O Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE) é utilizado por muitos empreendedores e tem grande relevância, pois trata-se de uma representação gráfica e simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que só existe digitalmente.
Porém, é comum que os empresários ou gestores do departamento comercial das empresas tenham dúvidas em relação ao assunto — inclusive sobre como gerar DANFE online.
Foi pensando em esclarecer esses questionamentos que desenvolvemos este post. Nele, explicaremos o que é o DANFE e qual é a sua importância, e apresentaremos um passo a passo sobre como gerá-lo de forma online. Acompanhe!
O que é o DANFE e qual é a sua importância para as empresas?
DANFE é uma sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal. Trata-se, portanto, de uma versão impressa da NF-e, que só existe no meio virtual. Ele é muito utilizado pelas empresas que transportam mercadorias, uma vez que os meios de transporte não podem circular sem portá-lo.
No DANFE, há uma chave numérica que dá acesso à NF-e do produto em questão. Desse modo, se uma fiscalização parar o caminhão que transporta um item, por exemplo, o caminhoneiro deverá apresentar o documento aos fiscais, que farão a consulta da nota fiscal e verão se tudo está correto ou não.
Além disso, o DANFE também é importante porque ele pode ser utilizado para auxiliar na escrituração contábil de transações, quando o destinatário de um produto não emite NF-e.
Nesse tipo de situação, é preciso que o documento seja guardado pelo prazo legal exigido também para as notas fiscais. Assim, se por qualquer motivo ele for solicitado por algum órgão fiscalizador, você poderá fazer a apresentação.
Quais informações devem constar nele?
Existem algumas informações que são obrigatórias para o DANFE. A seguir, confira quais são elas:
- chave de acesso da NF-e;
- código de barras;
- data e horário de saída da mercadoria;
- placa do veículo que fará o transporte;
- nome da transportadora;
- natureza da operação que será realizada;
- descrição detalhada das mercadorias.
Como gerar DANFE online?
Agora que você já sabe um pouco mais sobre esse documento, confira o passo a passo para gerar o DANFE de forma online. Vamos lá?
1. Configure o seu sistema
O primeiro passo para gerar o DANFE deve ser a configuração do seu sistema de emissão de notas fiscais. Por exigência do Ministério da Fazenda, deve ser utilizado o mesmo programa que emite a NF-e.
Isso se justifica porque, dessa forma, é reduzida a possibilidade de ocorrer divergências entre o documento impresso e o digital.
Em alguns casos, é possível até mesmo integrar a emissão da NF-e e do DANFE com o software de vendas utilizado pela organização. Assim, ganha-se agilidade e otimiza-se o tempo nos processos.
2. Preencha os campos solicitados
Citamos anteriormente as informações que são obrigatórias no DANFE. Porém, além delas, também é importante que sejam preenchidos os campos não-obrigatórios, que trazem mais detalhes sobre a mercadoria transportada.
Um exemplo de informação complementar que deve ser preenchida é o campo de observações. Ele serve para orientar os condutores dos veículos que fazem o transporte das mercadorias, bem como as fiscalizações, sobre informações específicas ou que caracterizem aquela carga.
3. Emita a NF-e e imprima o DANFE
Após todos os campos do sistema terem sido preenchidos, é preciso que cada um deles seja conferido individualmente. Depois disso, a NF-e poderá ser enviada para a Receita Federal.
Então, será gerada uma chave de acesso que contém 44 dígitos e serve para comprovar a validade da nota fiscal eletrônica. Somente com essa sequência numérica será possível que alguém acesse a NF-e.
Depois de feito tudo isso, o DANFE poderá ser impresso e a sequência logística pode prosseguir, com a mercadoria sendo encaminhada até o destinatário.
4. Siga o layout padrão
O Manual de Integração do Contribuinte, elaborado pela Receita Federal, traz um padrão de layout para o DANFE que deve ser seguido. Por isso, caso você ainda tenha dúvidas, convém consultar esse material e analisar se o documento que você está emitindo segue as regulamentações.
Caso o layout não seja 100% igual ao recomendado, é importante que você verifique se o seu programa está atualizado para fazer a emissão desse documento.
5. Revise todas as informações
Antes de gerar o DANFE, convém que você revise todas as informações que foram listadas. Lembre-se de que esse documento é muito importante e não pode ser feito de qualquer maneira.
Por isso, revise com atenção cada campo antes de fazer o envio para a Secretaria Estadual da Fazenda. Afinal, se qualquer erro ocorrer, você pode ter dores de cabeça no futuro.
Quem pode emitir o DANFE?
Mesmo depois de saber o passo a passo de como gerar DANFE online, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre quem pode ser o responsável por essa atividade. Para isso, não há uma regulamentação, e qualquer pessoa que tenha conhecimento sobre o tema poderá fazer a emissão.
No entanto, recomenda-se que a emissão do DANFE seja feita pelos colaboradores que trabalham nos setores de faturamento da empresa ou, nos pequenos negócios, pelos próprios sócios-proprietários que tenham conhecimentos contábeis, fiscais e tributários. Assim, evita-se a ocorrência de erros.
O DANFE precisa ser guardado?
O DANFE impresso não precisa ser guardado, porém, a sua versão digital sim. Tanto o emitente, quanto o destinatário, precisam manter o arquivo digital armazenado no computador durante o prazo estabelecido pela legislação tributária.
Para não perder esses arquivos, recomenda-se que eles sejam dispostos na nuvem. Assim sendo, é preciso que você tenha um software de gestão que permita esse armazenamento.
Como vimos, emitir o DANFE é de extrema importância, pois funciona como uma cópia impressa da nota fiscal eletrônica. Por isso, se o seu negócio envolver o transporte de mercadorias, ela se torna obrigatória.
Esperamos que o nosso conteúdo tenha sido útil para você e que tenha servido para esclarecer as suas dúvidas sobre como gerar DANFE online.
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