Ter no seu escritório um time preparado para atender o cliente e suprir suas necessidades é essencial. E em períodos de demandas maiores, como o eSocial, é ainda mais importante.
A partir de maio inicia a fase 3 para as empresas do Simples Nacional, que são a maioria no país. A nova etapa prevê um aumento expressivo nas solicitações dos clientes aos escritórios contábeis. Portanto você, contador, precisa se preparar para atendê-las.
Mas calma, por outro lado esse momento pode ser visto como uma oportunidade. É a hora de assumir o seu papel como um parceiro estratégico em consultoria contábil.
E é claro, o mais importante é que vamos ajudar você a aproveitar este período do eSocial 2021. Certamente será uma chance de fidelizar clientes e criar um relacionamento ainda mais próximo com eles. Acompanhe as dicas que a gente preparou.
• Fique atualizado sobre as exigências do eSocial e qual a situação dos seus clientes
Acima de tudo, você precisa se atualizar. O eSocial é um projeto do Governo Federal que reúne em um site o envio dos dados sobre os trabalhadores. Desta forma, as empresas poderão prestar as informações como RAIS, DIRF, Eventos Periódicos, entre outros, de uma única vez.
A primeira parte do eSocial foi concluída em 2018. No entanto, desde 2019 a etapa seguinte está aberta. Agora, o desafio é enviar as informações exigidas pelo governo antes do início da fase 3, agendada para o segundo trimestre de 2021.
Por isso, está na hora de ligar o sinal de alerta no seu escritório de contabilidade. Em primeiro lugar, comece a avaliar a situação dos seus clientes. Além de evitar dor de cabeça com acúmulo de tarefas e site sobrecarregado, o seu cliente não correrá o risco de ser multado por desrespeitar os prazos do eSocial.
• Alerte seus clientes para cumprirem os prazos de envios ao eSocial
Em segundo lugar, depois de estudar o assunto e entender como o eSocial 2021 influenciará o fluxo de trabalho no seu escritório, coloque a mão na massa. Junto com a sua equipe e clientes, antecipem o máximo possível a organização das informações para a fase seguinte.
É comum as empresas deixarem tudo para a última hora. Por este motivo, podem ocorrer problemas e isso pode prejudicar o seu atendimento como contador. Para ter uma ideia, o volume de exigências na fase 2 compreende informações sobre todos os empregados ativos, contratações, rescisões e afastamentos desde abril de 2019. Por conta do tempo, serão necessários ajustes no preenchimento dos dados. Como consequência, você terá um volume ainda maior de demandas. Então, fique atento ao cronograma de envios ao eSocial para evitar pendências com a Receita Federal e problemas com os seus clientes.
| 10/01/2019 | Fase 1 | Tabelas |
| 10/04/2019 | Fase 2 | Não Periódicos |
| 01/05/ 2021 | Fase 3 | Periódicos.
Dados e demais informações a partir do dia 10 |
| 07/2021 | Fase 4 | Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias DCTFWeb |
| 10/01/2022 | Fase 5 | SST |
Veja detalhes sobre cada fase, grupos, datas oficiais e exigências por meio do Cronograma de Implantação.
• Crie uma estratégia para o seu escritório incluir as tarefas do eSocial na rotina
Por último, agora que você está atualizado sobre o eSocial e alertou seus clientes, é o momento de criar a estratégia do seu escritório contábil. Tome como base os envios ao eSocial em 2018 para não cometer os mesmos erros. Algumas empresas que prestam suporte relataram que não conseguiram atender todas as solicitações dos seus clientes porque muitos deixaram para a última hora. Então, nada de procrastinar!
O mais importante é antecipar o máximo de informações, distribuir as responsabilidades entre a sua equipe de contadores e definir metas. Desta forma, você, seu time e seus clientes trabalharão em sintonia e serão mais eficientes. Aí vão algumas dicas do que fazer:
- Garanta que seus clientes cumpriram as primeiras fases antes da próxima começar;
- Evite ficar sujeito à demora no ajuste das informações ou às instabilidades do portal;
- Confira se seus clientes do Simples Nacional têm o Certificado Digital;
- Se usarão o certificado do contador, confirme se já enviaram a procuração ao escritório;
- Verifique se as informações cadastrais e da movimentação dos empregados estão completas.
Depois de todas essas informações você escolhe se os envios ao eSocial em 2021 serão um estresse ou uma oportunidade para fidelizar ainda mais a carteira de clientes da sua contabilidade. Esperamos que você tenha aproveitado as dicas, até a próxima!
