Gestão automática de XMLs: quais os benefícios para a sua empresa?

A maioria dos clientes da Artdata Contábil já aderiu a solução de uma das nossas parceiras para gerenciamento automático e guarda em nuvem de arquivos XMLs e, além de automatizarem seus processos de envio dos arquivos das notas emitidas e/ou recebidas para o escritório, estão atendendo plenamente as exigências da legislação com relação ao prazo para armazenamento de tais arquivos digitais.

Listamos abaixo alguns dados e eventos observados ao longo desses primeiros meses de utilização da ferramenta para melhor demonstrarmos os benefícios:

- Aproximadamente 150.000 XMLs foram baixados automaticamente desde o início da implantação da ferramenta e encontram-se armazenados em nuvem. Se levarmos em consideração que no Estado de São Paulo (onde se localiza a maioria dos nossos clientes), a multa pela não escrituração fiscal de um único documento é de 10% do valor da operação, não podendo ser inferior a 70 UFESPs (aproximadamente R$ 1.650,00), todos os clientes da Artdata que aderiram a ferramenta evitaram conjuntamente uma multa por não escrituração que poderia atingir no mínimo R$ 247.500.000,00 (Não, você não leu errado! São quase duzentos e cinquenta milhões de reais!);

- Notas fiscais estavam sendo emitidas por fornecedores desconhecidos ou por fornecedores conhecidos, porém referente a aquisições que não foram realizadas pelas empresas. A tomada de conhecimento de tais notas fiscais por meio da ferramenta permitiu a manifestação eletrônica de desconhecimento da operação e/ou o cancelamento do documento fiscal após contato e esclarecimento entre as partes;

- Notas fiscais estavam sendo canceladas por fornecedores após a entrega da mercadoria sem o conhecimento dos clientes, num ato de má fé visando o não recolhimento dos tributos incidentes na operação. Vale dizer que a escrituração de um documento cancelado enseja a aplicação de multas;

- Notas fiscais estavam sendo emitidas por fornecedores desconhecidos utilizando nos campos do Transportador os dados de uma empresa e de um veículo vendido pela mesma há aproximadamente 2 anos;

- O feedback inicial dos nossos clientes que aderiram a ferramenta é o de que com a implantação em suas empresas, além dos benefícios com relação à segurança da informação e atendimento a legislação, ganharam em agilidade e produtividade, pois não precisam mais se preocupar e dispender tempo com o envio dos arquivos XMLs para o escritório, bem como tiveram suas rotinas fiscais facilitadas devido ao acesso simples e rápido a consultas, downloads, relatórios, etc., por meio do acesso via web. Alguns clientes inclusive relataram que puderam alocar o tempo dispendido anteriormente por alguns colaboradores em outras atividades da empresa.

Nossa principal intenção é conscientizar dos cuidados que toda empresa deve ter, não apenas no tocante a emissão das notas fiscais, mas também com relação a escrituração e guarda dos XMLs.

Ou seja, se a sua empresa não conta com uma ferramenta capaz de fazer a gestão dos XMLs de forma automática, isso precisará ser realizado de forma “manual” para que o seu negócio fique o menos exposto possível as penalidades e multas previstas (é importante frisar que sem a utilização de uma ferramenta desta natureza, capaz de captar e monitorar todos os XMLs diretamente do site da SEFAZ por meio de Certificados Digitais, não há segurança com relação a diversos pontos citados acima).

Fique atento(a)!

Fonte: Rodrigo Ferreira, Artdata Contábil - Cliente SIEG