A emissão da nota fiscal é obrigatória por lei e extremamente importante. É indispensável para as empresas que a emite, para os clientes que recebem e para o Estado que fiscaliza. São as notas que registram o pagamento dos impostos, comprovam que determinado produto foi comprado legalmente e ajudam as empresas na hora de contabilizar o fluxo das vendas.
Além disso, permitem com que o Governo tenha ciência e controle da transação comercial. Para isso, existem diferentes tipos de notas fiscais como, por exemplo, NFC-e, NFS-e, CF-e e MDF.
Mas desta vez, vamos falar apenas sobre as funcionalidades e diferenças entre as notas fiscais de entrada e as notas fiscais de saída.
Quando emitir as notas fiscais de entrada?
As notas fiscais de entrada, como o próprio nome sugere, servem para comprovar a entrada de determinado produto no estoque da empresa. O motivo pode ser a compra de produtos de um fornecedor, devolução da mercadoria por um cliente, retorno de uma empresa terceira que estivesse realizando algum serviço no produto ou de retorno de alguma exposição ou feira.
Quando a nota fiscal de entrada está comprovando a entrada de um produto que foi comprado por um fornecedor, é o fornecedor quem a emite. Exceto quando o fornecedor é um Microempreendedor individual (MEI) e, portanto, não emite notas. Nos demais casos de entrada de produto, é a própria empresa quem a emite. Como nestas circunstâncias, por exemplo:
» Devolução: solicitação de devolução do produto por parte de um cliente.
» Transporte: quando o produto entra em estoque depois de ter saído e circulado em transporte, dentro do município.
» Exposição: a entrada do produto depois de ter saído para exposição em algum museu, galeria de arte, feira, ou evento do tipo.
» Leilão: quando o produto é adquirido pela empesa por meio de leilões.
» Retorno de industrialização: em casos em que o produto precisa ir até um terceiro para algum serviço de industrialização, e depois retorna.
» Importação: quando o produto é importado e a nota fiscal de origem não tem validade no Brasil.
» Nota Fiscal não obrigatória: quando o fornecedor é microempreendedor individual (MEI) e, portanto, não tem a obrigação de emitir nota.
Emitir notas fiscais de entrada em todas essas ocasiões é de extrema importância para a empresa no que diz respeito à gestão de estoque, logística, contabilidade e finanças.
Quando emitir as notas fiscais de saída?
Ao contrário das notas fiscais de entrada, as notas fiscais de saída precisam ser emitidas quando o produto sai de estoque por, finalmente, ter sido vendido. Nesse tipo de nota fiscal, todos os campos devem ser preenchidos com as seguintes informações:
» Descrição do produto: quantidade, preço, impostos incidentes, e a Nomenclatura
» Comum ao Mercosul (NCM);
» Dados do frete: condições de entrega, endereço, valores e informações da transportadora.
» Dados fiscais: classificação fiscal da operação e informações referentes aos tributos.
Nesse caso, diferentemente das notas de entrada, as NFs de saída não ficam com a empresa vendedora, mas ficam em posse do próprio comprador final.
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