Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal do Consumidor, Nota fiscal de Serviço, Cupom Fiscal, Conhecimento de Transporte, Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, Certificado Digital e mais. Achou muita coisa? Agora imagine coletar e manter a organização de todos estes documentos. Se para você essa missão essencial a todo contador parece impossível, continue lendo e entenda porque uma boa gestão de documentos fiscais eletrônicos é indispensável para a saúde das empresas e dos escritórios contábeis.
O começo de todo o processo contábil
Antes de qualquer coisa, é importante você saber por que são gerados tantos documentos todos os meses. É simples, sempre que ocorre algum tipo de operação tributável, nasce um documento fiscal eletrônico. Nele é possível conferir taxas, percentuais, preços, alíquotas, entre outras coisas. Dados que servem para que tanto as empresas quanto os consumidores comprovem perante o Fisco a legitimidade da transação que aconteceu e possam se manter em compliance.
Ou seja, se o seu cliente fez uma venda, prestou um serviço, transportou ou comprou algo, será gerado um documento fiscal eletrônico comprovando que ele pagou e arrecadou a quantidade correta. E é na hora de prestar contas ao governo que esse monte de informações se transforma em um verdadeiro tesouro, a matéria-prima da contabilidade.
Ok, mas e a organização dos documentos?
Agora que recordamos a razão de existir os documentos fiscais eletrônicos, fica mais fácil de compreendermos porque uma gestão correta destes arquivos é tão importante. Imagine você atendendo dezenas de negócios, consumidores, pessoas físicas, ou até trabalhando no setor contábil de uma empresa, tendo que prestar conta de tudo o que entra e sai, sem ter controle das informações. Sem saber os tipos de nota que foram gerados, quando, como e até mesmo se são verdadeiras.
A emissão e o recebimento de documentos fiscais eletrônicos faz parte da sua rotina, por isso, manter a organização dos arquivos garante que as atividades sejam realizadas da forma correta e você tenha mais produtividade no dia a dia. Fazendo a gestão correta deles, você garante vantagens como:
- A autenticidade de documentos
- A qualidade das informações e a geração de relatórios de controle interno
- O controle completo das movimentações financeiras
- A organização dos documentos para eventuais consultas e auditorias
- A certeza de estar dentro dos prazos e diretrizes legais
- Oportunidade de revisar a apuração dos impostos
Além de todas as vantagens acima, a gestão eficiente dos documentos fiscais também evita imprevistos como a perda de prazos, erros, multas e fraudes, ajudando você a manter seus clientes sempre em conformidade com o Fisco e, em consequência, satisfeitos com o seu trabalho.
Tecnologia, a aliada do contador
Com toda a transformação tecnológica que a contabilidade vem passando, a maior parte dos documentos fiscais já são apresentados, emitidos e transmitidos de forma eletrônica. Isso quer dizer que agora o Fisco recebe em tempo real as informações que constam nos documentos, podendo analisar as tributações e recolhimentos de um jeito muito mais prático. Mas se você acha que toda essa modernidade significa que não precisamos mais guardar os dados dos nossos clientes, é aí que você se engana, contador. O armazenamento de arquivos digitais ainda é muito importante para determinados tipos de obrigações, como é o caso do XML da NFe – que deve ser armazenado por cinco anos para fiscalização. Então, use e abuse da tecnologia para ajudar você na gestão de documentos fiscais eletrônicos, seguindo estas dicas:
Centralize os arquivos
Estabeleça um único local onde todos os documentos fiscais eletrônicos ficarão centralizados. Assim, você poupa tempo com buscas, garante mais eficiência nas atividades e organização na prestação de contas ao Fisco.
Armazene na nuvem
Evite imprevistos como o roubo de dados ou acidentes eletrônicos armazenando tudo o que você precisa na nuvem. Além disso, assim você ganha mobilidade acessando os arquivos sempre que precisar, de onde estiver. Você pode ler um pouco mais sobre isso aqui.
Conte com uma ferramenta para gestão
Quanto maior a empresa de seus clientes, maior será o volume de documentos que tramitarão em seu escritório. Por isso, investir em um software que automatiza a gestão pode tornar tudo mais eficiente. São inúmeras as possibilidades, basta escolher.
Melhore a gestão agora
Como você pode observar, ter uma gestão organizada dos documentos fiscais eletrônicos é imprescindível para manter a eficiência do escritório, o compliance contábil e a satisfação dos clientes. Então, não espere. Coloque as dicas acima em prática e transforme a alta produtividade em sua nova rotina. Precisa de uma ajuda pra começar? Podemos auxiliar você aqui.
