Com a implementação do Sistema Público de Escrituração Contábil – SPED, em 2007, uma série de mudanças e transformações precisou ser incorporada à rotina das empresas.
A Escrituração Contábil Fiscal – ECF destaca-se como um dos “braços” acessórios da obrigatoriedade. A necessidade de informatização e automatização dos processos exigiu das organizações uma revisão e reestruturação nos processos internos, de modo que estejam em conformidade com o que, de fato, a empresa gera e apura de informações.
No post de hoje, vamos abordar as principais informações sobre a ECF, quem está obrigado a entregá-la, quais as implicações do descumprimento e um passo a passo de como declará-la. Fique atento!
Afinal, no que consiste a declaração de ECF?
A Escrituração Contábil Fiscal é uma obrigação acessória que integra os dados contábeis e fiscais referentes à apuração do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica – IRPJ e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – CSLL.
É importante destacar que a ECF é uma declaração criada para reduzir os processos burocráticos e complexos, substituindo a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica-DIPJ, desde 2014.
Quem está obrigado a declarar a ECF?
De maneira geral, todas as pessoas jurídicas deverão fazer a entrega da ECF. Aquelas tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido e Lucro Arbitrado, inclusive as empresas imunes e isentas, estão obrigadas à entrega da declaração acessória.
No entanto, existem algumas excludentes:
- empresas optantes pelo Simples Nacional;
- órgãos públicos, fundações e autarquias; e
- empresas inativas.
Como e quando é realizada a declaração?
Embora o intuito da Escrituração Contábil e Fiscal tenha sido facilitar a rotina do empreendedor, é preciso ter atenção redobrada no processo de organização das informações, sendo necessário manter os dados atualizados conforme a ocorrência do fato gerador.
A utilização de um sistema contábil ou software de gestão é fundamental para que todo o processo de elaboração esteja completamente ajustado ao que exige o manual da ECF.
O uso de um sistema contábil parametrizado e que possa “nutrir” corretamente as informações para a apuração do IRPJ e da CSLL é o primeiro passo para a adesão da ECF.
A escrituração contábil precisa ser entregue ao SPED até o último dia útil do mês de julho.
Quais as implicações do descumprimento da ECF?
A implementação da ECF exige dos empreendedores e contadores a internalização de sistemas e softwares de gestão integrados, possibilitando que as informações possam ser compartilhadas e centralizadas em um único lugar.
Como consequência da falta de automatização das operações internas da organização, destacam-se:
- escrituração fora do prazo: a falta de envio dos arquivos XML para a empresa de contabilidade pode incorrer no não envio da declaração ou no envio com erros e falhas;
- falta de notas na escrituração: a falta de uma rotina automatizada de envio das notas fiscais para a contabilidade pode levar ao esquecimento de documentos fiscais para a escrituração, ou, então, à apuração de tributos de um período sem determinada nota fiscal;
- divergências entre as informações contábeis e fiscais: com o cruzamento dos dados, fica cada vez mais fácil verificar incoerências na prestação das informações. Por isso, é fundamental conferir cada informação antes do envio.
Implicações legais do descumprimento
Para declarações entregues fora do prazo, a multa é aplicada em duas situações e com valores distintos:
- se a pessoa jurídica estiver em início de atividades imunes ou, se no ano anterior, optou pelo regime tributário do Lucro Presumido ou Simples Nacional, o valor é de R$ 500,00;
- para as demais empresas, a multa é de R$ 1.500,00.
No caso de a pessoa jurídica ser intimada e não comparecer à Secretaria da Receita Federal do Brasil para esclarecimentos ou para quitar a obrigação acessória, o valor da multa fica em R$ 500,00 por mês-calendário.
Como declarar a ECF com eficiência?
O correto envio da ECF requer o conhecimento das regras do leiaute que constam no Manual de Orientação da declaração. Além de especificar um passo a passo de como deve ser a entrega, o documento também informa como deve ser realizada a retificação.
O contribuinte deve acessar o portal do SPED, fazer o download do programa gerador (PGE) da ECF e preencher a escrituração. Vale destacar que é possível realizar a inserção dos dados no próprio programa gerador da ECF, em virtude da funcionalidade dos campos de edição.
Entre alguns passos importantes no processo de elaboração, destacam-se:
- verificar a correlação entre o plano de contas contábil e o plano de contas referencial;
- conferir a escrituração fiscal anual, com base nas notas fiscais e na escrituração contábil;
- ajustar possíveis falhas de escrituração no software contábil;
- gerar os arquivos do SPED;
- validar as informações no PVA (Programa Validador do Arquivo) do ECF;
- no caso de erros de escrituração, verificar e corrigir;
- gerar o arquivo para entrega;
- buscar a assinatura do contador e do empresário;
- transmitir a ECF.
Para ajudá-lo no processo de elaboração da ECF, acompanhe os 5 tópicos a seguir. Vamos lá?!
1. Informe-se sobre o prazo de entrega
Para evitar pesadas multas, é recomendável que o empreendedor se programe para entregar a ECF até o último dia do mês de julho.
O Fisco tem investido em tecnologia para fortalecer a fiscalização e o cruzamento das informações entre os órgãos. Por isso, investir em um sistema de gestão é uma decisão inteligente.
Softwares são capazes de manter os dados organizados e garantir que a declaração seja entregue no prazo e, no caso de qualquer tipo de inconsistência, possa haver solução antes do prazo de entrega.
2. Fique atento à obrigatoriedade
A ECF é uma obrigação acessória composta por 14 blocos, o que significa que a elaboração não acontece de uma hora para a outra. É preciso que haja uma prévia adequação e o empreendedor esteja preparado para disponibilizar os dados fiscais e contábeis da empresa de forma correta e sem falhas.
A ECF tem como objetivo a otimização da fiscalização quanto aos dados referentes ao IRPJ e à CSLL. A grande novidade da ECF é que, agora, não é mais necessário preencher as informações de apuração do IPI, o que simplifica o trabalho das empresas.
3. Siga o leiaute que consta no Manual de Orientação da declaração
A ECF é normatizada pela Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013. Para a elaboração e transmissão, é preciso seguir as instruções determinadas no Manual de Orientação da Declaração, que descreve todas as regras para a entrega e retificação da obrigatoriedade.
É fundamental que as empresas preparem seus dados e informações de acordo com o que é exigido no Manual, considerando as fontes necessárias e ajustando os processos de trabalho. Além disso, a atenção deve ser redobrada quanto ao cálculo e aos elementos do Lalur.
4. Use o certificado digital tipo A3 ou A1 para transmissão da ECF
O contador e o responsável pela prestação das informações, denominados signatários da escrituração, assinam o arquivo ECF digitalmente, utilizando um Certificado Digital de segurança do tipo A1 ou A3, emitido por uma Entidade Autorizada integrante do sistema de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil).
Atualmente, o certificado digital A1 tem sido a melhor escolha para as empresas. Isso porque pode ser instalado na máquina e não necessita de autorização para a realização dos procedimentos (busca de XML, emissão de notas, envio de declarações). Hoje, a maioria dos softwares de automação recomenda o uso desse modelo de certificado.
5. Tenha o auxílio de um contador ou de um sistema de gestão
É fundamental que o processo de elaboração e transmissão da Escrituração Contábil e Fiscal tenha participação direta de profissionais habilitados e de um bom software de gestão.
Por exemplo, se a empresa é um escritório de contabilidade e tem clientes em sua estrutura externa, é vital que utilize ferramentas de integração das informações contábeis e fiscais, correndo menos riscos de omissão das informações ao Fisco.
O principal objetivo da Escrituração Contábil Fiscal é interligar as informações contábeis e fiscais referentes à apuração do IRPJ e da CSLL, de modo a agilizar o processamento dos dados pelo Fisco e possibilitar uma melhor gestão das empresas quanto aos seus processos internos.
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