A rotina dos profissionais de contabilidade é corrida e exige um alto nível de concentração para lidar com todos os trâmites burocráticos. Felizmente, certas soluções tecnológicas ajudam muito a vida dos gestores contábeis. É o caso, por exemplo, do arquivo XML de nota fiscal.
Neste post, vamos conhecer esses documentos, que agilizam muito o processo de armazenamento das notas fiscais eletrônicas. Como se não bastasse, ainda facilitam o acesso rápido em caso de inspeções fiscais ou qualquer outra necessidade de apresentar a documentação. Confira!
O que é um arquivo XML de nota fiscal?
O XML é a nota fiscal em sua versão eletrônica, correspondente ao padrão brasileiro de escrituração fiscal. De modo geral, após a emissão e a devida validação da NF-e, o emissor disponibiliza para o comprador o arquivo correspondente nos formatos XML e PDF.
A nota fiscal eletrônica no formato XML foi implementada em outubro de 2005 em todo o território nacional. Tornou o procedimento de emissão desses documentos bem mais ágil para os setores fiscais das empresas, eliminando boa parte da burocracia.
Entre as principais informações contidas no arquivo, estão:
- dados da NF-e, como o modelo, número, data de emissão, data de saída e entrada e valor total;
- dados do emitente, como nome e razão social, CNPJ, inscrição estadual, entre outras;
- dados do destinatário, como endereço e inscrição estadual;
- dados dos produtos e serviços: unidade comercial, quantidade, valor;
- dados relativos ao ICMS;
- dados do transporte;
- dados de cobrança;
- algumas informações adicionais, como dados de interesse do contribuinte.
Para que serve o documento?
O arquivo XML da NF-e tem validade fiscal e deve ser armazenado pelo tempo legal exigido. O não arquivamento sujeita a companhia a diversos tipos de multas e autuações. O XML também comprova a propriedade sobre o bem ou o serviço contratado.
É por meio do arquivo que o governo federal verifica os detalhes sobre as transações realizadas. Entender a importância do XML é essencial para o gestor contábil manter a sua empresa funcionando de acordo com as leis.
É necessário armazenar o XML?
Guardar todas as notas fiscais impressas é uma tarefa complicada. Assim, as versões eletrônicas do documento oferecem bem mais praticidade tanto para as empresas quanto para os clientes.
No caso das instituições, não armazenar as notas é ainda mais grave, pois as multas podem ser severas. De acordo com a legislação brasileira, a NF-e precisa ser arquivada por cinco anos.
Por isso, é uma boa medida investir em um software de gestão que armazene seus arquivos XML de forma otimizada. O problema é que muitos programas acabam por baixar a nota fiscal eletrônica e realizar a manifestação de destinatário de forma automática — dando ciência da transição sem realizar a devida conferência.
Assim, é mais indicado investir em uma solução tecnológica que baixe suas NF-es sem manifestar, forneça relatórios customizados, organize por CNPJ, mês, ano e ainda utilize o armazenamento na nuvem.
Como vimos no artigo, o uso do XML otimizou o armazenamento de notas fiscais, virtualizando os processos e evitando todos os transtornos de lidar com uma enorme papelada.
O arquivo XML de nota fiscal é uma evolução no modo como os registros das transações financeiras são armazenados, trazendo mais transparência fiscal e comodidade para as empresas e para os clientes.
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