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Aprenda como consultar uma NF-e emitida em 4 passos<span class=6 min read">
Cotidiano Contábil, Fiscal e Tributário

Aprenda como consultar uma NF-e emitida em 4 passos6 min read

Graças à maior presença da tecnologia no dia a dia das empresas, vários processos que antes eram lentos e muito caros agora podem ser realizados em questão de minutos. Isso inclui desde a comunicação entre setores distantes até o envio de informações-chave para cada membro da equipe. Por exemplo, você sabia que há como consultar a NF-e completa por meio da internet?

As notas fiscais eletrônicas são cada vez mais utilizadas em todo o mercado. Por serem mais práticas e baratas do que a versão em papel, elas também podem ser armazenadas e consultadas mais facilmente. E graças ao registro público do SEFAZ, você pode visualizar essas informações online de forma mais rápida e prática.

Se você quer entender melhor como consultar NF-e com praticidade, acompanhe o texto.

Por que você pode precisar consultar uma NF-e?

Em primeiro lugar, qual é a utilidade de ter um sistema para verificar as notas fiscais que sua empresa emitiu? Há várias razões para isso, tanto internas quanto externas. Veja aqui 3 exemplos.

Auditoria de contas

O processo de auditoria é vital para manter a saúde financeira e fiscal da empresa. À medida que novas transações são realizadas todos os dias, é bem provável que pequenos erros de conta e registro comecem a se acumular na empresa, dificultando a tomada de decisões financeiras. Nesse momento, o melhor a fazer é retificar os dados.

Para isso serve uma auditoria: apurar todas as notas fiscais emitidas, comparar os números com qualquer histórico do negócio, alinhar os valores e, se necessário, corrigir algum erro ocorrido durante esse tempo. Dependendo do tamanho da empresa, esse processo precisa ser realizado com certa regularidade, como mensalmente ou até semanalmente.

Mais segurança e controle em suas finanças

Saber como consultar NF-e também ajudará a melhorar o controle sobre as transações financeiras da sua empresa. Como já mencionamos, muitas dessas contas podem se tornar complexas e confusas demais para serem acompanhadas por uma pessoa, mesmo que ela tenha todo o seu tempo dedicado apenas a essa tarefa. Em vários momentos, será necessário conferir os documentos.

Ter a possibilidade de verificar essas notas, especialmente ao lado dos órgãos fiscais, garante bem mais segurança para o seu negócio. Se algo estiver incorreto em seus registros ou apenas fora de ordem, você pode identificar o erro em pouco tempo e tomar uma atitude corretiva imediatamente.

Preparação para ações de fiscalização

Ter sua empresa questionada pelos órgãos fiscais não é nada agradável. Além de ter que dedicar tempo e recursos para corrigir a situação, pode ser que a inconsistência fiscal seja real e que você também tenha que lidar com isso sem aviso. Dependendo do momento pelo qual a empresa passa, esse pode ser um fator de risco muito forte.

Ao conferir suas notas fiscais, você também está preparando seu negócio para evitar esses cenários. Se antecipar aos erro contábeis e evitar cair em alguma ação fiscal pode fazer uma grande diferença na estabilidade da sua empresa. É melhor se prevenir do que remediar.

consultar uma NF-e

Quais são os passos para consultar uma NF-e?

Agora que você entende sua importância, é hora de saber como consultar uma NF-e completa da sua empresa. Veja os passos que você precisa seguir.

1. Reúna as informações necessárias

Antes de poder verificar o conteúdo de suas notas ficais, você precisa reunir alguns dados que serão verificados no processo. Primeiramente, você precisa do número de registro da nota que deseja consultar.

O número em questão vai de 000.001 a 999.999, subindo para cada emissão que sua empresa faz. Além disso, também há um número de série, que também começa em 1. Quando você emite a nota de número 999.999, sua próxima emissão será a nota 000.001 da série 2.

Em seguida, procure o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe). Nele, você encontrará uma chave de acesso, que pode ser reconhecida pelo site da SEFAZ. Sem esse número, você não poderá fazer nenhuma consulta.

2. Acesse o Portal Nacional da SEFAZ

Com esses dados em mãos, seu próximo passo é entrar no Portal Nacional da SEFAZ. Esse é o site oficial da Secretaria de Estado de Fazenda, em que os dados e emissões de notas fiscais eletrônicas ficam armazenados. Nele você também terá a oportunidade de verificar os dados referentes às suas emissões de notas fiscais.

Ao entrar na página, haverá um campo no qual você pode inserir a chave de acesso que mencionamos acima. Sem ela, nada mais pode ser feito. Depois de confirmar a chave e completar o captcha, você poderá colocar outras informações relativas às notas fiscais eletrônicas.

3. Insira seu certificado digital

Após confirmar o registro, o próximo passo é inserir um certificado digital, do tipo A1 ou A3. Esse certificado serve como uma identificação, correspondente a uma pessoa física ou jurídica. Toda empresa deve ter um para validar suas ações realizadas por meio da internet.

Esse certificado é uma série de números, que se altera em intervalos regulares. Dessa forma, é bem difícil falsificar um acesso realizado em nome da empresa. Esse certificado pode ser completamente digital ou ter um correspondente físico na forma de um token. Em todo caso, basta conferir o número e inseri-lo no campo adequado para prosseguir.

A partir daí, você pode pesquisar pelo número de registro da nota fiscal e conferi-la dentro dos registros. Você também terá como baixar o XML das notas a partir dessa página, se quiser.

4. Considere usar uma solução digital de emissão

Apesar de já ser um método mais prático, a verificação de nota fiscal ainda precisa ser mais eficiente e simples em muitos negócios. Para isso, uma boa opção é buscar sistemas digitais que ajudem no registro e na verificação desses documentos. Dessa forma, qualquer dado que você queira conferir pode ser exibido instantaneamente na tela, incluindo os arquivos XML.

Agora que você entende melhor como consultar NF-e, pode usar esse sistema para facilitar suas auditorias, evitar erros fiscais e manter um controle maior sobre a situação financeira da sua empresa. Lembre-se de continuar buscando novas soluções na área, pois a tecnologia se atualiza rapidamente.

Falando nisso, se você quer conhecer uma opção de sistema de emissão agora mesmo, entre em contato com a SIEG e veja como podemos ajudá-lo.

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