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Saiba como um software contribui para evitar erros contábeis7 min read

Como otimizar os processos internos e reduzir a carga de trabalho burocrático? Essa questão é recorrente entre os profissionais do mundo fiscal. A boa notícia é que a transformação digital tem gerado soluções bastante interessantes: neste post, vamos conhecer mais sobre os softwares de gestão e como eles ajudam a evitar erros contábeis.

Esses programas agilizam todo os trabalhos relacionados a notas fiscais eletrônicas, por exemplo, e ainda garantem relatórios mais precisos e facilidade na hora de consultar documentos valiosos para o negócio. Sem mais demora, vamos conhecê-los e descobrir como eles combatem erros fiscais recorrentes!

O que é um software de gestão de documentos fiscais?

Esse tipo de solução digital se destina a otimizar o cotidiano dos profissionais de contabilidade, dando prosseguimento à tendência natural de aplicar as inovações tecnológicas ao departamento financeiro. O objetivo principal é registrar as informações e agilizar a consulta.

É importante notar que os contadores lidam tanto com os clientes como com o governo. Desse modo, deslizes podem causar não só danos à reputação entre os consumidores como também comprometer o comprimento das legislações aplicáveis.

Podemos encontrar diferentes opções de programas no mercado, principalmente em relação às notas fiscais eletrônicas. Alguns softwares permitem que os gestores baixem os arquivos XML instantaneamente, outros impedem a manifestação automática, por exemplo.

Além disso, opções mais robustas proporcionam o gerenciamento integral dos arquivos XML, dispensando a necessidade de arquivamento contínuo. Por fim, há opções que dispensam a digitação repetitiva, o que economiza tempo dos profissionais e libera colaboradores talentosos para outras tarefas dentro do negócio.

Quais os erros contábeis mais comuns?

Não utilizar relatórios contábeis para auxiliar no setor financeiro

Os relatórios contábeis são essenciais para qualquer departamento financeiro. Esse tipo de estudo analítico faz com que a companhia gere oportunidades de negócio, inclusive para garantir a relevância futura do negócio. Isso porque eles apontam insights valiosos para ações de longo prazo. Entre os relatórios mais importantes, podemos destacar:

  • acompanhamento de pedidos realizados e registro de clientes;
  • gestão de estoque e alocação de profissionais, em caso de empresas que oferecem consultoria e serviços terceirizados;
  • informações relacionadas ao gerenciamento tributário (clientes que optem pelo Simples Nacional ou Lucro Real, por exemplo);
  • renegociação de contratos por meio da análise de notas fiscais eletrônicas;
  • compliance tributário.

Com as tarefas manuais do cotidiano, principalmente em empresas que investem pouco na automação, o gerente contábil deixa de tomar algumas decisões estratégicas destinadas a honrar as obrigações fiscais no prazo correto. erros contábeis

Um software de gestão fiscal vai manter o registro otimizado dos relatórios contábeis, além de disponibilizar uma consulta rápida a essas informações. Dessa forma, os gestores terão os dados à mão para realizar projeções e delimitar novas metas.

Não escriturar corretamente as notas fiscais

Deixar de registrar efetivamente as notas fiscais, tanto as emitidas como as recebidas, ainda é um problema recorrente no mercado de contabilidade. Isso pode ocorrer por descuido ou até por falta de organização.

Esse erro é especialmente grave por gerar ocorrências como o recolhimento indevido de créditos ou contingências fiscais diversas (como omissão e inexatidão na prestação de informações) nessas notas não escrituras. A boa notícia é que esse tipo de incidente pode ser resolvido com a utilização de um software de gerenciamento. erros contábeis

Assim, um bom sistema de gerenciamento de notas identificará as ocorrências relacionadas a registros falhos e apontar, de forma automática, o valor do montante por meio da escrituração dos arquivos XML. Assim, será fácil captar as informações emitidas contra um determinado CNPJ e realizar a devida validação, cruzando as informações com os dados cadastrados do cliente.

Além disso, caso ocorra alguma inconsistência, tanto na relação com os clientes ou na ligação direta com a Receita Federal, o sistema ajudará os gestores ao apontar possíveis correções desse erro, de forma ágil e prática.

Não automatizar as tarefas

Automatizar as tarefas mais burocráticas relacionadas ao trabalho contábil tem se tornado comum, trazendo otimização a todo o setor. Porém, muitas empresas ainda realizam trabalhos desgastantes por meio de ferramentas ultrapassadas, o que gera uma perda de tempo considerável. erros contábeis

Com o uso de um software que opera por automação, por exemplo, os processos serão realizados com um nível bem maior de agilidade. Em vez de os colaboradores gastarem digitando notas fiscais, com essa modernização da infraestrutura eles podem dedicar seu tempo a tarefas mais estratégicas e desafiadoras do negócio.

Desse modo, ao adotar um software de gestão, a utilização de planilhas e de outros ultrapassados meios manuais é reduzida. Isso porque a automação ainda integra diferentes departamentos e agiliza o repasse de informações contábeis, realizando essa tarefa de forma automática e elevando a produtividade geral.

Como se não bastasse, com a automação contábil todo o controle dos processos internos se torna mais dinâmico. Outro benefício importante é a o salvamento de arquivos na nuvem, que preserva a segurança dos dados e corrige um erro recorrente nas empresas: armazenar arquivos em meios físicos com pouca fiscalização.

Quais são os benefícios de adotar um software?

Melhora o monitoramento financeiro erros contábeis

Realizar o monitoramento financeiro de forma puramente manual é uma prática obsoleta. Além disso, o contador pode acabar se confundindo com o ritmo de entradas e saídas de notas, o que pode influenciar negativamente a análise de resultados.

Um software de gestão vai garantir uma melhoria considerável no monitoramento das rotinas e obrigações contábeis, porque será mais fácil atualizar os dados internos e melhorar todo o processo de tomada de decisão. erros contábeis

Reduz os custos da empresa

Quanto maior for a movimentação contábil e financeira de uma companhia, maior se torna a necessidade de mão de obra para que as atividades sejam realizadas de forma correta, certo?

Não exatamente! Com a adoção de uma solução fiscal de ponta, é possível reduzir os custos de forma significativa. Os softwares passarão a realizar algumas das tarefas de forma automática, o que vai garantir que os seus colaboradores possam se concentrar em inovação e geração de oportunidades.

Os erros humanos também vão ser eliminados, resultando em menos trabalho para todo mundo. Isso vai garantir uma melhoria considerável na produtividade geral e na motivação dos próprios profissionais, que se sentirão valorizados — já que eles não terão uma carga tão grande de trabalho burocrático.

Acompanha indicadores e relatórios relevantes erros contábeis

Você quer saber quais foram os resultados da sua empresa ou do setor que gerencia em determinado período? Com um software de alto nível, isso é feito em pouco tempo, o que permite a checagem de metas e possíveis mudanças de curso em sua estratégia.

A ferramenta digital possibilita levantar dados relevantes sobre o negócio e tomar decisões mais precisas. As melhores opções do mercado utilizam indicadores de desempenho, inseridos e calculados de forma automática, gerando análises minuciosas em tempo real.

Percebeu como os softwares ajudam a evitar erros contábeis e aumentar a produtividade dos seus colaboradores? Muitos gestores sempre se queixam de que as tarefas operacionais nunca deixam tempo para a inovação: soluções digitais aplicadas à contabilidade removem toda a carga desnecessária de trabalho manual e garantem que os colaboradores possam se concentrar nas atividades-fim.

Gostou do conteúdo e quer saber mais sobre outras tarefas indispensáveis para o contador? Então, leia agora mesmo o nosso post sobre tudo o que você precisa saber sobre as obrigações fiscais!

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