Dicas para Produtividade no Escritório Contábil

A Produtividade é uma busca natural dos profissionais. Aproveitar o máximo do dia, às vezes, torna-se impossível. São tantas exigências e tantas atividades para se fazer em um curto período de tempo, não é mesmo?  Mas calma...Com bastante foco, organização e otimização através da tecnologia, seu trabalho poderá prosperar. O dia do Contabilista vem aí, e nós preparamos aqui algumas dicas para ajudar você a melhorar sua produtividade e a do seu escritório. Boa leitura!

 

Se você é Gestor de um Escritório

  •  Invista em Tecnologia. Softwares que facilitem o trabalho dos funcionários e automatizem muitas das operações que possam levar horas (e até dias) poderão ajudar bastante no processo de produtividade.
  •  Estimule a autonomia dos seus funcionários. Eles te ouvirão melhor e se tornarão mais participativos. Além disso, terão ótimas ideias para crescer e inovar na empresa. Seja flexível!
  •  Promova um ambiente atraente e confortável para todos.

 

Se você é Profissional

  •  Faça cronogramas, planilhas, a fim de organizar seu dia a dia e evitar esquecimentos.
  •  Responda seus e-mails em determinado horário do dia, fazendo disso um hábito.
  •  Saiba dizer “não” quando não puder assumir mais tarefas que possam prejudicar sua saúde e sua produtividade.
  •  Desconecte-se por um tempo de redes sociais e WhatsApp quando estiver focado em algum projeto. Utilize em seu tempo livre.
  • Qualidade não é quantidade. Saiba priorizar!
  •  Crie um horário para relaxar, tomar um café, conversar com os colegas. Descansar a cabeça é sempre bom e necessário.
  • Sempre peça ajuda quando necessário, seja a um colega que está há mais tempo na empresa, ou ao seu superior.
  • Mantenha sua mesa de trabalho sempre organizada. Seu computador, arquivos digitais, papeladas e livros também!
  • Celebre cada conquista da sua equipe. A vitória também é sua.

 

 

Cancelando a CT-e - Veja aqui como agir diante desta situação!

 

Na semana passada, debatemos aqui no Blog um pouco de tudo sobre a CT-e. Agora é a vez de explicar como agir diante da situação de cancelamento da mesma. Boa leitura!

Quais as condições para o cancelamento da CT-e?

Somente poderá ser cancelado um CT-e que tenha sido previamente autorizado o seu uso pelo Fisco e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido o início da prestação de serviço de transporte. Caso tenha sido emitida Carta de Correção Eletrônica relativa a determinado CT-e, nos termos da cláusula décima sexta, este não poderá ser cancelado.

Os Conhecimentos de Transporte autorizados na versão 1.04 de leiaute poderão ser cancelados em até 7 dias (168 horas) a partir da data de emissão do documento.

Para proceder o cancelamento, o emitente da CT-e deverá fazer um pedido específico gerando um arquivo XML para isso. Da mesma forma que efetuou a emissão de um CT-e, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Orientação do Contribuinte.

O status de um CT-e (autorizado, cancelado, etc) sempre poderá ser consultado no site da Secretaria da Fazenda do Estado da empresa emitente.

Após a concessão da Autorização de Uso do CT-e, o emitente poderá sanar erros em campos específicos do CT-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda.

Não poderão ser sanados erros relacionados:

  • As variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da prestação;
  • A correção de dados cadastrais que implique mudança do emitente, tomador, remetente ou do destinatário;
  • A data de emissão ou de saída.

 A Carta de Correção Eletrônica - CC-e deverá:

  • Observar o leiaute estabelecido em Ato Cotepe;
  • Conter assinatura digital do emitente, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o CNPJ do emitente ou da matriz;
  • Ser transmitida via Internet, com protocolo de segurança ou criptografia.
  • Quando houver mais de uma CC-e para um mesmo CT-e, deverão ser consolidados no último CC-e todas as informações retificadas anteriormente.
  • Vedada a utilização da Carta de Correção em papel a partir de 1º de junho de 2014.

E os erros na CT-e? Como devo proceder?

Um CT-e autorizado pela SEFAZ não pode ser mais modificado, mesmo que seja para correção de erros de preenchimento. Ressalte-se que o CT-e tem existência própria e a autorização de uso do mesmo está vinculado ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso.

Também é possível sanar erros (não vedados pela legislação) em campos específicos do CT-e por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda. Ela deverá observar o leiaute estabelecido em Ato COTEPE, que até a presente data ainda não foi publicado. Enquanto não disponível a Carta de Correção Eletrônica, os contribuintes poderão consultar a Secretaria de Fazenda competente para obter orientações quanto à disponibilidade e forma de emissão de Carta de Correção em papel.

Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes do início da prestação, o CT-e poderá ser cancelado e ser então emitido um conhecimento eletrônico com as correções necessárias. Há ainda a possibilidade de emissão de CT-e complementar nas situações previstas na legislação Estadual.

E se houver a Inutilização do número do CT-e?

Durante a emissão de CT-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da sequência da numeração. Exemplo: o CT-e nº 100 e a nº 110 foram emitidos, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão do nº 110.

A funcionalidade de inutilização de número do CT-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subsequente, os números de CT-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração do CT-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhum CT-e (autorizado, cancelado ou denegado). 

Importante destacar que a inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de sequência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.

 

Tudo que você precisa saber sobre CT-e

 

Reunimos aqui diversas informações sobre o Conhecimento de Transportes Eletrônico, mais conhecido como CT-e. Tire suas dúvidas e compartilhe conhecimento com seus colegas!

O que é o CT-e?

É um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal (Rodoviário, Aéreo, Ferroviário, Aquaviário e Dutoviário). Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção e autorização de uso, pelo Fisco.

Quais são suas vantagens?

O CT-e proporciona benefícios a todos os envolvidos na prestação do serviço de transporte.

Para os emitentes do Conhecimento de Transporte Eletrônico (empresas de Transporte de Cargas) citamos:

Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo do CT-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE), cuja função é acompanhar a realização da prestação de serviço e consequentemente o trânsito das mercadorias transportadas, além de possibilitar ou facilitar a consulta do respectivo CT-e na internet.

Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais - A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 conhecimentos de transporte por dia, contará com aproximadamente 2.000 conhecimentos por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente, a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte.

Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira: Com o CT-e, os processos de fiscalização realizados nos postos fiscais de fiscalização de mercadorias em trânsito serão simplificados, reduzindo o tempo de parada dos veículos de cargas nestas unidades de fiscalização.

Benefícios para o Fisco:

  • Aumento na confiabilidade do conhecimento de transporte de cargas;
  • Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
  • Redução de custos no processo de controle dos conhecimentos capturados pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
  • Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;
  • GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
  • Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital - SPED).

     

    Tipos de documentos fiscais que o CT-e Substitui:

    • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
    • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
    • Conhecimento Aéreo, modelo 10;
    • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
    • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
    • Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

     

    A principal mudança para os Tomadores de serviço de empresas de transporte de cargas usuárias do CT-e é a necessidade de verificação da validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso do CT-e mediante consulta eletrônica nos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional do conhecimento Eletrônico.

    O emitente e o tomador do CT-e deverão conservar o documento eletrônico em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código 57 na escrituração do CT-e para identificar o modelo.

    Caso o Tomador de serviço não seja credenciado a emitir CT-e, alternativamente à conservação do arquivo digital já mencionado, ele poderá conservar o DACTE relativo ao CT-e e efetuar a escrituração do CT-e com base nas informações contidas no DACTE, desde que feitas as verificações citadas acima.

     

O Guia Básico do DANFE

Veja de tudo um pouco sobre o DANFE. O que é, as diferenças entre DANFE e a XML da Nota Fiscal Eletrônica e como gerar. Boa leitura!

O DANFE é um documento impresso que serve para acompanhar a Nota Fiscal Eletrônica. Ele possui os dados do produto que foi comprado e serve para facilitar o tráfego de mercadorias. Em caso de fiscalização, se a mercadoria não acompanhar a DANFE durante o frete em um transporte, poderá ocorrer multa.

Porém, a NF-e possui maior valor e importância para a comercialização dos produtos. A DANFE serve mais como um acompanhamento, possuindo nela os 44 dígitos da NF-e, o que seria “a chave da nota”.

Os principais dados impressos na DANFE são:

NCM;

Valores;

Tributos.

 

Arquivo XML e DANFE

O arquivo XML é o formato utilizado para o registro de todas as informações da nota fiscal eletrônica, mesmo aquelas que não são impressas no DANFE. Este arquivo possui um padrão de escrituração fiscal, definido e constantemente atualizado pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda), e suas informações são divididas em várias segmentações:

Dados da NF-e,

Dados do emitente,

Dados do destinatário,

Dados dos produtos e serviços,

Dados relativos ao ICMS, IPI, PIS e COFINS,

Totalizadores dos valores da nota,

Dados do transporte, dados de cobrança e informações adicionais como fonte de impressão da NF-e DANFE e outras informações para o contribuinte.

 

Gerando a DANFE

A melhor forma de emitir o DANFE é por meio do sistema também utilizado para a geração da NF-e. Isso é o que permite que não haja qualquer tipo de divergência entre os elementos da nota fiscal eletrônica e do DANFE, já que é necessário que um seja o espelho de outro.  No caso da impressão da DANFE, ela deverá ser feita antes da circulação do produto adquirido, e deve ser feita em uma folha A4 comum, exceto jornal.

 

Gere DANFE e baixe XML de NF-e com o NF-e SIEG. Veja os diferenciais de nossa solução bem aqui: Acesse nosso site!

Nota Fiscal Eletrônica 4.0 - Veja as Mudanças!

 

O preenchimento incorreto da NF-e gerará rejeição da nota e isso poderá causar problemas futuros para a empresa. Fique atento as alterações na hora do preenchimento da nota!

Veja as alterações mais importantes para o preenchimento da nota:

Exclusão do Campo clEnq (id:O02) “Classe de enquadramento do IPI para Cigarros e Bebidas”;

Alteração da coluna Observação dos campos cSelo (id:O04) “Código do selo de controle IPI” e cEnq (id:O06)“Código de Enquadramento Legal do IPI”.

Alteração das regras de validação N17b-10, N23b-10, N27b-10 e N23d-10.

Regra de validação N27d-10 para implementação futura.

Inclusão das regras de validação N17b-20, N23b-20 e N27b-20 que impedem que seja informado zero como percentual de FCP ou FCP ST. Os campos relativos ao Fundo de Combate à Pobreza só devem ser informados se o produto estiver sujeito a incidência do mesmo.

Regra de validação YA02-30 substituída pela regra de validação Y07-10.

Regra de validação YA03-10 não se aplica a nota fiscal com finalidade de Ajuste e de Devolução.

 

O principal intuito de uma nova versão da NFe é o aperfeiçoamento do formato deste documento. Veja as mudanças quanto ao conteúdo da Nota:

  • No campo Indicador de presença (tag indPres) foi incluída a opção 5 (operação presencial, fora do estabelecimento), utilizada no caso de venda ambulante.
  • Inclusão da opção “2” (Nota Fiscal modelo 02) na tag refNF, que possibilitará referenciar este modelo de documento no Grupo Documentos Fiscais Referenciados.
  • Criação de novo grupo “Rastreabilidade de produto” para permitir a rastreabilidade de qualquer produto sujeito a regulações sanitárias, casos de recolhimento/recall, além de defensivos agrícolas, produtos veterinários, odontológicos, medicamentos, farmacêuticos, bebidas, águas envasadas, embalagens, etc., a partir da indicação de informações de número de lote, data de fabricação/produção. (A obrigatoriedade da informação deste grupo se aplica somente para medicamentos e produtos farmacêuticos).
  • Inclusão de campo para informar o Código ANVISA no grupo específico de Medicamentos.
  • Inclusão de campo no Grupo Total da NFe para informar o valor total do IPI no caso de devolução de mercadoria por estabelecimento não contribuinte desse imposto.
  • Acrescentada a opção de informar o Grupo de Repasse do ICMS ST nas operações com combustíveis quando informado CST 60.
  • Inclusão de campos no Grupo Combustível para que sejam informados os percentuais de mistura do GLP e a descrição do código ANP.
  • Alterado Grupo de Informações do Transporte da NFe com a criação de novas modalidades de frete (tag modFrete). 
  • Criação de campos relativos ao Fundo de Combate a Pobreza para operações internas ou interestaduais com ST. Altera o leiaute da NFpara identificar o valor devido em decorrência do percentual de ICMS relativo ao FCP, nas operações internas ou nas operações interestaduais com Substituição Tributárias, não atendidas pelos campos criados no Grupo de Tributação do ICMS para a UF de destino.
  • Retirado o campo específico indicador da Forma de Pagamento. 
  • Alteração do nome do Grupo “Formas de Pagamento” para “Informações de Pagamento” com a inclusão do campo valor do troco. O preenchimento deste grupo passa a ser obrigatório também para NFe; Nos casos de NFe de Ajuste ou de Devolução o campo “Forma de pagamento” deve ser preenchido com o valor “90” (sem pagamento).

 

Com o EMISSOR SIEG, fica mais fácil preencher a Nota Fiscal sem erros. Nosso sistema está atualizado e devidamente adaptado as novas mudanças da NF-e 4.0. Clique Aqui e fale conosco!

Simples Nacional - Veja como preencher a NF-e!

 

Sua empresa é optante pelo Simples Nacional? Veja aqui como preencher as NF-es de forma correta!

 

Deverão ser prestadas as informações do Código de Regime Tributário - CRT e do Código de Situação da Operação no Simples Nacional - CSOSN: 

CRT - <CRT> Código de Regime Tributário - No emissor disponibilizado pelo fisco - aba "Emitente":
1 - Simples Nacional;
2 - Simples Nacional - excesso de sub-limite de receita bruta;

CSOSN - <CSOSN> Código de Situação da Operação - Simples Nacional  - No emissor disponibilizado pelo fisco: 

* REGIME - "Simples Nacional" 
em "Produtos e Serviços" -> "Tributos"-> "ICMS" - "Situação Tributária" - opções:

101- Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito.
102- Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito.
103- Isenção do ICMS no Simples Nacional para faixa de receita bruta.
201- Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito e com cobrança do ICMS por Substituição Tributária.
202- Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito e com cobrança do ICMS por Substituição Tributária.
203- Isenção do ICMS nos Simples Nacional para faixa de receita bruta e com cobrança do ICMS por Substituição Tributária.
300- Imune.
400- Não tributada pelo Simples Nacional.
500- ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária (substituído) ou por antecipação.
900- Outros.

NOTA EXPLICATIVA:
O Código de Situação da Operação no Simples Nacional - CSOSN será usado na Nota Fiscal Eletrônica exclusivamente quando o Código de Regime Tributário - CRT for igual a "1", e substituirá os códigos da Tabela B - Tributação pelo ICMS do Anexo Código de Situação Tributária - CST do Convênio s/nº de 15 de dezembro de 1970. Ver exemplo AQUI.

Se for informado CRT=1 (Simples Nacional) NÃO deverá ser informado o CST, e sim CSOSN. Caso contrário haverá Rejeição 590 : Informado CST para emissor do Simples Nacional (CRT=1)

Preencher os campos abaixo (PIS/COFINS) da forma indicada, sem preencher as informações sobre o IPI:
"campo CST - Situação Tributária" preencher - "99" (99- outras operações) "
"tipo de cálculo " em valor", mais:
Alíquota (em reais) - 0 (zero);
Quantidade vendida - 0 (zero); e Valor (PIS ou COFINS) - 0 (zero)