A rotina dentro da empresa dificilmente é tranquila. Mas, em época de folha de pagamento, a correria é ainda maior. Se isso já acontece em negócios pequenos, você deve imaginar o transtorno gerado em companhias com muitos colaboradores, não é mesmo? Na maioria das vezes, essa dor de cabeça é causada por um processo de digitação manual. Afinal, além de levar horas para finalizar a tarefa, ainda abre espaço para erros com consequências graves.
Por isso, neste conteúdo, apresentaremos 5 dicas de como otimizar a gestão desse documento no seu trabalho. Confira uma prévia:
- realize os pagamentos na mesma data;
- automatize os registros das horas trabalhadas;
- programe as transferências;
- padronize salários e cargos;
- invista em um sistema de folha de pagamento.
Abaixo, entenda em detalhes cada um dos itens. Vamos lá?
5 dicas para otimizar o processo de folha de pagamento na sua empresa
Você já deve saber como as informações que constam na folha de pagamento são importantes. Ela traz uma série de cálculos complexos, que, se saírem com erros, podem gerar diversos problemas jurídicos dentro da empresa. Dessa forma, se faz necessário adotar algumas medidas que tornem o processo mais assertivo. Além disso, contar com a agilidade também é fundamental. Assim, o setor responsável por essa atividade pode utilizar o tempo restante para executar tarefas mais estratégicas e menos operacionais.
Abaixo, separamos as 5 dicas que vão eliminar a dor de cabeça que essa função gera. Acompanhe!
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Realize os pagamentos na mesma data
Existem companhias que remuneram os colaboradores em datas diferentes, como semanalmente ou quinzenalmente. Essa é uma prática que pode ser vantajosa para algumas pessoas, pois elas acabam recebendo em datas favoráveis. Porém, para aqueles que precisam realizar a função de pagar, não é assim tão positiva. Isso porque precisam repetir o processo diversas vezes durante o mês. O ideal, então, é determinar, no máximo, duas datas para realizar as transferências. Assim, a atividade não ocupa a maior parte do tempo da equipe responsável.
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Automatize o registro das horas trabalhadas
Saber as horas trabalhadas de cada funcionário é fundamental para fazer a folha de pagamento. E, sabemos que são vários pontos a serem considerados, como atrasos, intervalos, horas extras, faltas, entre outros. Por isso, automatizar esse controle faz toda a diferença. Assim, fica mais fácil incluir as informações corretas e se perde menos tempo com cálculos manuais.
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Programe as transferências
Cada vez mais as transferências bancárias estão automatizadas. O PIX, por exemplo, chegou para facilitar tanto para as pessoas, quanto para as organizações. Dessa forma, os pagamentos da folha podem ser agendados para acontecer rotineiramente. Isso tira mais um peso do colaborador responsável e ainda evita atrasos.
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Padronize salários e cargos
Padronizar os salários de acordo com cada função da empresa é importante para facilitar a folha de pagamento, mas, também, para motivar os colaboradores. Isso porque, assim, eles conseguem enxergar um plano de carreira e até onde podem ir dentro da organização. Além disso, ajuda a agir com mais assertividade em casos de demissões, contratações ou promoções.
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Invista em um sistema de folha de pagamento
Todas as ideias citadas acima vão ajudar muito a otimizar a época de remuneração dos seus colaboradores. Porém, ainda assim, a realização dessa tarefa seria manual. Por isso, esqueça planilhas, controles no papel ou até diversos softwares sendo utilizados ao mesmo tempo. O ideal para dar um passo à frente e diminuir a dor de cabeça, é um sistema que faz a folha de pagamento automaticamente.
Além disso, esse tipo de tecnologia facilita os backups. Como esse é um documento obrigatório, se faz necessário ter em mãos de forma organizada, tanto para a fiscalização, quanto para a própria empresa.
Um bom exemplo é o Folha SIEG. Simples e eficiente, ele elimina a necessidade de digitação e ainda é o único que integra os apontamentos da folha de pagamento. Sem contar que não é preciso fazer download. Com um login e senha, você está pronto para utilizar. Faça um teste gratuito e veja na prática!
