Ao contrário do que muitos pensam, fazer uma folha de pagamento não é simplesmente apertar um botão e todas as informações estarão prontas. Realizar o fechamento da folha de pagamento envolve conhecimento e responsabilidade, além de processos e outras variáveis do profissional.
Você quer entender melhor o que é a folha de pagamento e o que é necessário para fazer essa atividade? A gente vai te contar, continue a ler este artigo!
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento é a relação de toda movimentação e das atividades de cada funcionário dentro de uma empresa. Com ela, a companhia demonstra todos os rendimentos e descontos que o funcionário teve no mês. No Brasil, a elaboração da folha de pagamento é obrigatória, conforme previsto no artigo 225 do decreto 3048/1999, que diz da seguinte forma:
A empresa é também obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
A legislação ainda manda discriminar as seguintes informações:
– Nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício;
– Cargo, função ou serviços prestados;
– Parcelas integrantes da remuneração;
– Parcelas não integrantes da remuneração (diárias, ajuda de custo, etc.);
– Nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
– Descontos legais;
– A indicação do número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.
Existem muitos detalhes envolvidos na elaboração da folha de pagamento! Além de conhecimento na legislação, é necessário conhecimento dos cálculos para ter os valores de rendimentos e descontos legais de forma correta.
Adotar bons processos e ter um sistema que ajude nessa elaboração facilita muito a rotina do profissional responsável pelo fechamento da folha, pois é fundamental que ele tenha toda a documentação organizada para evitar possíveis processos trabalhistas.
Como fazer a folha de pagamento?
Embora a folha de pagamento seja de responsabilidade do setor de departamento pessoal de uma empresa, muitas vezes esse trabalho é terceirizado para um escritório contábil. Portanto, é importante que toda documentação do empregado esteja atualizada e organizada.
A empresa, então, compila e envia o documento para confecção da folha e a contabilidade transforma esses dados traduzidos para a folha de pagamento para que tanto o funcionário, quanto a empresa saibam o que foi movimentado no mês.
Ainda no artigo 225 do Decreto 3048/1999, nos incisos I e II, ficam estabelecidas a obrigatoriedade e os detalhes de como fazer a folha de pagamento:
A empresa é também obrigada a:
I – Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos.
Checklist da folha de pagamento
Para elaborar a folha de pagamento deve-se seguir alguns passos fundamentais e a elaboração de um checklist conforme as necessidades da sua empresa pode ajudar bastante. Confira o passo a passo abaixo:
1º passo: Informações cadastrais
– Conferir o CNAE preponderante;
– Conferir a alíquota do RAT x FAP.
Essas informações cadastrais são muito importantes para o momento de apuração dos encargos, por isso, logo no cadastro da empresa deve-se prestar atenção a esses dados.
2º passo: No cartão de ponto
– Apurar os cartões de ponto de todos os empregados;
– Verificar prêmios e gratificações;
– Apurar e ajustar as horas-extras;
– Funcionários que recebem cargo de confiança;
– Comissões;
– Adicional de periculosidade e insalubridade;
– Adicional Noturno.
Com esses dados, o profissional responsável pela folha de pagamento já poderá ter uma base para os eventos que irão constar na folha de pagamento.
3º passo: Afastamento e férias
– Análise dos afastamentos e retornos para o lançamento no mês;
– Verificar se foi enviado para o Esocial ( S-2230);
– Observar as licenças.
Fique atento(a) aos funcionários que estão de férias ou de licença médica, pois esses lançamentos podem interferir no cálculo da folha. É importante que essas informações constem no E-social.
4º passo: Admissões e Rescisões
– Lançamento das admissões e rescisões;
– Verificar se o envio de admissões foi enviado ao E-social (S-2200);
– Verificar se o envio de rescisão foi enviado ao E-social (S-2250 e S-2299).
Essas informações permitem calcular o salário proporcional para os funcionários admitidos no decorrer do mês e verificar os lançamentos dos valores pagos em rescisão para apurar os encargos devidos.
5º passo: Lançamentos de eventos para fechamento de folha
– Calcular e conferir convênios e serviços;
– Conferir pensões alimentícias;
– Exportar o vale-alimentação/refeição;
– Validar o vale-transporte;
– Verificar descontos adicionais;
– Conferir o fechamento e cálculo de INSS;
– Conferir o fechamento e cálculo de IRRF;
– Gerar GFIP para recolhimento do FGTS;
– Enviar os eventos mensais para o E-social (S1200 / S1210 / S1250);
– Fazer o fechamento dos eventos periódicos (S1299).
Quais os principais proventos da folha de pagamento?
A folha de pagamento é composta de diversos proventos, que são valores que o colaborador terá de ganho no mês, seguem abaixo os principais:
- Salário
É o valor devido do empregador ao empregado. Poderá ser fixo caso funcionário seja mensalista ou variável se for horista, em razão do trabalho realizado durante o mês. Esse valor deverá obedecer ao mínimo da categoria e deverá ser consultado através da convenção coletiva.
- Horas extras
Chamada de horas extraordinárias, é o adicional para o empregado pelo tempo além do horário firmado em contrato. A legislação prevê que o colaborador poderá fazer até duas horas extras por dia e esse horário será adicionado de, no mínimo, mais 50% sobre o valor da hora normal.
Mas, como podemos saber qual o valor da hora normal? É bem simples! Vamos pegar o valor do salário do empregado e dividir pela quantidade de horas contratadas. Por exemplo, se o colaborador tem contrato de 220 horas mensais e salário de R$ 1.800,00 ficará assim: 1800/220 = 8,18. Logo, o valor da hora é de R$ 8,18. E, para colocar o adicional da hora extra, basta fazer o acréscimo de 50% sobre o valor da hora.
- DSR – Descanso Semanal Remunerado
De acordo com o artigo 67 da Consolidação das Leis do Trabalho:
“Art. 67 – Será assegurado a todo empregado um descanso semanal de 24 (vinte e quatro) horas consecutivas, o qual, salvo motivo de conveniência pública ou necessidade imperiosa do serviço, deverá coincidir com o domingo, no todo ou em parte.”
A legislação estabelece que a folga ocorra preferencialmente ao domingo e o repouso deve ser de 24 horas, sem possibilidade de divisão desse tempo em horas diárias. O DSR também é pago para horistas e para os colaboradores que tiveram horas extras, comissões, adicionais noturnos. Este valor é calculado da seguinte forma: Valor total do adicional / dias úteis x dias não úteis (domingos e feriados)
Exemplo: O colaborador teve R$ 500,00 de horas extras no mês que teve 25 dias úteis e 5 dias não úteis. Logo, 500/25*5 = 100,00. O colaborador receberá R$100,00 de DSR.
- Adicional de periculosidade
Deverá ser pago ao colaborador que desenvolve atividades que oferecem perigo ao trabalhador. As atividades estão descritas na Norma Regulamentadora 16 do MTE (Ministério do Trabalho e Emprego):
16.2 O exercício de trabalho em condições de periculosidade assegura ao trabalhador a percepção de adicional de 30% (trinta por cento), incidente sobre o salário, sem os acréscimos resultantes de gratificações, prêmios ou participação nos lucros da empresa.
- Adicional de insalubridade
Segundo a CLT no seu Art . 189, “Serão consideradas atividades ou operações insalubres aquelas que, por sua natureza, condições ou métodos de trabalho, exponham os empregados a agentes nocivos à saúde, acima dos limites de tolerância fixados em razão da natureza e da intensidade do agente e do tempo de exposição aos seus efeitos.”
Quem determina quais são os riscos cobertos pelo benefício é a Norma Regulamentadora NR-15.
A quantia é paga conforme a classificação em três diferentes graus insalubres, que geram adicionais distintos na remuneração do empregado. São eles:
- Grau mínimo: adicional de 10%;
- Grau médio: adicional de 20%;
- Grau máximo: adicional de 40%.
O percentual de insalubridade a ser pago é calculado sobre o salário mínimo, enquanto a periculosidade é calculada sobre o salário base.
Quais os principais descontos da folha de pagamento?
- INSS
O desconto do INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) é realizado sobre o valor total da remuneração e nesse passo entram todos os adicionais que incidirem no INSS. Com ele, o trabalhador terá garantia de benefícios da aposentadoria.
Ele é calculado de forma progressiva e descontado diretamente na folha de pagamento. Vale ressaltar que tem um limite de desconto e, caso o trabalhador ganhe mais que o teto (limite máximo), será descontado o valor limite de acordo com a tabela vigente.
- Faltas e Atrasos
As faltas não justificadas pelo trabalhador (faltas que não tenham o atestado ou comprovantes que justifiquem a ausência), poderão ser descontadas do seu salário.
- Vale-transporte
A empresa deve conceder vale-transporte ao funcionário que optar por este benefício, independente da distância que ele percorre de casa para o trabalho e vice-versa, usando o transporte público. Esse desconto é de 6% sobre o salário.
- IRRF
O Imposto de Renda Retido na Fonte é um desconto compulsório sobre o rendimento assalariado. Esse imposto é descontado em folha e o seu cálculo deverá ser feito através da tabela disponibilizada pela Receita Federal.
- FGTS
A empresa é obrigada a depositar o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) até o dia 07 do mês subsequente. O valor corresponde a 8% da remuneração do trabalhador, para que seja utilizado em caso de rescisão. Esse valor não é custeado pelo trabalhador e sim pela empresa, então não deverá ser descontado do empregado.
Ainda podem existir outros descontos como vale-refeição, plano de saúde, entre outros. É importante olhar as variações de cada empresa e os benefícios que serão descontados em folha.
Forma e prazo de pagamento de salários
O pagamento dos salários de mensalistas deverá ser realizado no máximo até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido.
O pagamento do salário deverá ser efetuado em dia útil. Vale lembrar que sábado é dia útil, inclusive para o pagamento de salários, em moeda corrente. O empregado deve ter o contracheque ou holerite assinado e, caso o empregado seja analfabeto, utilizar a impressão digital. Se esse pagamento for realizado através de cheque, a empresa tem que assegurar ao empregado o horário que permita o desconto do cheque.
Dicas para fazer folha de pagamento
Agora que você já sabe a importância da folha de pagamento, trouxemos algumas dicas finais para elaboração dessa documentação.
- Atenção às horas trabalhadas, se a empresa faz o pagamento de horas extras ou se tem o banco de horas formalizado;
- Esteja com os dados dos colaboradores atualizados (nome, endereço, cargo, salário, descontos, benefícios, etc.). A folha de pagamento tem que corresponder à personalização de cada empresa.
- Verifique as principais informações da rotina diária do trabalhador, como faltas, atrasos, horas extras e qualquer outra informação que possa impactar na folha de pagamento do funcionário. A empresa deve ter o seu checklist para realização dessas obrigações envolvidas na confecção da folha de pagamento e seus encargos para mitigar os erros.
- Utilize sistemas para automatizar o fechamento da folha de pagamento. A automatização otimiza o tempo de trabalho dos profissionais envolvidos, além de eliminar erros na hora da elaboração e evitar atrasos e encargos, afinal, quanto maior a quantidade de funcionários, maior o tempo e atenção exigidas do profissional responsável.
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