Muitas vezes, é difícil visualizar a situação concreta da estrutura patrimonial de uma empresa. Seja pela coleta ineficiente de dados ou por prestações de contas mal realizadas, são muitos os fatores que acabam contribuindo para a desconfiança dos clientes. Portanto, neste post, vamos conhecer a importância do desenvolvimento de relatórios contábeis.
Também conhecidos como informes, esses relatórios foram conquistando terreno com a evolução e na integração das práticas gerais da contabilidade no cotidiano das organizações. Esses documentos servem diretamente à otimização do gerenciamento fiscal e ao aumento de produtividade.
Ajudam, ainda, os gestores a verificar a estrutura financeira geral da empresa, possibilitando a tomada de decisões mais embasada por esses profissionais. A seguir, vamos conhecer melhor os relatórios contábeis e sua importância. Confira!
O que são os relatórios contábeis?
De modo geral, os relatórios são documentos, emitidos pela empresa, com o objetivo de relatar todos os dados colhidos pelos setores de contabilidade das companhias. Eles possibilitam que o público avalie a situação da instituição, verificando o nível geral de gestão do negócio.
Nesses documentos, constam informações relevantes e dados técnicos como:
- despesas e valores;
- custos gerais;
- informações sobre tributos, encargos e impostos devidos;
- receitas obtidas.
O período de produção dos relatórios varia de acordo com as normas internas dos empreendimentos: pode ser mensal, trimestral ou até mesmo anual. Para facilitar o acesso, essas informações podem ser impressas ou digitalizadas.
Quais são os tipos?
Os relatórios se dividem em duas categorias: podem ser de natureza obrigatória e não obrigatória. Os documentos do primeiro tipo são também conhecidos como demonstrações financeiras e são exigidos por lei. Alguns deles são:
- Balanço Patrimonial (BP);
- Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
- Demonstração das Origens e Aplicações de Recurso (DOAR);
- Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA).
Essas demonstrações financeiras, por se tratarem de importante fonte de informação sobre a situação financeira e patrimonial de uma empresa, fornecidas ao público externo, costumam ser analisadas com cuidado pelos acionistas do mercado de capitais, fornecedores, instituições financeiras, órgãos governamentais e clientes.
Com o propósito de gerar informações para um grupo heterogêneo de usuários, as demonstrações contábeis são importantes para atender demandas específicas, de acordo com o interesse de cada um. Para entender melhor a importância das informações relativas aos relatórios obrigatórios, podemos compreendê-los como uma prestação de contas à sociedade.
Já os relatórios não obrigatórios são aqueles não exigidos diretamente pela legislação — o que não quer dizer que não sejam importantes. Também conhecidos como relatórios gerenciais, geralmente têm circulação restrita à própria empresa.
São especialmente relevantes para a tomada de decisões dos gestores contábeis, já que suas informações influenciam diretamente em questões como:
- nível de redução de custos;
- aspectos tributários;
- qualidade dos investimentos realizados.
Entre os relatórios contábeis não obrigatórios mais importantes utilizados pelas companhias estão o Demonstrativo do Valor Adicionado (DVA) e o Demonstrativo do Fluxo de Caixa (DFC). Um detalhe importante é que este último é obrigatório para empresas com patrimônio líquido superior a R$ 2 milhões.
Qual é a importância dos relatórios contábeis?
A função primordial da elaboração desse tipo de documento é fornecer a cada um de seus leitores, sejam colaboradores da companhia ou observadores externos, informações relevantes sobre a situação financeira da companhia e auxiliar os gestores contábeis.
Esses documentos são detalhados e abrangem os mais diversos aspectos de uma instituição, passando pela diretoria, pelos gerentes e supervisores, pelo setor de recursos humanos e até pelo conselho administrativo. Daí decorre a importância de uma boa elaboração e de dados precisos.
Cabe ao setor contábil de uma instituição gerar um produto que possibilite ações mais embasadas, com o propósito de atender aos objetivos dos clientes, dos colaboradores e dos investidores. O produto gerado é, efetivamente, o relatório contábil, rico em informações sobre a estrutura patrimonial da empresa.
O documento permite uma análise minuciosa do desempenho e o estabelecimento de planos para o futuro. As demonstrações contábeis, por exemplo, evidenciam a situação atual do patrimônio e o resultado direto das ações de gerenciamento — fornecendo, assim, informações para viabilizar sua evolução.
Assim, com análise e verificação das informações mais essenciais à empresa em cada relatório, é possível encontrar e oferecer estratégias mais bem desenvolvidas e soluções que atendam às necessidades mais urgentes e atuais de todo o negócio.
Os relatórios podem ser definidos, em suma, como o produto final de um trabalho otimizado de contabilidade. São submetidos a análise por parte de profissionais de alto nível e servem como estímulo para a discussão saudável de ideias e opiniões.
Como a tecnologia pode ajudar?
Para elaborar relatórios eficientes, é necessário coletar dados dentro da organização. Com a adoção de softwares contábeis de ponta, os gestores podem otimizar seus relatórios e automatizar a execução dos processos diários da companhia.
A automação contábil gera benefícios e vantagens competitivas já no curto prazo, já que alivia o trabalho repetitivo dos colaboradores, gerando maior valor agregado à empresa. Isso é especialmente relevante em relação aos relatórios.
Com as informações concentradas, o departamento fiscal da companhia passa a ter acesso a relatórios gerenciais que possibilitam ao gestor um maior nível de agilidade e conhecimento para o processo de tomada de decisões.
É importante notar que os melhores softwares de gestão são personalizados e modulares, permitindo adquirir módulos e customizá-los de acordo com as necessidades da companhia e do ramo em que está inserida.
Além disso, a informatização reduz o tempo necessário para o cálculo e o pagamento de impostos, além de gerar eficiência para o processo contábil geral. Investir em tecnologia proporciona aos gestores e colaboradores a possibilidade de focar em atividades mais estratégicas, se concentrando no core business.
Como vimos no post, os documentos contábeis são de fundamental importância para as companhias, pois servem de direcionamento para diferentes tipos de usuários, tanto externos como colaboradores internos.
Servem também para a avaliação de investidores e como prestação de informações aos clientes e órgãos governamentais. Para agilizar o gerenciamento do setor fiscal, as demonstrações financeiras proporcionam uma visualização do negócio como um todo.
Os relatórios contábeis demandam trabalho, mas a tecnologia pode ajudar os gestores e os profissionais fiscais da empresa a coletarem e analisarem dados de forma mais otimizada.
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