Desde que o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi criado, em 2007, vários projetos de informatização têm sido adotados para consolidar um grande ambiente de cumprimento das obrigações fiscais e sociais por parte das empresas. A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma dessas inovações.

As dúvidas, no entanto, são muitas. Uma delas é a respeito da ECD para Simples Nacional. A ECD permite que vários documentos fiscais sejam enviados por um sistema informatizado.

Você sabe quais são esses arquivos, quem está obrigado a enviá-los e como essas obrigações afetam optantes do Simples Nacional? É o que explicaremos neste post. Confira!

O que é a Escrituração Contábil Digital?

A escrituração Contábil digital (ECD) entrou em vigor em 2014, como um braço do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ela tem como objetivo a substituição da escrituração contábil em papel para arquivos eletrônicos.

Existem três tipos de documentos que devem ser remetidos ao Fisco pela ECD:

  • Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
  • Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
  • Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Por meio da ECD, todo o processo desde a escrituração de documentos contábeis até o balanço patrimonial da empresa (a conclusão da contabilidade) ocorre em ambiente digital.

Finalizados esses procedimentos, é possível, em seguida, transmitir os dados para o repositório nacional SPED. Dessa forma, as informações são disponibilizadas simultaneamente para os órgãos de registro, responsáveis por autenticar os livros contábeis.

São obrigadas a entregar a ECD:

  • as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do imposto sobre a renda com base no lucro real;
  • as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;
  • as pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012;
  • as Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.

A ECD deve ser enviada até o último dia útil do mês de maio do ano subsequente ao ano-calendário referente à escrituração.

Quais são as regras para as empresas do Simples Nacional?

Nada impede que, por opção, as organizações não enquadradas na lei possam utilizar esse mesmo mecanismo. É o caso das empresas do Simples Nacional, que estão desobrigadas do envio.

Na verdade, há uma ocasião que obriga empresas optantes pelo Simples Nacional a entregar a ECD. É o caso daquelas que recebem aportes de capital de terceiros, como os investidores-anjo.

As empresas do Simples que recebem aportes de terceiros, ao adotar a transmissão dos documentos pela ECD, ficam desobrigadas de apresentar o Livro Caixa, o Livro Diário e o Livro Razão.

​Assim, qualquer empresa que não seja obrigada pode se beneficiar do sistema ECD. Antes de falar sobre as vantagens disso, vale destacar que a perspectiva é de que em breve a ECD seja obrigatória para as demais categorias empresariais, contemplando, também, as optantes pelo Simples Nacional.

De acordo com a Receita Federal, os benefícios práticos da ECD para o país englobam questões administrativas, tais como:

  • uniformização dos dados que os contribuintes de todos os estados transmitem;
  • simplificação da fiscalização feita pelo poder público;
  • agilidade no acesso às informações;
  • aumento da produtividade dos auditores-fiscais; e
  • redução do “Custo Brasil”.

A eliminação do uso de papel é outro aspecto que gera vantagens econômicas e ambientais, além de facilitar o cruzamento e o processamento de informações. Na rotina das empresas, observam-se os seguintes benefícios:

  • mitigação de erros;
  • redução de custos no longo prazo;
  • agilidade;
  • facilidade de acesso à informação;
  • ganho de tempo;
  • diminuição do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas;
  • possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão;
  • disponibilidade de cópias autênticas e válidas da escrituração para usos distintos e concomitantes.

Quais são os cuidados necessários em relação à entrega da ECD?

Mesmo com os benefícios destacados, é importante ter cuidado com o controle das informações que serão utilizadas na emissão da ECD. Tendo isso em mente, Antônio Sofia, Diretor da Contábil Guararapes e profundo conhecedor do mercado contábil, destaca que o contribuinte que conta com um serviço terceirizado de contabilidade deve entregar seus documentos de forma clara e de fácil compreensão todos os meses. “Para isso, o empresário deve ter a preocupação em manter um bom software, que permita gerenciar suas operações, sejam elas financeiras, operacionais ou de faturamento”, pontua o profissional.

Dessa forma, a empresa contábil não terá dificuldades em entender as operações informadas e pode executar a contabilidade de forma transparente e sem erros. Esse tipo de cuidado só é obtido quando a empresa gerencia bem suas atividades financeiras, operacionais e de faturamento.

Além disso, outra boa prática indicada por Antônio Sofia é a de que os contadores busquem sempre se atualizar nesse mercado tão volátil. De acordo com o empresário, “é importante que o profissional contábil esteja por dentro das novas exigências fiscais e adaptado ao uso de ferramentas digitais para o correto preenchimento e entrega no prazo da ECD”.

Com mais de 30 anos de experiência no setor, Antônio ressalta que a atualização constante dá ao empresário o subsídio necessário para que ele “se oriente no mercado e o ajude a visualizar melhores oportunidades de negócio.”

Como softwares podem ajudar empresas a adotar a ECD?

As empresas, como demonstramos, têm muito a ganhar ao utilizar o novo sistema. A ECD para Simples Nacional, por exemplo, se for adotada em conjunto com softwares específicos, tem potencial para aprimorar toda a gestão contábil e fiscal da empresa, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Os custos relacionados ao cumprimento de obrigações acessórias são muito elevados. Apenas com a execução dessas exigências (sem considerar os valores efetivamente pagos em tributos) as empresas brasileiras gastam, em média, 1,5% do faturamento por ano.

No entanto, as despesas não se limitam a esse aspecto. As empresas no Brasil são as que dedicam mais tempo para fazer a gestão de tributos: 2 mil horas anuais, em média, de acordo com o relatório Doing Business, elaborado pelo Banco Mundial.

É um tempo muito superior ao registrado em qualquer país. A média da América Latina é de 332 horas. Entre países-membros da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), a média é de 160 horas.

Ao colocar no papel, você verá que, somando tudo, a conta é alta. Isso porque ela considera, muitas vezes, a necessidade de contratação de profissionais apenas para fazer procedimentos burocráticos.

A automação por meio de softwares reduz o tempo de processamento dos dados e a dedicação de funcionários a atividade meramente operacionais, possibilitando que eles sejam direcionados para atividades mais estratégicas e eficientes para o negócio.

Além disso, a automação funciona como um mecanismo para diminuir o impacto da carga tributária sobre as finanças. Mais do que facilitar o envio das informações pela ECD, a automação, se adotada por sistemas ágeis e funcionais, garante uma série de outras vantagens, como:

  • geração de relatórios automáticos;
  • captura automática de documentos fiscais;
  • elaboração de relatórios customizados;
  • funcionalidades adicionais alinhadas à rotina gerencial contábil e fiscal.

O que muda nas regras da ECD em 2018?

Para os contribuintes em geral, não há mudanças em 2018 relacionadas à ECD. As mudanças são técnicas: o recibo de entrega da ECD vale como comprovante de autenticação e altera-se o nome do Programa Validador e Assinador (PVA) para Programa Gerador de Escrituração (PGE), que serve para validar os arquivos contidos na ECD.

A alteração mais significativa para os profissionais da contabilidade é a publicação do Comunicado Técnico Geral — CTG 2001 (R3) —, expedido pelo Conselho Federal de Contabilidade, que define a Norma Brasileira de Contabilidade quanto às formalidades da escrituração contábil.

No final das contas, podemos concluir que a ECD para Simples Nacional, mesmo sendo obrigatória apenas para organizações que recebam investimentos de terceiros, pode ser adotada amplamente como ferramenta de otimização dos processos contábeis e fiscais.

Se você quer saber mais sobre como implantar a ECD para Simples Nacional de forma eficiente, entre em contato conosco e veja como podemos ajudá-lo!