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gerenciar documentos fiscais

5 dicas para gerenciar documentos fiscais de forma eficiente

Gerenciar documentos fiscais sempre foi uma ação de suma importância para as empresas, pois as mantem livre de problemas com a Receita Federal, além de garantir que toda a parte fiscal esteja organizada.

Com um gerenciamento de arquivos fiscais eficiente, como separar as notas por ano, mês, por emitente e destinatário, além da eliminação de trabalhos repetitivos, é possível otimizar o seu trabalho, dispondo de mais tempo livre para outras atividades. Agora que você entende a importância da gestão eficiente desses documentos, acompanhe cinco dicas selecionadas criteriosamente pela equipe SIEG. Boa leitura!

Organize as notas fiscais de forma eficiente

Na hora que surgir uma fiscalização, e o fiscal solicitar uma nota específica de determinado período, você não vai precisar perder muito tempo para revolver vários arquivos atrás desta nota. Ou, se a empresa estiver passando por uma auditoria interna, uma auditoria de estoque, por exemplo, e você precisa recorrer a um documento, você também não perderá tempo. A primeira dica é investir em organização em seu setor fiscal.

Tenha um espaço próprio para o armazenamento dos arquivos

Existem diversos softwares no mercado que podem ajudar, como One Drive, Google Drive, iCloud, Dropbox, para armazenar os documentos fiscais. Mas também é importante buscar maneiras de sistematizar seus processos. Por exemplo, ao fazer o upload manual de seus arquivos para esses serviços, você gasta tempo, ou, pode acabar esquecendo algum arquivo específico, então o ideal é automatizar esse processo também. Um bom software, além de organizar os documentos para você, poderá também armazená-los na nuvem. Escolha um sistema próprio para seu setor fiscal.

Restrinja acesso aos documentos fiscais

Toda empresa, seja ela de contabilidade ou não, precisa ter uma política de segurança na área de informática, e nos acessos aos seus arquivos.  Então a partir do momento que você deixa qualquer pessoa acessar os arquivos XML, sua empresa corre riscos. É muito importante que esses documentos estejam separados, e somente pessoas autorizadas e qualificadas para poder manusear esses arquivos tenham acesso a eles, assim evitando perdas e exclusões. Gerenciar documentos fiscais

Faça a categorização dos documentos fiscais

É um erro bastante comum unir NF-e com NFS-e, ou entrada com saída. Infelizmente, esse tipo de falha pode acabar custando muito caro. Imagine, então, transmitir uma informação errada. Além de você organizar seus arquivos, por CNPJ, por ano, mês e inscrição estadual, é importante também separar por categorias. Se se sua empresa trabalha com NFC-e, NF-e, CT-e, NFS-e, é necessário criar uma separação. Então é preciso gerir estes arquivos de forma diferente, e dependendo da necessidade, organizá-los de forma diferente.

Cuidados com a temporalidade

É de extrema importância manter os arquivos fiscais salvos por cinco anos ou mais. Isso deve ser monitorado com frequência, se realmente todos estes arquivos estão arquivados de maneira correta e se estão com o prazo em dia. Atualmente, existem maneiras de controlar esses processos de maneira automática, assim evitando multas.

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Gostou das dicas? Então temos mais uma pra você aqui: Investir em um software de gestão que organize e armazene os arquivos de maneira otimizada, como o NF-e SIEG, é de suma importância, pois ele armazena todas as notas em ambiente seguro, podendo ser apresentadas e consultadas a qualquer momento, da maneira que você preferir.

Acaso tenha interesse, solicite aqui uma demonstração grátis do software, e veja como ele poderá aperfeiçoar o seu trabalho.

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