{"id":4067,"date":"2019-09-02T09:28:17","date_gmt":"2019-09-02T12:28:17","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sieg.com\/blog\/2019\/09\/02\/6-dicas-valiosas-para-um-gerenciamento-de-documentos-fiscais-eficiente\/"},"modified":"2019-09-02T09:28:17","modified_gmt":"2019-09-02T12:28:17","slug":"6-dicas-valiosas-para-um-gerenciamento-de-documentos-fiscais-eficiente","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sieg.com\/blog\/6-dicas-valiosas-para-um-gerenciamento-de-documentos-fiscais-eficiente\/","title":{"rendered":"6 dicas valiosas para um gerenciamento de documentos fiscais eficiente"},"content":{"rendered":"

\u00c9 comum que uma empresa acumule muitos documentos, principalmente documentos fiscais que, quando n\u00e3o s\u00e3o organizados de maneira adequada, acabam gerando uma grande dor de cabe\u00e7a para os gestores, j\u00e1 que essas informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o essenciais para o andamento das atividades da entidade. gerenciamento de documentos fiscais<\/span><\/p>\n

Dessa forma, a gest\u00e3o de documentos \u00e9 o conjunto de processos que garante que essas informa\u00e7\u00f5es estejam acess\u00edveis e arquivadas com efici\u00eancia, contribuindo para uma administra\u00e7\u00e3o de qualidade.<\/p>\n

Preparamos este texto com 6\u00a0dicas essenciais para otimizar o gerenciamento de documentos fiscais da sua empresa, mostrando como evitar os principais erros e quais as solu\u00e7\u00f5es mais eficazes para eles. Ent\u00e3o, para saber mais sobre isso, continue lendo este artigo. Vamos l\u00e1!<\/p>\n

1. Evite erros b\u00e1sicos de organiza\u00e7\u00e3o<\/h2>\n

Manter os documentos fiscais bem organizados n\u00e3o \u00e9 uma tarefa trivial \u2014\u00a0e n\u00e3o \u00e9 raro que ocorram erros durante esse processo que acabam dificultando o trabalho administrativo. Entre as falhas mais comuns est\u00e1 a pr\u00f3pria triagem das informa\u00e7\u00f5es que entram.<\/p>\n

Em alguns casos, no momento de dar a entrada em um documento,\u00a0percebe-se que ele \u00e9 destinado a uma pasta errada do sistema computacional\u00a0devido \u00e0 pressa do colaborador. Mesmo com a boa vontade dessa pessoa, que acredita que se lembrar\u00e1 de corrigir esse ato quando tiver mais tempo, com a rotina corrida da empresa, o documento acabar\u00e1 sendo esquecido. Portanto, \u00e9 importante eliminar esse tipo de erro, fazendo o armazenamento correto.<\/p>\n

Tamb\u00e9m\u00a0\u00e9 necess\u00e1rio evitar acumular a\u00e7\u00f5es referentes a um documento que entra no sistema. Mesmo que isso demande um pouco mais de tempo no momento, ser\u00e1 ben\u00e9fico em um futuro pr\u00f3ximo, j\u00e1 que isso evita que o trabalho tenha que ser refeito.<\/p>\n

Outro erro comum \u00e9 n\u00e3o ter c\u00f3pias de seguran\u00e7a dos documentos arquivados dentro da empresa. Isso se torna prejudicial visto que podem ocorrer quedas de energia ou algum outro tipo de evento que pode acabar corrompendo os arquivos. gerenciamento de documentos fiscais eficiente<\/span><\/p>\n

A falta de sistematiza\u00e7\u00e3o \u00e9 uma falha que torna a burocracia ainda mais complicada. \u00c9 preciso adotar algum tipo de metodologia para separar os documentos, porque mesmo que sejam todos fiscais, eles se diferem em algum aspecto, que pode ser usado como crit\u00e9rio para a separa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

2. Tenha um espa\u00e7o pr\u00f3prio para o arquivamento<\/h2>\n

Mesmo com um sistema pr\u00f3prio de organiza\u00e7\u00e3o de documentos, a falta de espa\u00e7o f\u00edsico reservado para isso pode colocar em risco a integridade deles. \u00c9 importante destinar uma sala de tamanho adequado para o arquivo. Ela deve ser bem arejada e livre de umidade e infiltra\u00e7\u00e3o para que os computadores que armazenam essas informa\u00e7\u00f5es funcionem adequadamente.<\/p>\n

Al\u00e9m disso, mesmo com o processo de digitaliza\u00e7\u00e3o, \u00e9 comum que as empresas ainda tenham algum tipo de documento f\u00edsico guardado. Devido a isso, o ambiente\u00a0deve passar por uma inspe\u00e7\u00e3o para que seja averiguada a presen\u00e7a de tra\u00e7as e cupins.<\/p>\n

Assim, tamb\u00e9m \u00e9 necess\u00e1rio escolher um mobili\u00e1rio adequado \u00e0s necessidades da empresa, que pode ser uma estante (preferencialmente de metal)\u00a0com pastas e caixas organizadoras ou gaveteiros e arm\u00e1rios para arquivo. Evitar misturar os setores de uma corpora\u00e7\u00e3o diminui o \u00edndice de erro nos processos fiscais internos.<\/p>\n

3. Restrinja o acesso aos documentos fiscais<\/h2>\n

Os documentos fiscais s\u00e3o importantes em diversos aspectos, como para o controle financeiro e administrativo, e porque eles podem ser solicitados em auditorias fiscais e pelos setores de tributa\u00e7\u00e3o do Estado. A perda desses dados\u00a0que comprovem que as obriga\u00e7\u00f5es fiscais<\/a> da empresa est\u00e3o em dia pode gerar multa e at\u00e9 processos judiciais, colocando em risco a integridade financeira e trazendo uma imagem negativa para a corpora\u00e7\u00e3o. Por isso, cuidar da sua organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 uma responsabilidade que deve ser restrita a poucas pessoas.<\/p>\n

O acesso a essa documenta\u00e7\u00e3o\u00a0deve ser concedido apenas \u00e0s pessoas que\u00a0trabalhar\u00e3o diretamente com ela. Por mais que se queira agilizar alguns procedimentos, n\u00e3o \u00e9 indicado destinar essa tarefa a profissionais de outros setores. Isso porque nem sempre \u00e9 f\u00e1cil lembrar todas as regras da sistematiza\u00e7\u00e3o, tornando maior o \u00edndice de erros.<\/p>\n

4. Fa\u00e7a a categoriza\u00e7\u00e3o dos documentos<\/h2>\n

A separa\u00e7\u00e3o de notas fiscais\u00a0eletr\u00f4nicas \u00e9 um passo imprescind\u00edvel para esse tipo de gerenciamento, por isso \u00e9 importante estabelecer as categorias principais. Uma das pr\u00e1ticas mais b\u00e1sicas \u00e9 organizar esses documentos em ordem crescente de data, o que torna a busca por uma nota espec\u00edfica mais simples. Al\u00e9m disso, \u00e9 preciso diferenciar as notas que s\u00e3o geradas pela empresa das notas de clientes e fornecedores, por exemplo.<\/p>\n

Outra separa\u00e7\u00e3o importante \u00e9 a dos documentos fiscais referentes aos recursos utilizados para o funcionamento da empresa e aqueles que s\u00e3o empregados nas atividades desenvolvidas por ela, o que \u00e9 um grande aux\u00edlio \u00e0s quest\u00f5es administrativas.<\/p>\n

5. Tenha cuidado com a temporalidade<\/h2>\n

Armazenar notas de entrada e de sa\u00edda \u00e9 uma obriga\u00e7\u00e3o das empresas e, dentro desse aspecto, deve ser considerada a temporalidade desses documentos. Isso quer dizer que existe uma estipula\u00e7\u00e3o do per\u00edodo em que se deve guardar um documento e qual a sua destina\u00e7\u00e3o quando n\u00e3o for mais necess\u00e1rio guard\u00e1-lo.<\/p>\n

Alguns devem ficar acess\u00edveis por alguns anos e depois destinados ao arquivo morto, que deve ser separado dos documentos de uso constante, mas sempre dispon\u00edvel em caso de fiscaliza\u00e7\u00e3o. H\u00e1 aqueles que\u00a0podem ser eliminados depois de algum tempo, o que libera espa\u00e7o de armazenamento para outras informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

\"gerenciamento<\/p>\n

6. Invista em tecnologia para otimizar o gerenciamento dos documentos<\/h2>\n

A implementa\u00e7\u00e3o de recursos tecnol\u00f3gicos no gerenciamento de documentos facilita esse tipo de trabalho e contribui para a organiza\u00e7\u00e3o. A digitaliza\u00e7\u00e3o dos pap\u00e9is \u00e9 o primeiro passo, porque evita que seja necess\u00e1rio consultar o arquivo f\u00edsico para obter alguma informa\u00e7\u00e3o. A partir da\u00ed, os arquivos podem ser armazenados na nuvem, sendo poss\u00edvel acess\u00e1-los de todos os computadores da empresa e de qualquer lugar.<\/p>\n

Como essas s\u00e3o informa\u00e7\u00f5es que precisam ser confidenciais, apenas o armazenamento em nuvem<\/a>\u00a0garante essa confiabilidade. Assim, vale a pena investir\u00a0em um software<\/a> para prote\u00e7\u00e3o de documentos fiscais que, preferencialmente, permita\u00a0a gera\u00e7\u00e3o de notas fiscais eletr\u00f4nicas para diminuir o volume do arquivo f\u00edsico \u2014 e que tamb\u00e9m fa\u00e7a o armazenamento em nuvem.<\/p>\n

Pronto! Agora\u00a0voc\u00ea j\u00e1 sabe como \u00e9 importante cuidar do gerenciamento dos documentos fiscais e como otimizar essa atividade. Tenha em mente que a utiliza\u00e7\u00e3o da tecnologia \u00e9 um investimento de grande vantagem porque \u00e9 uma \u00f3tima forma de proteger informa\u00e7\u00f5es!<\/p>\n

Como voc\u00ea cuida da gest\u00e3o de documentos da sua empresa? Deixe aqui o seu coment\u00e1rio. Queremos saber a sua opini\u00e3o sobre esse assunto!<\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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