{"id":4016,"date":"2019-09-02T09:06:27","date_gmt":"2019-09-02T12:06:27","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sieg.com\/blog\/2019\/09\/02\/5-vantagens-de-armazenar-documentos-online-em-pequenas-empresas\/"},"modified":"2024-04-30T16:23:52","modified_gmt":"2024-04-30T19:23:52","slug":"5-vantagens-de-armazenar-documentos-online-em-pequenas-empresas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sieg.com\/blog\/5-vantagens-de-armazenar-documentos-online-em-pequenas-empresas\/","title":{"rendered":"5 vantagens de armazenar documentos online em pequenas empresas!"},"content":{"rendered":"

A esta altura, a maioria dos gestores j\u00e1 reconhece a import\u00e2ncia de armazenar docu<\/a>mentos<\/a> online. Afinal, essa solu\u00e7\u00e3o digital praticamente elimina a necessidade de amplo espa\u00e7o f\u00edsico para o armazenamento de arquivos e ainda otimiza a seguran\u00e7a dos seus documentos.<\/p>\n

Apesar disso, muitos empreendedores ainda t\u00eam d\u00favidas quanto \u00e0 sua aplica\u00e7\u00e3o para pequenas empresas, bem como \u00e0s diversas op\u00e7\u00f5es dispon\u00edveis hoje no mercado. Pensando nisso, neste post vamos falar mais sobre essa tecnologia, conhecer os seus principais benef\u00edcios e apresentar a melhor plataforma da atualidade. Continue lendo para conferir!<\/p>\n

Como funciona o armazenamento em nuvem?<\/h2>\n

Tamb\u00e9m conhecido como cloud computing, esse \u00e9 um modelo de computa\u00e7\u00e3o que armazena dados na internet com a utiliza\u00e7\u00e3o de um provedor espec\u00edfico, que gerencia e opera diretamente a conserva\u00e7\u00e3o f\u00edsica desses dados repassados.<\/p>\n

Em geral, o servi\u00e7o de armazenamento na nuvem opera sob demanda. Seu principal diferencial \u00e9 o de servir como uma alternativa valiosa \u00e0 aquisi\u00e7\u00e3o definitiva de equipamentos e de toda uma estrutura de armazenamento de dados \u2014 algo geralmente complicado para pequenas empresas.<\/p>\n

Assim, com a possibilidade de armazenar documentos online, voc\u00ea obt\u00e9m um ganho consider\u00e1vel em agilidade. Isso porque o acesso ilimitado aos dados pode ser realizado a qualquer momento e a manuten\u00e7\u00e3o fica por conta da empresa que fornece a tecnologia.<\/p>\n

Outro fator bastante considerado na hora da contrata\u00e7\u00e3o \u00e9 a seguran\u00e7a, principalmente quando o servi\u00e7o \u00e9 disponibilizado por gigantes do mercado. Essas companhias contam com alguns dos melhores profissionais quando o assunto \u00e9 cloud computing, o que garante aos gestores que seus dados estar\u00e3o bem protegidos.<\/p>\n

Quais s\u00e3o as vantagens de se armazenar documentos online?<\/h2>\n

J\u00e1 mencionamos a seguran\u00e7a como um dos principais diferenciais da cloud computing, mas ela n\u00e3o \u00e9 o \u00fanico. Vejamos, a seguir, alguns outros benef\u00edcios mais espec\u00edficos.<\/p>\n

1. Libera\u00e7\u00e3o de espa\u00e7o<\/h3>\n

Contadores precisam lidar o tempo todo com documenta\u00e7\u00e3o, al\u00e9m do trabalho di\u00e1rio com informa\u00e7\u00f5es sobre fornecedores de produtos, notas fiscais eletr\u00f4nicas<\/a>, relat\u00f3rios cont\u00e1beis, entre outras tarefas.<\/p>\n

Todo esse trabalho \u00e9 facilitado pela digitaliza\u00e7\u00e3o dos arquivos, que j\u00e1 libera consider\u00e1vel espa\u00e7o f\u00edsico nos escrit\u00f3rios. Por\u00e9m, ainda que digitalizada, essa documenta\u00e7\u00e3o vai se acumulando e lotando os discos r\u00edgidos dos computadores e dispositivos destinados ao seu armazenamento.<\/p>\n

Ao salvar os arquivos diretamente na nuvem, por outro lado, voc\u00ea evita a sobrecarga nesses equipamentos, que poderia comprometer at\u00e9 a capacidade de processamento dos computadores.<\/p>\n

Podemos afirmar, ent\u00e3o, que armazenar documentos online libera dois tipos de espa\u00e7o na empresa: o f\u00edsico e digital. E isso \u00e9 especialmente importante para pequenas empresas, que n\u00e3o contam com tantos metros quadrados dispon\u00edveis quanto as companhias de grande porte.<\/p>\n

2. Redu\u00e7\u00e3o de custos<\/h3>\n

Com a possibilidade de salvar os arquivos na nuvem, a empresa n\u00e3o precisa de tanto espa\u00e7o f\u00edsico para operar. Al\u00e9m disso, os seus gestores n\u00e3o precisar\u00e3o adquirir equipamentos como HDs externos, pendrives e outros dispositivos de armazenamento.<\/p>\n

Essa \u00e9 outra caracter\u00edstica que beneficia especialmente as pequenas empresas. Afinal, com uma taxa paga a uma companhia que gerencie os servidores online, \u00e9 poss\u00edvel economizar de forma significativa \u2014 e esse dinheiro extra pode ser aplicado na melhoria de outras \u00e1reas do neg\u00f3cio.<\/p>\n

3. Facilidade de envio e acesso<\/h3>\n

O envio de documentos tamb\u00e9m \u00e9 facilitado com a solu\u00e7\u00e3o em nuvem. Isso porque, com os dados bem organizados dentro da rede, \u00e9 bem mais pr\u00e1tico acessar os arquivos certos para enviar aos clientes ou mesmo ao governo. Todo esse processo otimiza a comunica\u00e7\u00e3o e agiliza a transmiss\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

Al\u00e9m disso, a gest\u00e3o de documentos online garante que eles possam ser acessados de qualquer lugar. Assim, voc\u00ea ou os seus colaboradores conseguem ler relat\u00f3rios cont\u00e1beis e demonstrativos financeiros, por exemplo, de forma otimizada, tanto em computadores como em dispositivos m\u00f3veis, como celulares e tablets.<\/p>\n

4. Redu\u00e7\u00e3o da burocracia<\/h3>\n

A gest\u00e3o da documenta\u00e7\u00e3o pr\u00f3pria da empresa \u00e9 um assunto muito s\u00e9rio, principalmente para companhais que lidam diretamente com responsabilidades como obriga\u00e7\u00f5es fiscais, apura\u00e7\u00e3o de impostos e entrega de balancetes. Justamente por isso, todas as tarefas envolvidas exigem uma s\u00e9rie de etapas para evitar erros e fraudes.<\/p>\n

A boa not\u00edcia \u00e9 que, com a facilidade de armazenar documentos online por meio da nuvem, essa consulta tamb\u00e9m se torna mais \u00e1gil. Imagine, por exemplo, que voc\u00ea precisa recuperar um arquivo, mas disp\u00f5e de poucas horas para isso. Al\u00e9m de tudo, voc\u00ea ainda n\u00e3o se encontra dentro da empresa.<\/p>\n

Uma situa\u00e7\u00e3o preocupante como essa deixa de ser um problema com o gerenciamento na nuvem: o acesso remoto facilita a vida daqueles colaboradores que est\u00e3o em campo, proporcionando respostas e solu\u00e7\u00f5es em poucos cliques.<\/p>\n

5. Mais organiza\u00e7\u00e3o<\/h3>\n

Como j\u00e1 dissemos no t\u00f3pico anterior, o trabalho de contabilidade<\/a> gera uma extensa documenta\u00e7\u00e3o. \u00c9 comum, por exemplo, que notas fiscais ou informa\u00e7\u00f5es tribut\u00e1rias imprescind\u00edveis acabem se perdendo em meio a tanta demanda. Assim, os colaboradores t\u00eam que se deslocar de trabalhos mais estrat\u00e9gicos para se juntar \u00e0 busca de determinados arquivos, atrasando todo o cronograma da empresa.<\/p>\n

Com a organiza\u00e7\u00e3o proporcionada pelo armazenamento online<\/a>, no entanto, todo esse transtorno causado por documentos f\u00edsicos perdidos deixa de existir.<\/p>\n

\"armazenar<\/p>\n

Qual \u00e9 a melhor op\u00e7\u00e3o do mercado?<\/h2>\n

A plataforma AWS (Amazon Web Services) \u00e9 hoje a op\u00e7\u00e3o mais robusta em se tratando de armazenamento de dados e ambientes em nuvem. Ela oferece diversos benef\u00edcios para as empresas, que v\u00e3o muito al\u00e9m da simples redu\u00e7\u00e3o de custos com a infraestrutura de TI. Vamos conhec\u00ea-los?<\/p>\n

Ganho em escalabilidade<\/h3>\n

A AWS oferece servi\u00e7os acess\u00edveis, independentemente do porte do neg\u00f3cio. Um dos grandes ganhos em optar por essa plataforma \u00e9 que esse servi\u00e7o cresce de acordo com as suas necessidades \u2014 se a empresa se expande, \u00e9 poss\u00edvel obter planos melhores, tudo de acordo com a demanda.<\/p>\n

Al\u00e9m disso, o servidor em nuvem AWS oferece acesso facilitado por meio smartphones, tablets ou computadores de mesa. \u00c9 poss\u00edvel, tamb\u00e9m, alterar aspectos da infraestrutura f\u00edsica na nuvem com apenas alguns cliques.<\/p>\n

Rela\u00e7\u00e3o de custo-benef\u00edcio<\/h3>\n

Al\u00e9m da possibilidade de expandir junto do seu neg\u00f3cio, a AWS n\u00e3o estipula pre\u00e7os m\u00ednimos fixos para a contrata\u00e7\u00e3o. Isso porque todas as funcionalidades fornecidas s\u00e3o cobradas por hora utilizada. Desse modo, \u00e9 poss\u00edvel ter um controle melhor do que foi consumido.<\/p>\n

Voc\u00ea pode elevar ou diminuir a capacidade computacional de acordo com as suas demandas, e pagar somente pelas taxas especificadas. Assim, sem grandes compromissos de longo prazo, os usu\u00e1rios podem se planejar financeiramente para investir o excedente em outras tecnologias, por exemplo.<\/p>\n

Seguran\u00e7a<\/h3>\n

Os servi\u00e7os da AWS oferecem ainda recursos avan\u00e7ados de seguran\u00e7a, fazendo jus a todo o poderio da multinacional. Entre suas principais medidas de prote\u00e7\u00e3o, podemos destacar:<\/p>\n