O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi criado em 2007. Desde então, vários projetos de informatização são adotados. Eles consolidam um grande ambiente de cumprimento das obrigações fiscais e sociais por parte das empresas. Dessa forma, a Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma dessas inovações. As dúvidas, no entanto, são muitas. Uma delas é a respeito da ECD para Simples Nacional.
Assim, a ECD permite que vários documentos fiscais sejam enviados por um sistema informatizado. Logo, você sabe quais são esses arquivos, quem está obrigado a enviá-los e como essas obrigações afetam optantes do Simples Nacional? Portanto, é o que explicaremos neste post. Confira!
O que é a Escrituração Contábil Digital?
A escrituração Contábil digital (ECD) entrou em vigor em 2014, como um braço do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). De modo que ela tem como objetivo a substituição da escrituração contábil em papel para arquivos eletrônicos.
Aliás, três tipos de documentos que devem ser remetidos ao Fisco pela ECD:
- O Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
- Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
- Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Por meio da ECD, todo o processo desde a escrituração de documentos contábeis até o balanço patrimonial da empresa (a conclusão da contabilidade) ocorre em ambiente digital.
Ainda mais, finalizados esses procedimentos, é possível, em seguida, transmitir os dados para o repositório nacional SPED. Dessa forma, as informações são disponibilizadas simultaneamente para os órgãos de registro, responsáveis por autenticar os livros contábeis.
Por exemplo, são obrigadas a entregar a ECD:
- Pessoas jurídicas sujeitas à tributação do imposto sobre a renda com base no lucro real;
- Pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;
- Pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012;
- Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.
Por fim, a ECD deve ser enviada até o último dia útil do mês de maio do ano subsequente ao ano-calendário referente à escrituração.
Quais são as regras do ECD para Simples Nacional?
Nada impede que, por opção, as organizações não enquadradas na lei possam utilizar esse mesmo mecanismo. Bem como é o caso das empresas do Simples Nacional, que estão desobrigadas do envio.
Nesse sentido, há uma ocasião que obriga empresas optantes pelo Simples Nacional a entregar a ECD. Ou seja, é o caso daquelas que recebem aportes de capital de terceiros, como os investidores-anjo.
Assim, as empresas do Simples que recebem aportes de terceiros, ao adotar a transmissão dos documentos pela ECD, ficam desobrigadas de apresentar o Livro Caixa, o Livro Diário e o Livro Razão.
Logo, qualquer empresa que não seja obrigada pode se beneficiar do sistema ECD. Desse modo, antes de falar sobre as vantagens disso, vale destacar que a perspectiva é de que em breve a ECD seja obrigatória para as demais categorias empresariais, contemplando, também, as optantes pelo Simples Nacional.
Contudo, de acordo com a Receita Federal, os benefícios práticos da ECD para o país englobam questões administrativas, tais como:
- Uniformização dos dados que os contribuintes de todos os estados transmitem;
- Simplificação da fiscalização feita pelo poder público;
- Agilidade no acesso às informações;
- Aumento da produtividade dos auditores-fiscais; e
- Redução do “Custo Brasil”.
A eliminação do uso de papel é outro aspecto que gera vantagens econômicas e ambientais, além de facilitar o cruzamento e o processamento de informações. Além disso, na rotina das empresas, observam-se os seguintes benefícios:
- mitigação de erros;
- redução de custos no longo prazo;
- agilidade;
- facilidade de acesso à informação;
- ganho de tempo;
- diminuição do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas;
- possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão;
- disponibilidade de cópias autênticas e válidas da escrituração para usos distintos e concomitantes.
Quais são os cuidados necessários em relação à entrega da ECD?
A princípio, mesmo com os benefícios destacados, é importante ter cuidado com o controle das informações que serão utilizadas na emissão da ECD. Logo, com isso em mente, Antônio Sofia, Diretor da Contábil Guararapes e profundo conhecedor do mercado contábil, destaca que o contribuinte que conta com um serviço terceirizado de contabilidade deve entregar seus documentos de forma clara e de fácil compreensão todos os meses.
"Para isso, o empresário deve ter a preocupação em manter um bom software, que permita gerenciar suas operações, sejam elas financeiras, operacionais ou de faturamento"
Dessa forma, a empresa contábil não terá dificuldades em entender as operações informadas e pode executar a contabilidade de forma transparente e sem erros. Além disso, outra boa prática indicada por Antônio Sofia é a de que os contadores busquem sempre se atualizar nesse mercado tão volátil.
"É importante que o profissional contábil esteja por dentro das novas exigências fiscais e adaptado ao uso de ferramentas digitais para o correto preenchimento e entrega no prazo da ECD".
Bem como, somando mais de 30 anos de experiência no setor, Antônio ressalta que a atualização constante dá ao empresário o subsídio necessário para que ele “se oriente no mercado e o ajude a visualizar melhores oportunidades de negócio.”
Como softwares podem ajudar empresas a adotar a ECD?
As empresas, como demonstramos, têm muito a ganhar ao utilizar o novo sistema. A ECD para Simples Nacional, por exemplo, se adotada em conjunto com softwares específicos, tem potencial para aprimorar toda a gestão contábil e fiscal da empresa, reduzindo custos e aumentando a produtividade.
Manter o cumprimento de obrigações acessórias em dia possui um custo elevado. Apenas com a execução dessas exigências (sem considerar os valores efetivamente pagos em tributos) as empresas brasileiras gastam, em média, 1,5% do faturamento por ano.
No entanto, as despesas não se limitam a esse aspecto. As empresas no Brasil são as que dedicam mais tempo para fazer a gestão de tributos: 2 mil horas anuais, em média, de acordo com o relatório Doing Business, elaborado pelo Banco Mundial.
É um tempo muito superior ao registrado em qualquer país. A média da América Latina é de 332 horas. Entre países-membros da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), a média é de 160 horas.
Ao colocar no papel, você verá que, somando tudo, a conta é alta. Isso porque ela considera a necessidade de contratação de profissionais apenas para fazer procedimentos burocráticos.
A automação por meio de softwares reduz o tempo de processamento dos dados. Além de permitir que os profissionais atuem em atividades mais estratégicas e eficientes para o negócio.
Além disso, a automação funciona como um mecanismo para diminuir o impacto da carga tributária sobre as finanças. Mais do que facilitar o envio das informações pela ECD, a automação, se adotada por sistemas ágeis e funcionais, garante uma série de outras vantagens, como:
- geração de relatórios automáticos;
- captura automática de documentos fiscais;
- elaboração de relatórios customizados;
- funcionalidades adicionais alinhadas à rotina gerencial contábil e fiscal.
