As notas fiscais são documentos obrigatórios, indispensáveis para qualquer negócio, sendo utilizadas para quaisquer transações de compra, venda ou prestação de serviços. Mas existe um problema grave e recorrente relacionado às notas fiscais que afetam diversas empresas em todo o país: as chamadas notas frias.
Você quer saber o que são notas frias, como elas afetam seu negócio e como se proteger contra esse problema? Continue a leitura!
O que são notas frias
O entendimento contido no Dicionário jurídico-tributário Castardo assim explica: “Nota Fria – A Nota fiscal emitida para cobrir mercadoria de procedência desconhecida ou para dedução e redução da importância a pagar nos tributos aplicáveis no caso, por exemplo, o imposto de renda”.
Em outras palavras, as notas frias são notas fiscais falsas, emitidas contra uma empresa sem que ela tenha conhecimento da operação. Ou seja, uma empresa qualquer, que pode até mesmo ser uma empresa fantasma, pode emitir notas fiscais para um CNPJ, como estivesse fornecendo algum tipo de serviço ou produto, sem que a outra parte tenha ciência. Como a operação descrita na nota fria não foi uma operação real, as empresas vítimas da fraude não tomam conhecimento daquelas notas que, consequentemente, não são escrituradas e os tributos relacionados às notas não são pagos. Quando isso acontece, a ausência dessas informações é percebida pelo Fisco e a empresa pode ser sujeitada a sanções e multas, entre outros problemas, acarretando grandes prejuízos para sua empresa.
Por isso, a frequente consulta da NF-e precisa existir na rotina de todas as empresas, independente do seu porte. Isso permite o acompanhamento detalhado das notas que constam contra seu CNPJ, na data em que foram emitidas. Vamos entender um pouco as penalidades:
Crimes e penalidades notas frias
Com que finalidade são projetados esquemas de notas frias?
Para transferir créditos ilegais de ICMS e sonegar tributos federais, como o IPI e o IRPJ. Outros ainda existem para o repasse de propinas: empreiteiras, empresas de consultoria e negócios de fachada em nome de “laranjas” emitem notas falsas para justificar o envio de um dinheiro que na verdade é suborno. Em muitos casos, o serviço nunca foi prestado ou o produto não existe. Notas frias também são utilizadas para acobertar esquemas de roubos de mercadoria, sonegação fiscal, estelionato e lavagem de dinheiro.
Os delitos que envolvem as notas frias implicam não somente em infração tributária, mas também configuram um crime fiscal, nos termos da Lei n. 8.137, de 27 de dezembro de 1990. O artigo 172 do Código Penal qualifica como crime “emitir fatura, duplicata ou nota de venda que não corresponda à mercadoria vendida, em quantidade ou qualidade, ou ao serviço prestado”, com pena de 2 a 4 anos de prisão e multa. As multas podem chegar a até 150% do valor indicado na nota.
Assim como as pessoas respondem penalmente pelos crimes envolvidos com notas frias, as empresas também são penalizadas. Estas são algumas das consequências:
- A inscrição estadual do negócio pode ser cancelada pela SEFAZ, ficando impedida de emitir novos documentos fiscais, logo, sem entrada de receita;
- Baixa ou inaptidão do CNPJ de ofício pela Receita Federal;
- Impossibilidade de participar de licitações;
- As empresas destinatárias das notas frias também podem ser autuadas pela Receita de acordo com os créditos tributários apurados.
Como você pode ver, as consequências são várias, mas existem formas simples de se precaver deste problema. É essencial sempre ter cuidado e organização das notas emitidas e recebidas.
A importância do monitoramento de CNPJ
É difícil evitar que notas frias sejam emitidas contra seu CNPJ mas, uma das formas de prevenção contra os problemas que resultam disso é a consulta rotineira das NF-e emitidas contra o CNPJ da sua empresa. Para isso, é possível utilizar o próprio site da Sefaz, consultando nota a nota.
A manifestação do destinatário é a melhor forma de garantir a segurança fiscal do seu negócio. Através da manifestação o contribuinte declarará à Secretaria da Fazenda uma das quatro alternativas: ciência da emissão, confirmação da operação, desconhecimento da operação ou operação não realizada. Em caso de notas frias, é com esse manifesto que a sua empresa vai se manifestar informando a utilização indevida de sua Inscrição Estadual por parte do emissor da nota fiscal. notas frias
As vantagens de utilizar a melhor ferramenta do mercado
Todo esse processo de monitoramento e manifestação do destinatário pode ser feito diretamente na SIEG.
Ao utilizar as soluções SIEG não somente o contador tem acesso às nossas aplicações, mas também os clientes da contabilidade. Eles partilham uma série de vantagens, sem custo adicional nenhum, que facilitam a rotina fiscal de ambas as partes. Entre essas vantagens está um fácil e rápido monitoramento de CNPJ e download de notas sem manifestação automática, permitindo ainda que a ciência seja feita nota por nota ou em lote, conforme for a necessidade. Tudo isso diretamente em nossos sistemas, você não precisa ir ao site da SEFAZ.O cliente da contabilidade consegue ter acesso a todas as notas fiscais emitidas contras o seu CNPJ sem depender do fornecedor e se precaver de problemas como a emissão de notas frias, notas denegadas etc.
Com o HüB SIEG – um ambiente 100% web e com uma interface amigável e intuitiva – as notas fiscais são baixadas automaticamente, 24 horas por dia e armazenadas em nuvem, sem que o seu computador esteja ligado nem conectado à internet. Enquanto o contador atende diversas empresas e controla um painel geral de todas elas, cada cliente também terá acesso ao sistema limitado ao seu CNPJ. Neste ambiente é possível o compartilhamento de guias de pagamento e documentos diversos, download de XML’s e PDF’s e geração de relatórios personalizados. Além disso, oferecemos acesso direto aos nossos canais de atendimento e suporte também para o cliente da contabilidade! Tudo isso permite uma relação transparente, ágil, consultiva e eficaz entre a contabilidade e seus clientes. notas frias
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