A internet transformou vários padrões, e um deles foi nas transações comerciais. Muitas pessoas têm comprado produtos online, levando as empresas a modernizar os seus serviços. Hoje, existem tipos de notas fiscais que facilitam as operações de venda no ambiente virtual e estão ganhando cada vez mais espaço.

Em 2008, surgiram várias formas de cupons fiscais, e isso tem dificultado para muita gente. Apenas o MEI (Microempreendedor Individual) não obriga a lançar a nota.

Além de ser considerada uma atitude ética, a emissão correta do cupom combate a sonegação de impostos, permite o controle de gastos da sua empresa, identifica a quantidade da compra, o tributo a ser pago e facilita a troca de produtos por parte dos consumidores.

Pensando nessa importância, neste post, explicamos quais são os tipos de notas fiscais, a relação deles com o serviço oferecido pela empresa e como a tecnologia ajuda na gestão das notas. Vamos lá?

Quais são os principais tipos de notas fiscais?

Esse documento fiscal comprova a compra e venda de produtos ou serviços. O cupom garante que os impostos sejam recolhidos pelo governo. A seguir, confira a utilidade de cada uma:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Ela é usada em transações entre pessoas jurídicas. Pode ser operada nas negociações comerciais de um produto ou serviço. A validação depende da assinatura digital e da autorização da Secretaria de Fazenda de cada estado.

Por meio dessa nota, o fisco consegue arrecadar o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Esse tipo de documento é usado para o transporte de cargas. Ele pode ser feito nas rodovias, trens, rios ou por meio de um voo.

Quando for lançar o cupom, preste atenção nas informações do remetente e destinatário. Elas precisam ser iguais em relação ao que foi informado. Não deixe de conferir dados como o preço da mercadoria, o ICMS que será arrecadado, além do preço e volume do produto.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Trata-se do cupom entregue ao consumidor. Por isso, o documento é muito comum no varejo, em bares, farmácias, restaurantes e outros estabelecimentos.

A nota permite que o cliente verifique o que comprou. Nesse cupom aparece o dia e o horário que a mercadoria foi comercializada, as condições de pagamento, a identificação da empresa e a descrição do produto.

A NFC-e é impressa no momento da compra para o cliente. Esse papel tem a chave de acesso e o QR Code para que ele cheque a veracidade do documento. Isso é feito por meio de uma consulta no portal estadual da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica. Nesse local, o consumidor só vai precisar desses dois dados para verificar a autenticidade.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

É utilizada na comprovação da prestação de serviços. Eles podem ser de uma pessoa jurídica à outra ou entre uma empresa e um cliente. Muitos autônomos e profissionais liberais — como advogados, nutricionistas e publicitários — emitem essa nota.

A NFS-e precisa ser lançada junto à prefeitura, na qual o CNPJ está inscrito. Esse documento está ligado ao ISS (Imposto Sobre Serviços), que é arrecadado pelos municípios.

Lembre-se de que só pode aparecer um tipo de serviço na nota, e é permitido lançar o documento apenas quando a atividade for finalizada.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

Ele foi criado com o objetivo de facilitar a fiscalização e reduzir o tempo de parada dos veículos nos locais onde ocorre esse processo. Esse comprovante é lançado para informar como o transporte foi feito e reunir todos os documentos fiscais.

Qualquer empresa que faz transporte de cargas é obrigada a emitir esse comprovante. Caso não seja feito, a transportadora e a pessoa que está prestando o serviço estão sujeitos a multas.

Como a tecnologia pode ajudar?

As novas tecnologias têm trazidos diversos benefícios às empresas. Muitos estão relacionados à redução de custo, melhora na gestão e na segurança. Confira, abaixo, como a informatização do processo pode otimizar a gestão dos diversos tipos de notas fiscais.

Diminuição do espaço

Acabou a história de precisar organizar e definir o local para armazenar a papelada. Você não terá a preocupação de escolher um lugar fixo destinado a guardar as notas, o que já representa um custo a menos.

Agora, está muito simples reservar esses comprovantes. Basta colocá-los em nuvem, arquivos ou diretório de dados. Eles não necessitam de manutenção, e sempre é possível armazenar mais documentos, porque não há limite de espaço.

Redução do gasto de emissão

Antigamente, todas as empresas tinham de comprar blocos de notas em gráficas. Como hoje o processo pode ser feito eletronicamente, a despesa com o lançamento foi eliminada.

Aumento da segurança da informação

Imprevistos sempre podem acontecer. Quando se usava apenas a nota manual, os papéis poderiam ser perdidos ou extraviados. Nesse caso, não teria o registro e o estoque de um produto.

Com os documentos digitais, não há como isso ocorrer. Mesmo que o servidor de dados tenha algum problema, é possível fazer a impressão dos boletos, baixar os arquivos no formato XML e realizar consultas na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado.

Agilidade no controle fiscal

Com a digitalização desses tipos de notas fiscais, fica mais fácil para os agentes fiscalizadores encontrarem as informações. Isso agiliza as inspeções em relação aos veículos e às cargas.

Além disso, facilita para você encontrar e administrar as notas da sua empresa, além de reconhecer as atividades dela no período que desejar.

Ajuda no balanço mensal

Como esses documentos contêm informações de ganhos e gastos, eles acabam ajudando no balanço mensal e na gestão financeira da empresa.

É possível analisar todas as despesas, ver se todas elas foram úteis ou se alguma coisa que poderia ser cortada. Pode-se observar, detalhadamente, quais foram os produtos que contribuíram para a elevação ou diminuição das receitas da empresa.

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