O arquivo XML é uma solução tecnológica bastante eficaz no mundo dos profissionais da contabilidade. Sua existência, além de trazer segurança, evita a aplicação de multas por parte dos órgãos responsáveis.
Não ter o arquivo XML pode trazer alguns problemas, contudo, se algo acontecer com ele, é possível resgatar o documento. Em outras palavras, podemos recuperar o arquivo XML de algumas formas sem prejudicar a empresa.
Neste post, conheceremos boas práticas para resgatar XML, por meio dos conhecimentos do supervisor de suporte da Sieg, Anderson Frederick, e da analista de suporte, também da Sieg, Camila Alves. Confira a seguir!
O arquivo XML da NF-e
Desde 2005, a nota fiscal eletrônica é uma realidade brasileira, transformando o processo de emissão de notas fiscais. Isto quer dizer que o procedimento ficou mais rápido e menos burocrático, facilitando a vida das empresas.
Quando salvamos a nota fiscal, ela fica armazenada eletronicamente em um arquivo do tipo XML. Para certificar e garantir a sua validade, é utilizada uma assinatura digital.
Deve-se salientar que o XML precisa obedecer um padrão nacional de escrituração fiscal e que seu envio ao comprador é obrigatório. Além dessa obrigação, o XML deve ser armazenado por, no mínimo, cinco anos — tanto pelo comprador como pelo fornecedor.
Atenção: quando é feito o download da nota fiscal, automaticamente, são fornecidos dois arquivos: PDF e XML. Na maioria das vezes, as empresas enviam para seus clientes apenas o arquivo PDF e armazenam o XML.
Os dados do XML
Na nota fiscal, seja em PDF ou no arquivo XML, ficam contidas as seguintes informações:
- dados da NF-e, desde modelo, número, data de emissão — até a data de saída e entrada e valor total;
- dados do emitente, tais como nome e razão social, CNPJ, inscrição estadual, e outros;
- dados do destinatário, como endereço e inscrição estadual;
- dados dos produtos e serviços — unidade comercial, quantidade, valor;
- dados relativos ao ICMS;
- dados do transporte;
- dados de cobrança e;
- algumas informações adicionais, como dados de interesse do contribuinte.
A Importância do arquivo XML
Já sabemos que o documento de XML tem validade fiscal e que deve ser armazenado por um período mínimo, afinal, o fato de não armazená-lo pode acarretar autuações e multas, no caso da empresa.
Ele também serve para comprovar a posse sobre determinado bem adquirido ou serviço contratado. Além disso, os detalhes sobre qualquer transação realizada podem ser verificados por meio desses arquivos.
Perder Nota Fiscal
Mesmo sabendo da importância da nota fiscal, é bastante comum escutarmos que alguém a perdeu, já que muitas pessoas confundem os arquivos.
Entretanto, como foi dito anteriormente, não armazenar tais notas é bastante grave, pois as multas podem ser graves se houver uma fiscalização da Receita Federal. De acordo com a legislação brasileira, a NF-e precisa ser arquivada por no mínimo cinco anos, mais o ano vigente, totalizando seis anos.
As consequências de perder a nota fiscal
Ao perder tais documentos, a empresa fica exposta à autuações e poderá pagar multas que podem ultrapassar mil reais por documento perdido. Além das multas, de acordo com a lei 9.964, de 10 de abril de 2000, também poderá ser aplicada a pena de dois a cinco anos de reclusão.
Como resgatar XML
Depois de vermos a importância do armazenamento do XML e as consequências em caso de perda, chegou a hora de conhecer como podemos resgatar XML e, desta maneira, ficarmos livre de possíveis punições. Confira!
1. Resgatar XML Manualmente
- Com o certificado da empresa, tenha o DANFE sempre em mãos, acesse o site da Nota Fiscal Eletrônica;
- digite a chave de acesso no campo informado — é necessário informar o número de 44 dígitos presente no DANFE;
- digite o código de acesso da imagem do site, para confirmar que não é um robô e;
- faça o download do XML.
Esta maneira de resgatar XML é forma manual e deve ser feita uma a uma, em caso de recuperação de mais de um arquivo. Todos os arquivos gerados são documentos fiscais com validade jurídica.
2. O que fazer para evitar perder o XML
Mas se você não quer correr riscos de ficar sem o XML, a melhor solução é investir em um software de gestão que armazene os arquivos de maneira otimizada, como o NFE SIEG que armazena todas as notas em ambiente seguro, podendo ser apresentadas e consultadas a qualquer momento.
Porém, é necessário ter cuidado, pois muitos programas baixam a nota fiscal eletrônica e realizam a manifestação do destinatário de maneira automática, dando a informação de transição sem realizar a devida conferência.
Assim, a indicação é investir em uma solução que forneça relatórios customizados, baixe as notas fiscais eletrônicas sem manifestar o destinatário, organize por CNPJ, por data e que mantenha tudo na nuvem, a fim de evitar o consumo de espaço no computador — além de poder ser acessado de qualquer lugar.
3. Tempo para resgatar o XML perdido
Existe uma regulamentação quanto à necessidade de guardar este documento, que é de seis anos, como dito anteriormente. No cofre SIEG, é possível capturar os documentos de forma automática até 90 dias ou informando a chave do documento a ser capturado, neste caso NF-e ou CT-e, considerando também a disponibilidade desse documento para captura.
Outra vantagem apresentada pelo software da SIEG é a possibilidade de baixar e organizar as notas fiscais antigas por meio das chaves de acesso.
Como vimos no artigo, é possível resgatar XML perdido de forma manual, como no passo a passo apresentado anteriormente. Mas a indicação é a utilização de um software de gestão, que organize e baixe os arquivos.
O NFE SIEG é indicado para realizar estas ações por apresentar soluções inteligentes, como o armazenamento em nuvem e baixar as notas fiscais eletrônicas sem manifestar o destinatário.
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