O contracheque tradicional, aquele documento em papel repassado aos funcionários, está em extinção. Ele vem perdendo espaço para o pagamento digital, método que possibilita uma modernização significativa do processo. Neste post, vamos descobrir as vantagens de trabalhar com a folha de pagamento online.
A folha de pagamento é uma lista das remunerações dos funcionários. É utilizada para calcular os rendimentos e descontos dos colaboradores da empresa. Nada mais adequado do que aproveitar as benesses da tecnologia para realizar esse importante procedimento com maior precisão.
Em um mundo repleto de informações digitais, a busca pela otimização dos processos é cada vez mais comum. Na contabilidade não é diferente: a modernização traz mais segurança e destreza para realizar as remunerações. Vamos conhecer alguns motivos para investir na folha de pagamento online. Confira!
Agilizar as operações
Implementar a folha de pagamento digital ajuda os gestores a estruturar as informações específicas de cada funcionário de forma mais rápida e ágil. É possível trabalhar com menos pessoal de forma igualmente dinâmica, organizando informações como os valores de salário e 13º.
Outra boa notícia da automatização dos processos: os funcionários não precisarão de longas horas dedicadas à digitação de notas fiscais. Essa tarefa, além de repetitiva e desestimulante para os colaboradores, leva a erros humanos que podem atrapalhar toda a operação.
Os contracheques (também conhecidos como holerites) trabalhados de forma manual são mais propensos a apresentar essas falhas em comparação com os pagamentos feitos por meio de softwares especializados.
O sistema digital também oferece flexibilidade para o acesso aos holerites virtuais. O contracheque online pode ser enviado por e-mail ou ser acessado por meio de plataformas próprias da empresa, disponibilizando login e senha para os funcionários.
Operar com mais precisão
É hora de dizer adeus àquela sensação de que os cálculos manuais não são exatos o suficiente. No modelo online, tudo o que o gestor precisa é selecionar opções como o período de tempo trabalhado e a faixa salarial — a partir daí, é só deixar os softwares fazerem o resto.
Cálculos, mesmo que refeitos múltiplas vezes de forma exemplar, são sempre uma dor de cabeça para a empresa. Além disso, demandam tempo e recursos que poderiam ser transferidos para outras atividades cruciais da instituição.
Um trabalho rigoroso de verificação dos cálculos da folha de pagamento também é essencial para evitar multas e batalhas jurídicas que podem se estender por anos. Com um sistema digital de folha de pagamento, as informações estarão alocadas de forma mais acessível e segura.
Otimizar o controle financeiro
As organizações realizam balanços regulares de suas receitas e de seus custos. Com a folha de pagamento online, todo o processo se torna bem mais fácil. O sistema digital possibilita o pagamento dos vencimentos de forma totalmente automatizada, evitando problemas de atraso ou de erros nos salários dos colaboradores, além de entraves jurídicos.
Os custos operacionais também são reduzidos. A opção pelos contracheques online possibilita a redução da quantidade de horas dedicadas à tarefa e de funcionários envolvidos na operação, que podem ser redirecionados para outros serviços de desenvolvimento na instituição.
O final do ano pode ser uma época bastante problemática para uma empresa, mas pode se transformar em uma boa oportunidade para aproveitar os benefícios do pagamento digital. A proximidade dos feriados e recessos exige um empenho ainda maior para fechar as contas a tempo. Com a ajuda da tecnologia, esse procedimento não será mais tão caótico.
Outro detalhe importante: documentos em papel demandam gastos de impressão e envio, além do inconveniente da ocupação de espaço físico. Já os contracheques online demandam apenas espaço em disco.
Alinhar dados
Vamos supor que o gestor precise de uma informação bem específica sobre um funcionário que trabalhou há vários anos na empresa. Em vez de uma busca demorada em arquivos empoeirados e alocados em ambientes remotos da companhia, que tal uma rápida consulta online?
No sistema tradicional de arquivamento de informações, o serviço é trabalhoso e pode envolver até viagens para consultas detalhadas dos documentos. Ao investir em uma opção automatizada e eficiente, consultar dados se torna bem mais simples.
Para entender melhor, basta observar seu computador pessoal. Por mais que você não pense nisso, sua máquina armazena uma quantidade considerável de informações que podem ser acessadas por meio de uma busca simples. A diferença é que um sistema profissional dedicado à folha de pagamento online não é tão vulnerável a vírus e ciberataques.
Aprimorar o pagamento de impostos
Os impostos e as demais contribuições obrigatórias podem sofrer alterações a cada ano e, portanto, é importante se informar adequadamente sobre todas essas variações. As alíquotas devidas podem mudar de acordo com a faixa salarial correspondente e é necessário evitar cometer erros no ato do pagamento dos tributos.
Ao utilizar o pagamento informatizado, os valores são calculados por meio do programa implementado, responsável por calcular os percentuais e atualizá-los de acordo com as modificações periódicas nas cobranças dos valores dos impostos.
Simplificar as auditorias
As empresas, principalmente as de médio e grande porte, passam por auditorias regulares, tanto internas quanto externas. Os auditores são os responsáveis por fiscalizar a equivalência entre os resultados contábeis e o patrimônio da organização.
Informações incorretas são responsáveis por falhas graves nesse processo. Para facilitar a apresentação dos dados da folha de pagamento dos colaboradores, a implementação de um sistema digital, que vai tornar o processo bem mais estratégico e econômico, é fundamental.
Para contratar um bom serviço de folha de pagamento online, é essencial pesquisar sobre fornecedores que permitam a integração automática das planilhas de apontamentos ao sistema de gerenciamento da folha. Esse método poupa os gestores de um trabalho longo e repetitivo de digitação dos dados.
Outro fator a ser levado em conta na escolha é a possibilidade de não precisar instalar nada e trabalhar com login e senha diretamente no navegador. Com esse tipo de acesso, o painel não vai depender de programas que podem ser deletados caso os computadores precisem de formatação ou sofram alguma pane.
Como foi possível perceber neste post, um dos principais problemas das empresas é organizar e estruturar de forma eficiente a folha de pagamento dos funcionários. É essencial que todos os dados sejam calculados e armazenados corretamente para facilitar os processos. Os sistemas automatizados são uma ótima opção para realizar esse processo.
Investir na folha de pagamento online é a forma mais tranquila de lidar com o gerenciamento das remunerações. Por meio dessa ferramenta, o efeito dos erros humanos é minimizado e há um ganho considerável em velocidade e otimização.
Gostou das dicas e quer se informar mais sobre as vantagens dessa tecnologia? Então, entre em contato conosco e conheça o nosso trabalho e as nossas condições!
