O DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal, como o próprio nome sugere, é uma representação simplificada visual/gráfica das notas fiscais eletrônicas (NF-e). Apesar de estar inserido na rotina dos empresários e gestores, certamente o DANFE ainda gera muitas dúvidas, inclusive, não apenas sobre como emitir esse documento.
Veremos neste artigo todos os detalhes acerca do assunto, desde a importância do DANFE para as empresas, as informações que compõem o documento, quem pode emitir, e claro, o passo a passo de como gerá-lo online. Então já prepara o print e acompanhe a seguir:
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Porque o DANFE é importante para as empresas?
Primeiro de tudo vale lembrar que o DANFE só existe digitalmente. Ele é muito utilizado pelas empresas que transportam mercadorias, uma vez que os meios de transporte não circulam sem portá-lo. No DANFE há uma chave numérica que dá acesso à NF-e do produto em questão.
Por conta disso, se uma fiscalização parar o caminhão que transporta um item, por exemplo, o condutor do veículo e responsável pelo transporte deverá apresentar o documento aos fiscais, que farão a consulta da nota fiscal para checar as informações e averiguar se estão corretas ou não.
Outra grande importância do DANFE é na utilização para auxiliar a escrituração contábil de transações, quando o destinatário de um produto não emite NF-e. Nesse tipo de situação, guarde o documento pelo prazo legal exigido também para as notas fiscais. Assim, se solicitado através de um órgão fiscalizador, apresente o documento.
Quais informações devem constar no DANFE?
Diversas informações são obrigatórias na elaboração de um DANFE. A seguir, confira quais são elas:
- chave de acesso da NF-e;
- código de barras;
- data e horário de saída da mercadoria;
- placa do veículo que fará o transporte;
- nome da transportadora;
- natureza da operação realizada;
- descrição detalhada das mercadorias.
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Como emitir DANFE online?
Agora que você já sabe a importância de um DANFE e todas as informações que são obrigatórias para compor o documento, é hora de conferir o passo a passo para emitir de forma online. Confira abaixo!
- Configure o seu sistema
Antes de tudo, você deve configurar seu sistema de emissão de notas fiscais de modo a gerar o DANFE. O Ministério da Fazenda exige a utilização do mesmo programa para os dois. Isso se justifica porque, dessa forma, se reduz a possibilidade de divergências entre o documento impresso e o digital.
Em alguns casos, é possível até mesmo integrar a emissão da NF-e e do DANFE com o software de vendas utilizado pela organização. Assim, você ganha agilidade e otimização de tempo nos processos.
- Preencha os campos solicitados
Citamos anteriormente as informações que são obrigatórias no DANFE. Porém, além delas, é importante preencher os campos não-obrigatórios, que trazem mais detalhes sobre a mercadoria transportada.
Um exemplo de informação complementar a preencher é o campo de observações. Ele serve para orientar os condutores dos veículos que fazem o transporte das mercadorias, bem como as fiscalizações, sobre informações específicas ou que caracterizem aquela carga.
- Emita a NF-e e imprima o DANFE
Preencheu todos os campos? Pronto, agora é hora de conferir individualmente todos eles. Em seguida, envie a NF-e para a Receita Federal. A nota enviada gera em seguida uma chave de acesso com 44 dígitos.
Essa numeração serve para comprovar a validade da nota fiscal eletrônica. Importante ressaltar que somente com essa sequência numérica será possível que alguém acesse a NF-e. Depois disso, imprima o DANFE para seguir a sequência logística com a mercadoria e encaminhada até o destinatário.
E agora?
- Siga o layout padrão
Siga o Manual de Integração do Contribuinte, elaborado pela Receita Federal. O mesmo oferece um padrão de layout a ser seguido para o DANFE. Por isso, caso você ainda tenha dúvidas, convém consultar esse material e analisar se o documento que você está emitindo segue as regulamentações.
Caso o layout não seja 100% igual ao recomendado, é importante que você verifique se o seu programa está atualizado para fazer a emissão desse documento.
- Revise todas as informações
Revise todas as informações listadas antes de gerar o DANFE. Lembre-se de que esse documento é muito importante e não deve ser feito de qualquer maneira.
Por isso, revise com atenção cada campo antes de fazer o envio para a Secretaria Estadual da Fazenda. Afinal, se qualquer erro ocorrer, você pode ter dores de cabeça no futuro.
Quem pode emitir o DANFE?
Mesmo depois de saber o passo a passo de como gerar DANFE online, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre quem pode ser o responsável por essa atividade. Para isso, não há uma regulamentação, e qualquer pessoa que tenha conhecimento sobre o tema poderá fazer a emissão.
No entanto, recomenda-se que a emissão do DANFE seja feita pelos colaboradores que trabalham nos setores de faturamento da empresa ou, nos pequenos negócios, pelos próprios sócios-proprietários que tenham conhecimentos contábeis, fiscais e tributários.
O DANFE precisa ser guardado?
O DANFE impresso não precisa ser guardado, porém, a sua versão digital sim. Tanto o emitente, quanto o destinatário, precisam manter o arquivo digital armazenado no computador durante o prazo estabelecido pela legislação tributária.
Para não perder esses arquivos, recomenda-se que eles sejam dispostos na nuvem. Assim sendo, é preciso que você tenha um software de gestão que permita esse armazenamento.
Como vimos, emitir o DANFE é de extrema importância, pois funciona como uma cópia impressa da nota fiscal eletrônica. Por isso, se o seu negócio envolver o transporte de mercadorias, ela se torna obrigatória.
Esperamos que o nosso conteúdo tenha sido útil para você e que tenha servido para esclarecer as suas dúvidas sobre como gerar DANFE online.
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