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5 vantagens de armazenar documentos online em pequenas empresas!7 min read

A esta altura, a maioria dos gestores já reconhece a importância de armazenar documentos online. Afinal, essa solução digital praticamente elimina a necessidade de amplo espaço físico para o armazenamento de arquivos e ainda otimiza a segurança dos seus documentos.

Apesar disso, muitos empreendedores ainda têm dúvidas quanto à sua aplicação para pequenas empresas, bem como às diversas opções disponíveis hoje no mercado. Pensando nisso, neste post vamos falar mais sobre essa tecnologia, conhecer os seus principais benefícios e apresentar a melhor plataforma da atualidade. Continue lendo para conferir!

Como funciona o armazenamento em nuvem?

Também conhecido como cloud computing, esse é um modelo de computação que armazena dados na internet com a utilização de um provedor específico, que gerencia e opera diretamente a conservação física desses dados repassados.

Em geral, o serviço de armazenamento na nuvem opera sob demanda. Seu principal diferencial é o de servir como uma alternativa valiosa à aquisição definitiva de equipamentos e de toda uma estrutura de armazenamento de dados — algo geralmente complicado para pequenas empresas.

Assim, com a possibilidade de armazenar documentos online, você obtém um ganho considerável em agilidade. Isso porque o acesso ilimitado aos dados pode ser realizado a qualquer momento e a manutenção fica por conta da empresa que fornece a tecnologia.

Outro fator bastante considerado na hora da contratação é a segurança, principalmente quando o serviço é disponibilizado por gigantes do mercado. Essas companhias contam com alguns dos melhores profissionais quando o assunto é cloud computing, o que garante aos gestores que seus dados estarão bem protegidos.

Quais são as vantagens de se armazenar documentos online?

Já mencionamos a segurança como um dos principais diferenciais da cloud computing, mas ela não é o único. Vejamos, a seguir, alguns outros benefícios mais específicos.

1. Liberação de espaço

Contadores precisam lidar o tempo todo com documentação, além do trabalho diário com informações sobre fornecedores de produtos, notas fiscais eletrônicas, relatórios contábeis, entre outras tarefas.

Todo esse trabalho é facilitado pela digitalização dos arquivos, que já libera considerável espaço físico nos escritórios. Porém, ainda que digitalizada, essa documentação vai se acumulando e lotando os discos rígidos dos computadores e dispositivos destinados ao seu armazenamento.

Ao salvar os arquivos diretamente na nuvem, por outro lado, você evita a sobrecarga nesses equipamentos, que poderia comprometer até a capacidade de processamento dos computadores.

Podemos afirmar, então, que armazenar documentos online libera dois tipos de espaço na empresa: o físico e digital. E isso é especialmente importante para pequenas empresas, que não contam com tantos metros quadrados disponíveis quanto as companhias de grande porte.

2. Redução de custos

Com a possibilidade de salvar os arquivos na nuvem, a empresa não precisa de tanto espaço físico para operar. Além disso, os seus gestores não precisarão adquirir equipamentos como HDs externos, pendrives e outros dispositivos de armazenamento.

Essa é outra característica que beneficia especialmente as pequenas empresas. Afinal, com uma taxa paga a uma companhia que gerencie os servidores online, é possível economizar de forma significativa — e esse dinheiro extra pode ser aplicado na melhoria de outras áreas do negócio.

3. Facilidade de envio e acesso

O envio de documentos também é facilitado com a solução em nuvem. Isso porque, com os dados bem organizados dentro da rede, é bem mais prático acessar os arquivos certos para enviar aos clientes ou mesmo ao governo. Todo esse processo otimiza a comunicação e agiliza a transmissão de informações.

Além disso, a gestão de documentos online garante que eles possam ser acessados de qualquer lugar. Assim, você ou os seus colaboradores conseguem ler relatórios contábeis e demonstrativos financeiros, por exemplo, de forma otimizada, tanto em computadores como em dispositivos móveis, como celulares e tablets.

4. Redução da burocracia

A gestão da documentação própria da empresa é um assunto muito sério, principalmente para companhais que lidam diretamente com responsabilidades como obrigações fiscais, apuração de impostos e entrega de balancetes. Justamente por isso, todas as tarefas envolvidas exigem uma série de etapas para evitar erros e fraudes.

A boa notícia é que, com a facilidade de armazenar documentos online por meio da nuvem, essa consulta também se torna mais ágil. Imagine, por exemplo, que você precisa recuperar um arquivo, mas dispõe de poucas horas para isso. Além de tudo, você ainda não se encontra dentro da empresa.

Uma situação preocupante como essa deixa de ser um problema com o gerenciamento na nuvem: o acesso remoto facilita a vida daqueles colaboradores que estão em campo, proporcionando respostas e soluções em poucos cliques.

5. Mais organização

Como já dissemos no tópico anterior, o trabalho de contabilidade gera uma extensa documentação. É comum, por exemplo, que notas fiscais ou informações tributárias imprescindíveis acabem se perdendo em meio a tanta demanda. Assim, os colaboradores têm que se deslocar de trabalhos mais estratégicos para se juntar à busca de determinados arquivos, atrasando todo o cronograma da empresa.

Com a organização proporcionada pelo armazenamento online, no entanto, todo esse transtorno causado por documentos físicos perdidos deixa de existir.

armazenar documentos online

Qual é a melhor opção do mercado?

A plataforma AWS (Amazon Web Services) é hoje a opção mais robusta em se tratando de armazenamento de dados e ambientes em nuvem. Ela oferece diversos benefícios para as empresas, que vão muito além da simples redução de custos com a infraestrutura de TI. Vamos conhecê-los?

Ganho em escalabilidade

A AWS oferece serviços acessíveis, independentemente do porte do negócio. Um dos grandes ganhos em optar por essa plataforma é que esse serviço cresce de acordo com as suas necessidades — se a empresa se expande, é possível obter planos melhores, tudo de acordo com a demanda.

Além disso, o servidor em nuvem AWS oferece acesso facilitado por meio smartphones, tablets ou computadores de mesa. É possível, também, alterar aspectos da infraestrutura física na nuvem com apenas alguns cliques.

Relação de custo-benefício

Além da possibilidade de expandir junto do seu negócio, a AWS não estipula preços mínimos fixos para a contratação. Isso porque todas as funcionalidades fornecidas são cobradas por hora utilizada. Desse modo, é possível ter um controle melhor do que foi consumido.

Você pode elevar ou diminuir a capacidade computacional de acordo com as suas demandas, e pagar somente pelas taxas especificadas. Assim, sem grandes compromissos de longo prazo, os usuários podem se planejar financeiramente para investir o excedente em outras tecnologias, por exemplo.

Segurança

Os serviços da AWS oferecem ainda recursos avançados de segurança, fazendo jus a todo o poderio da multinacional. Entre suas principais medidas de proteção, podemos destacar:

  • acesso a especialistas durante 24 horas por dia e 7 dias por semana em caso de falhas;
  • firewall embutido, que pode restringir o acesso de acordo com a escolha do gestor;
  • serviços de rastreamento de acesso, que possibilitam identificar usuários mal-intencionados;
  • armazenamento e utilização de dados criptografados.

Confiabilidade

Sem dúvida, a Amazon é hoje uma das maiores empresas do mundo. Com todos os seus recursos, é natural que ela conte com milhares de profissionais altamente especializados. E isso só aumenta a confiabilidade da companhia, que opera por meio de uma sólida rede de servidores consistentes.

Enfim, por tudo isso, a AWS é a plataforma mais confiável para armazenar documentos online. Ela oferece planos de acordo com as necessidades e porte de cada negócio — o que a torna acessível para pequenas empresas que querem economizar e modernizar a sua atuação. Pense nisso!

Então, gostou da leitura? Se quiser saber como você pode obter esse benefício com a SIEG, entre em contato conosco e conheça o nosso trabalho!

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