Com todas as tarefas que a rotina de um escritório de contabilidade demanda, dedicar tempo aos clientes é um desafio grande, porém, essencial para destacar o seu negócio. Como conciliar eficiência no dia a dia com ainda mais presença nas decisões dos seus parceiros? Vamos ajudar você neste artigo.
Estar presente, isto é mesmo necessário? tarefas
Para gerenciar melhor o seu tempo, primeiro você precisa perceber como a contabilidade tem se transformado ao longo de todos os anos. De um processo exclusivamente manual, repleto de papéis e planilhas, o contador tem migrado para o mundo digital, onde o retrabalho, a falta de aproveitamento de tempo e o off-line são empecilhos na geração de resultados eficientes. Além disso, os clientes de hoje em dia esperam mais de seus contadores. Eles precisam de um profissional atualizado que atue de forma consultiva, auxiliando suas empresas a crescerem com conselhos, dicas e oportunidades financeiras. Isto é o que mostra uma pesquisa aplicada pelo SEBRAE.
Conforme os dados, 87% dos micro e pequenos empresários gostariam de receber serviços de planejamento tributário. Enquanto isto, 79% ficariam satisfeitos em contar com orientações contábeis para melhorar os seus negócios e 73% precisam de apoio na gestão financeira. A partir disto, podemos perceber como há a necessidade por parte das empresas de ter um contador mais presente em suas decisões estratégicas. Um mercado ainda inabitado, já que a mesma pesquisa também mostra que apenas 29%, em um universo de 6 mil entrevistados, acreditam que seus contadores conheçam bem os seus negócios.
Fez os cálculos aí? Então, depois de tantos números, a conclusão é: você precisa encontrar um jeito de ser mais consultivo, mas sem deixar de fazer as atividades do escritório.
Não fuja da rotina, otimize tarefas
Alta demanda em tarefas, prazos apertados, alterações constantes e informações nem sempre confiáveis. A gente sabe, a rotina dos contadores no Brasil é altamente complexa. Conforme um estudo feito pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), são editadas em média 45 normas tributárias por dia. Acompanhar todas estas mudanças mantendo uma atuação presente nas decisões dos clientes é quase impossível. Por isso, separamos algumas dicas que vão ajudar você a gerenciar melhor o seu tempo.
• Faça listas
Tenha em mente tudo o que você precisa fazer no seu dia e faça uma lista com estas tarefas. Visualizando as atividades você consegue ter uma boa noção do que é viável, o que não é, o tempo de desenvolvimento e, principalmente, acompanha sua evolução durante o dia. Marque o que você já fez e siga seu check-list até o fim.
• Divida as tarefas
Vivemos em um mundo onde ser multitarefas é elogio, mas às vezes isto não ajuda ninguém. Se você estiver sobrecarregado, além de não dar conta de todas as tarefas do dia, pode acabar cometendo erros. Por isso, compartilhe com sua equipe o que deve ser feito e conte com eles para concluir todas as demandas ao seu lado.
• Analise sua gestão de tempo
Observe quais tarefas estão lhe gerando retorno e quais têm demandado muito tempo e poucos resultados. Busque perceber também atividades que podem ser feitas de forma mais simples e maneiras de ganhar em escala. Você pode ler mais sobre isto aqui.
• Tenha pausas
Ok, você tem muitas coisas para fazer na sua rotina. Mas respeitar o seu tempo também é muito importante. Então, reserve alguns minutos do dia para fazer pequenas pausas, elas ajudarão você a aliviar a mente e, quando voltar para seus afazeres, estará mais descansado e, consequentemente, produtivo.
• Utilize a nuvem
Economize tempo com a busca de arquivos, evite furtos, vírus e tenha as informações que você precisa onde e quando precisar. Viu? Hospedar os dados do seu escritório de contabilidade na nuvem só tem vantagens. As opções hoje em dia são muitas, basta pesquisar e escolher a que mais se encaixa com o seu negócio.
• Automatize
Sabe aquelas tarefas repetitivas? As entregas mensais, os prazos e, até o disparo de e-mails? Tudo isto pode ser automatizado – e deve, sempre que possível. Então, não tenha medo de utilizar a tecnologia como sua aliada na busca por uma gestão melhor do seu tempo. Além de permitir ganho em escala, elas também ajudarão você a gerenciar com uma visão completa de tudo o que acontece no seu negócio.
Ferramentas que ajudam o seu escritório a ganhar tempo
Quer atuar de forma estratégica e estar ainda mais próximo de seus clientes? Então anote aí as ferramentas que irão ajudar você a ganhar tempo na prática:
A gigante da tecnologia oferece tudo o que o seu escritório precisa para um trabalho mais integrado e simples. No Workspace do Google você encontra planilhas, formulários, armazenamento de arquivos, ferramentas para trabalho colaborativo, reuniões online, entre outras coisas. Além disso, muitos dos serviços possuem versão gratuita.
• Microsoft
Se você é fã do Windows, seja bem-vindo ao Microsoft 365. Todas as ferramentas disponíveis no computador estão lá, entre elas o famoso Word, Excel, Planner e recursos como o OneDrive e o Teams. Basta acessar com sua conta (o Hotmail, lembra?) e aproveitar todos os recursos que você já conhece.
• Trello e Runrun.It
Se o seu objetivo é listar tarefas e gerenciar a equipe, o Trello e o Runrun.It são os sistemas que mais se destacam. Neles é possível criar times e distribuir atividades para cada pessoa, colocando prazos, check-lists e, até monitorar o tempo gasto com cada cliente por colaborador, entre outros indicadores. Massa, né?
• Skype e Slack
Que tal transformar aquela reunião de horas em uma conversa rapidinha? Com ferramentas como o Skype e o Slack você melhora a comunicação entre o time e também com seus clientes, resolvendo demandas com mais rapidez e ganhando tempo para fazer outras coisas.
Vamos começar?
Fuja das funções repetitivas e assuma um papel ainda mais consultivo, estratégico e analítico dentro do seu escritório estando mais perto de seus clientes. Coloque as dicas acima em prática e colha todos os resultados de uma boa gestão de tempo.
