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Como salvar arquivos em nuvem? Veja se isso é realmente seguro!6 min read

Com o avanço da tecnologia, muitas empresas dependem de arquivos digitais como documentos importantes do seu negócio e dos seus clientes. Por isso, esses dados devem ser armazenados de forma segura, evitando perda e vazamento de informações. Salvar arquivos em nuvem é um método que vem se tornando cada vez mais popular entre os usuários.

Neste artigo, trouxemos as principais informações sobre o armazenamento em nuvem, analisando as suas vantagens e a segurança. Acompanhe!

O que é o armazenamento em nuvem e quais as suas vantagens

O armazenamento em nuvem é um modelo derivado da computação em nuvem, que armazena os dados do usuário na internet em um servidor fornecido pelo provedor do serviço. Veja, a seguir, as principais vantagens desse serviço.

Liberação de espaço físico e no computador

Muitas empresas precisam guardar documentação dos funcionários, informações sobre fornecedores de produtos, notas fiscais, entre outros. Isso pode ser facilitado pela digitalização de papéis, o que desocupa espaço nos arquivos do escritório.

Mesmo digitalizados, os arquivos vão se acumulando e, com o tempo, a memória dos computadores fica lotada. Assim, salvar arquivos em nuvem evita a sobrecarga das máquinas, permitindo que elas possam funcionar até o máximo da eficiência delas.

Redução de custos

Existem serviços gratuitos que fornecem aos usuários uma capacidade de armazenamento suficiente para guardar os dados pessoais. Já para empresas, mesmo a contratação de serviços pagos gera economia. Isso porque a aquisição de estruturas para arquivo, a destinação de mão de obra para isso e até mesmo a aquisição de HDs externos acabam saindo mais caro.

Outra economia que é propiciada é a ausência de manutenção dos servidores, já que isso é de responsabilidade da empresa que fornece o software. Esse é mais um fator positivo.

Facilidade de acesso

Após salvar arquivos em nuvem, você pode acessá-los a qualquer momento, de qualquer lugar e por meio de qualquer dispositivo. Isso pode facilitar, por exemplo, a conferência de estoque e a realização de inventário, já que não é necessário imprimir alguma lista para isso.

Como há acessibilidade do software por meio de dispositivos móveis, como tablets e celulares, os dados importantes ficam disponíveis na palma da mão. Isso otimiza os processos internos à medida que as atividades podem ser executadas de maneira mais dinâmica.

Isso é possível graças à preocupação dos desenvolvedores em criar aplicativos específicos ou em tornar os sites mobile friendly. Dessa forma, o usuário não tem sua experiência prejudicada.

Facilidade de envio

O envio de documentos também é facilitado pelo armazenamento em nuvem porque, com os dados organizados no software, é mais prático encontrar o arquivo certo para mandar para colegas ou clientes. Isso torna a comunicação mais eficiente e evita atrasos de respostas.

O sistema de armazenamento de dados nos servidores também possibilita o compartilhamento simultâneo online de arquivos. Esse é outro fator que agrega dinamismo à empresa porque, com isso, não há necessidade do envio de memorandos e avisos sobre atualização de documentos.

Assim, também é possível que vários funcionários trabalhem simultaneamente em um documento sem que estejam necessariamente no mesmo espaço físico. Os softwares desse tipo contam com um chat que permite a comunicação entre as pessoas que estão realizando o trabalho. Além disso, todas as alterações são registradas devidamente, mostrando os autores das edições.

Organização

O volume de documentos acumulados por uma empresa é muito grande, principalmente quando se trata do setor financeiro ou contábil. Por isso, muitas vezes, é comum que notas fiscais ou informações tributárias acabem se perdendo ou que o tempo para serem encontradas seja muito grande.

Já com o armazenamento online, o tempo pode ser utilizado para outras atividades, porque uma busca rápida já é capaz de encontrar qualquer informação.

Esse é um método seguro de salvar dados?

Mesmo com a popularização da computação em nuvem, ainda há pessoas que têm receio de usar esse modelo de armazenamento devido à segurança. No entanto, é possível afirmar que a proteção dos dados online é ainda maior do que de maneira usual.

Um dos fatores que influenciam a segurança é a criptografia das informações, que impede que um hacker que tente invadir os servidores consiga visualizar os arquivos salvos. Com isso, a perda ou o furto dos dispositivos físicos não expõem as informações da empresa.

O acesso só pode ser feito pelo usuário autenticado com senha correta. Dessa forma, o controle de pessoal que pode acessar os documentos é mais rígido do que seria de forma física. Isso impede que ocorram irregularidades decorrentes do uso de informações confidenciais por pessoal não autorizado.

A segurança é otimizada, ainda, pela utilização de softwares de proteção pelos sistemas de armazenamento em nuvem. Essa proteção é sempre atualizada e age automaticamente contra ameaças internas, como vírus, malwares e softwares espiões.

Muitas empresas sofrem com a defasagem de backups de seus arquivos digitais devido a problemas como quedas de energia e erros sistêmicos. Salvar arquivos em nuvem torna a recuperação de arquivos muito mais segura, porque o backup é feito de maneira automática — e o fantasma da perda de dados é afastado da gestão.

salvar arquivos em nuvem

Como salvar arquivos em nuvem?

Para salvar os arquivos da sua empresa em nuvem, primeiramente, é necessário escolher uma empresa que seja especialista no assunto e que ofereça todos os requisitos que cumpram as suas demandas.

Esse é o caso do Cofre Sieg, que é um sistema que permite armazenar diversos tipos de arquivos, desde XML de NF-e e CT-e até planilhas, backups, imagens, PDFs e documentos fiscais. Por isso, ele é ideal para facilitar o gerenciamento das atividades de contabilidade.

Com o Cofre, seus arquivos ficarão armazenados no maior data center do mundo, o AWS Amazon. Assim, o sistema conta com uma rígida segurança e backups regulares são realizados. Além disso, como os dados são armazenados em vários servidores diferentes, a localização de milhares de notas fiscais é feita de maneira ágil, em questão de segundos.

Pronto! Agora você já sabe como salvar arquivos em nuvem é vantajoso e pode trazer diversos benefícios para a sua empresa. Lembre-se de que os serviços de referência na área são muito confiáveis e contam com segurança digital de ponta.

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