imprecisões, podendo ocasionar consequências futuras, desde entraves jurídicos por erros até mesmo a omissão de dados.
Por isso, automatizar processos e otimizar a folha de pagamento resulta não só em uma rotina mais eficiente, como também diminui a possibilidade de falhas. Para ajudar você na organização e elaboração de um método, aqui vão alguns exemplos de como melhorar a performance do seu escritório e eliminar erros na folha.
1- Controle a jornada de trabalho digitalmente
Primeiramente, realizar um upgrade na forma de controlar o ponto e registrar a jornada de trabalho é um dos fatores fundamentais para a automação da folha de pagamento. Contar com um ponto eletrônico, além de facilitar os cálculos das horas trabalhadas, auxilia a listar intervalos de descanso, atrasos, faltas, horas extras e outros eventos que podem impactar a folha.
Se o controle de horas for integrado diretamente ao sistema da folha, a tarefa pode se tornar ainda mais simples. Assim, ela assegura maior precisão e evita equívocos, retrabalho e fraudes na contagem e marcação do ponto. Embora o registro seja obrigatório somente a partir de dez colaboradores, seu uso, manual, digital ou eletrônico, é recomendado a todas as empresas, independentemente da quantidade de funcionários. Isso porque ele auxilia a prevenir processos trabalhistas, sem contar a garantia de segurança, praticidade e atualização da rotina.
2- Faça backups dos documentos folha de pagamento
A folha de pagamento é um documento obrigatório na hora da fiscalização. Ao executar auditorias, é preciso ter uma cópia atualizada em mãos, por isso, sempre mantenha seus backups ativos e organizados. E não para por aí. Para futuras pesquisas e processos, deve-se realizar, periodicamente, todos os backups de dados e ferramentas. Para administrar esses documentos, uma boa opção é o cloud computing.
Além de auxiliar na prevenção de problemas judiciais, fazer um backup de todos os arquivos também ajuda na gestão interna da empresa, permitindo que você compreenda melhor a situação financeira do negócio e planeje ações.
3- Desenvolva um bom planejamento
Um bom plano de ação não inclui somente a folha de pagamento, mas quase todos os procedimentos dentro de uma empresa. Para direcionar a um futuro promissor, ter uma estratégia adequada faz toda a diferença.
É importante, por exemplo, saber como e onde as informações devem ser lançadas no sistema digital, além de quem está encarregado por cada tarefa. Outro ponto de destaque é organizar e verificar cada processo, evitando o desgaste da equipe e facilitando a fluidez do trabalho. Falaremos mais sobre isso no próximo artigo, continue ligado em nosso blog!
4- Padronize os cálculos de cargos e salários folha de pagamento
Manter o profissional engajado e motivado inclui, dentre muitos fatores, a remuneração justa e efetiva, e essa projeção deve ser elaborada com uma estrutura bem definida de cargos e salários. A partir dela, além de os colaboradores entenderem a distribuição salarial, o planejamento e controle financeiro da empresa tornam-se mais assertivos. Tal padronização simplifica também o ajuste de admissões, demissões e regras para cada cargo, fazendo com que a folha de pagamento esteja sempre organizada.
5- Fique atento às mudanças
Pode parecer óbvio, mas um dos erros mais frequentes na folha de pagamento é não considerar as alterações das leis trabalhistas. Devido às mudanças, os valores calculados podem ser impactados, resultando em um equívoco e comprometendo o seu negócio.
E não é somente nas mudanças externas que você deve ficar atento. A todo momento ocorrem, dentro da empresa, novas contratações, rescisões de contrato, dissídios, promoções e aumentos salariais, que também implicam em alterações nas contas e, consequentemente, na folha.
6- Automatize os pagamentos
Já inseridas no cotidiano, as automações abrangem diversas áreas, e com o sistema bancário não é diferente. Agora, é possível evitar atrasos e esquecimentos por meio de processos automáticos, como os agendamentos de pagamentos, que podem ser programados e permitem acompanhar o processo completo pela web. Outra opção é o débito automático em conta, e para evitar imprevistos e agilizar os pagamentos, basta organizar e controlar suas transações. Simples, não é?
7- Invista em ferramentas digitais folha de pagamento
O tempo gasto com os processos da folha de pagamento é alto e o impacto que um possível erro de digitação de dados gera pode ser bem grande. Por isso, contar com a tecnologia como sua aliada para simplificar o seu dia a dia e evitar o retrabalho é uma decisão estratégica.
Um ótimo exemplo de como você pode tornar o seu processo de folha mais tecnológico é o Folha SIEG, ele converte os eventos da planilha Excel em um arquivo .txt, exatamente da forma que o seu sistema de folha de pagamento lê. Sem erros, estresse, em um minutinho. Além disso, ele funciona com os principais sistemas de folha do mercado.
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