Quer entender como o armazenamento em nuvem ajuda a garantir a segurança no setor fiscal? Clique aqui, entenda mais sobre o assunto e conheça o Cofre SIEG!
Não é novidade para ninguém que a pandemia chegou e acelerou a transformação digital dentro das empresas. Mudanças estimadas para alguns anos, aconteceram em poucos meses para que as equipes pudessem se adaptar. Home office, reuniões on-line e o armazenamento em nuvem foram alguns dos temas que entraram em pauta. Todas essas alterações foram positivas em inúmeros aspectos, mas, também, aumentaram o número de golpes no país e no mundo. Para você ter uma ideia, a América Latina sofreu 41 bilhões de tentativas de ataques cibernéticos em 2020. Impressionante, não é mesmo?
Diante desse cenário, é preciso encontrar formas de proteger os documentos e dados, sem deixar de lado as vantagens que a inovação oferece para o dia a dia. E, na contabilidade, isso não é diferente. Como garantir a segurança das notas fiscais, que precisam ficar guardadas por, pelo menos, 5 anos? Abaixo, explicaremos mais sobre a opção de armazenar os dados em nuvem e como esse método ajuda o setor fiscal. Acompanhe!
Entenda o que é o armazenamento em nuvem
Você já salvou uma foto ou documento no Google Drive, iCloud ou Onedrive? Se a resposta for sim, então, já usou o armazenamento em nuvem. Ele é, basicamente, uma forma de guardar arquivos por meio da internet, sem que estejam salvos no computador. Isso acontece com a utilização de servidores que fazem a comunicação entre os Data Centers (Centro de Dados em português) e os dispositivos pessoais. Esses locais são físicos, espalhados pelo mundo e possuem alto nível de segurança.
Assim, ao acessar o seu drive, você faz uma conexão com o servidor e consegue visualizar, compartilhar e editar todos os documentos. O interessante é que também é possível criar camadas de proteção, permitindo que as pessoas da equipe tenham diferentes tipos de acesso.
Entre as vantagens de utilizar esse serviço está a economia, afinal, não é necessário investir em infraestrutura física para armazenamento desses arquivos. Quando falamos de um escritório contábil, esse é um benefício gigantesco, já que existe a obrigatoriedade do armazenamento das notas fiscais eletrônicas. Então, se você é daqueles que tem diversas prateleiras de documentos, saiba que não será mais necessário. Além disso, ele oferece o acesso aos arquivos de qualquer lugar, eliminando a necessidade de encontros presenciais.
Por fim, mas fundamental, a segurança dos dados. Em primeiro lugar, nessa modalidade, não existe a possibilidade de perder informações porque o computador estragou, por exemplo. Afinal, elas estão salvas na internet e você poderá acessá-las por outra máquina. Sem contar que os backups automáticos garantem que você tenha todos os arquivos em mãos, sempre que necessário. Ainda, a criptografia e o arquivamento fracionado, tecnologias utilizadas por esses servidores, dificultam o acesso de hackers e, consequentemente, o sequestro ou perda de dados.
Abaixo, entenda as consequências de deixar de lado o armazenamento de documentos fiscais. Confira!
Saiba o que acontece ao não armazenar os documentos fiscais
O contador lida com documentos importantes e informações sensíveis dos clientes, praticamente, o tempo inteiro. Por isso, garantir a segurança dos dados é essencial e o armazenamento em nuvem é uma das soluções mais eficazes.
Quando falamos das notas fiscais eletrônicas, por exemplo, esse cuidado é ainda mais imprescindível. Isso porque elas devem ser arquivadas por cerca de 5 anos e, confiar em um computador da empresa, pode ser arriscado. Você já imaginou se ele é roubado ou acaba estragando? Os problemas nessa situação seriam inúmeros.
Para começar, não armazenar as notas pode gerar multas que passam de R$ 1.000,00 por XML não apresentada, em casos de fiscalização. Sem contar que, dependendo do cenário, pode levar até à prisão por crime contra a Ordem Tributária.
Agora você já conhece as complicações que o armazenamento ineficaz pode gerar e como a nuvem é uma ótima solução. Então, confira no próximo tópico, um serviço da SIEG que resolve esse problema e ainda oferece mais produtividade. Veja mais!
Conheça o Cofre SIEG
A SIEG é a ferramenta mais poderosa para você gerenciar os documentos fiscais eletrônicos. Porém, não paramos por aí. Oferecemos uma série de funcionalidades e integrações para que você ganhe produtividade, segurança e assertividade.
Quando falamos do armazenamento em nuvem e da proteção dos dados, temos o Cofre SIEG. Esse serviço possibilita que você elimine 100% da papelada para NF-e, CT-e, NFC-e, CF-e e NFS-e. Assim, é possível gerir os arquivos em tempo real e sem risco de erros. É uma revolução dentro do escritório contábil que mais de 100 mil clientes já aderiram.
Além disso, você terá recursos como:
- Download e armazenamento automático dos arquivos XML na nuvem;
- Monitorar CNPJ em tempo real na Receita Federal;
- Integração com qualquer ERP;
- Recuperação de notas antigas;
- Impressão de DANFES;
- E muito mais!
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