Com a necessidade de automatizar e informatizar processos, é comum empreendedores se questionarem sobre a importância da guarda de documentos fiscais e contábeis, trabalhistas e tributários.
Com a tecnologia e suas aplicações, acreditou-se que a rotina de armazenamento de uma montanha de arquivos e documentos iria acabar. No entanto, a verdade é que tudo isso possibilitou que os papéis fossem substituídos por práticas mais sustentáveis — o que não impede que obrigatoriedades, como é o caso do prazo de guarda de documentos fiscais e contábeis, tenham permanecido relevantes com o passar do tempo.
É importante se atentar para cada prazo legal para a guarda de documentos, já que cada espécie de documento necessita de um tempo mínimo de armazenamento obrigatório por lei.
Pensando em ajudar você a entender melhor a importância de manter um cronograma atualizado de prazo de guarda de documentos fiscais e contábeis, levantamos alguns pontos para você não cair nas armadilhas do esquecimento. Fique atento!
Importância do prazo de guarda de documentos fiscais e contábeis
A exigência dos órgãos fiscalizadores para a entrega de uma série de obrigações contábeis e fiscais torna obrigatória a guarda de tais documentos. Afinal, ter o controle sobre os dados e organizações de uma organização é essencial para manter um histórico contábil, financeiro, trabalhista e fiscal.
Além disso, é importantíssimo se atentar ao prazo legal para guarda dos documentos, já que a empresa corre o risco de ter grandes dores de cabeça caso não tenha como comprovar sua situação contábil ao Fisco: além de ser obrigada a pagar novamente, os valores serão acrescidos de uma multa de 20% do valor somado aos juros.
Prazos de guarda de documentos fiscais e contábeis
A dúvida quanto à necessidade de guarda de documentos fiscais e contábeis é bem comum entre os empreendedores e demais envolvidos. Além dos prazos, existe também a necessidade de se atentar a quais documentos precisam ser guardados e os períodos que cada um deve permanecer em posse da empresa.
Vejamos alguns tópicos importantes sobre o prazo de guarda de documentos fiscais e contábeis:
Atente-se aos prazos dos livros e comprovantes de escrituração
As empresas, independentemente do porte e segmento, devem conservar seus livros fiscais durante o período de cinco anos, contados a partir do fato gerador, seja para o ICMS, IPI ou ISS.
Por exemplo, uma nota fiscal emitida em 01/06/2017 quanto ao crédito do Imposto (ICMS/IPI) terá sua prescrição em 01/06/2022. No entanto, por interpretação equivocada da lei, é comum empreendedores se desfazerem da documentação sem observar as regras de outros tributos.
Isso significa que é importante observar as regras dos prazos de guarda de documentos fiscais e tributários isoladamente, já que tributos podem ter períodos de conservação diferentes dos demais. Além disso, é fundamental ter conhecimento de que existem três dispositivos legais que relacionam os prazos de guarda da documentação, quais sejam:
Código Tributário
Determina que os livros de escrituração comercial e fiscal, bem como seus respectivos comprovantes de lançamento, sejam armazenados até o final da prescrição dos créditos tributários das operações que se refiram.
Lei nº 9.430/1996
Determina que os comprovantes de escrituração relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis futuros sejam conservados até a decadência do direito da Fazenda Nacional, de modo a constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.
Decreto-Lei nº 486/1969
Determina que o comerciante conserve em ordem enquanto os documentos contenham eventuais ações que lhes sejam pertinentes. Isso se estende aos livros de natureza mercantil, dos quais devem ser observados os prazos societários e da legislação comercial.
Realize o armazenamento e a guarda de forma correta
Livros contábeis, arquivo morto, processos judiciais, enfim, documentos gerados no dia a dia da empresa devem ser mantidos guardados de forma segura e correta.
Antigamente, muitas empresas mantinham toda a papelada acumulada em caixas e suscetíveis a eventuais perdas, como aquelas decorrentes de chuvas e extravios. No entanto, com o aumento da fiscalização e as recorrentes verificações sobre a procedência de uma série de informações emitidas, empresas tiveram que adequar seus ambientes e procedimentos para tornar todo o processo de armazenamento mais seguro.
Por tanto, muito além de seguir um cronograma de prazos de documentos fiscais e contábeis, é fundamental encontrar um local ideal para a conservação. Se o armazenamento for em um local impróprio e sem os devidos cuidados, eles podem acabar se deteriorando e causando prejuízos irreversíveis à empresa.
Invista na tecnologia para um melhor controle de prazos
A tecnologia tem sido uma grande aliada das empresas, e isso já não é novidade: documentos fiscais como, NF-es, NFS-es e CT-es podem ser armazenadas digitalmente, o que permite um manuseio muito mais fácil.
O prazo estabelecido atualmente para a guarda de notas fiscais é de 5 anos mais o ano vigente. No caso das Notas Fiscais Eletrônicas, o período estabelecido se mantém o mesmo dos documentos físicos, devendo estes serem apresentados à Administração Pública assim que solicitados.
O não armazenamento de tais documentos pode acarretar pesadíssimas multas, que podem passar de R$ 1.000,00 por XML de NF não apresentada em uma fiscalização.
Vale destacar que contribuintes do ICMS, optantes ou não do Simples Nacional, estão obrigados a armazenar o arquivo XML, devendo este mesmo arquivo ser arquivado pelo destinatário contribuinte do ICMS.
Mantenha um calendário de prazos sempre atualizado
Memorizar todos os prazos de envio de documentos e obrigações acessórias é quase impossível. Mesmo com a informatização e a adesão das empresas ao Sistema Público de Escrituração (SPED), ainda existem muitos prazos diferentes de envio de arquivos que precisam ser mantidos em dia.
Por isso, é fundamental que a empresa tenha definido um calendário de entrega de documentação dos arquivos fiscais e contábeis de modo a não cair nas malhas do Fisco.
Uma correta gestão documental dos arquivos fiscais e contábeis possibilita ao empreendedor estar em dia com suas obrigações e regularmente estabelecido perante os órgãos fiscalizadores. Muito além de uma obrigatoriedade, manter um calendário de prazo de guarda de documentos fiscais e contábeis é fundamental para manter a saúde financeira do negócio e evitar surpresas desagradáveis.
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