Dicas para Produtividade no Escritório Contábil

A Produtividade é uma busca natural dos profissionais. Aproveitar o máximo do dia, às vezes, torna-se impossível. São tantas exigências e tantas atividades para se fazer em um curto período de tempo, não é mesmo?  Mas calma...Com bastante foco, organização e otimização através da tecnologia, seu trabalho poderá prosperar. O dia do Contabilista vem aí, e nós preparamos aqui algumas dicas para ajudar você a melhorar sua produtividade e a do seu escritório. Boa leitura!

 

Se você é Gestor de um Escritório

  •  Invista em Tecnologia. Softwares que facilitem o trabalho dos funcionários e automatizem muitas das operações que possam levar horas (e até dias) poderão ajudar bastante no processo de produtividade.
  •  Estimule a autonomia dos seus funcionários. Eles te ouvirão melhor e se tornarão mais participativos. Além disso, terão ótimas ideias para crescer e inovar na empresa. Seja flexível!
  •  Promova um ambiente atraente e confortável para todos.

 

Se você é Profissional

  •  Faça cronogramas, planilhas, a fim de organizar seu dia a dia e evitar esquecimentos.
  •  Responda seus e-mails em determinado horário do dia, fazendo disso um hábito.
  •  Saiba dizer “não” quando não puder assumir mais tarefas que possam prejudicar sua saúde e sua produtividade.
  •  Desconecte-se por um tempo de redes sociais e WhatsApp quando estiver focado em algum projeto. Utilize em seu tempo livre.
  • Qualidade não é quantidade. Saiba priorizar!
  •  Crie um horário para relaxar, tomar um café, conversar com os colegas. Descansar a cabeça é sempre bom e necessário.
  • Sempre peça ajuda quando necessário, seja a um colega que está há mais tempo na empresa, ou ao seu superior.
  • Mantenha sua mesa de trabalho sempre organizada. Seu computador, arquivos digitais, papeladas e livros também!
  • Celebre cada conquista da sua equipe. A vitória também é sua.

 

 

Tudo que você precisa saber sobre CT-e

 

Reunimos aqui diversas informações sobre o Conhecimento de Transportes Eletrônico, mais conhecido como CT-e. Tire suas dúvidas e compartilhe conhecimento com seus colegas!

O que é o CT-e?

É um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal (Rodoviário, Aéreo, Ferroviário, Aquaviário e Dutoviário). Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção e autorização de uso, pelo Fisco.

Quais são suas vantagens?

O CT-e proporciona benefícios a todos os envolvidos na prestação do serviço de transporte.

Para os emitentes do Conhecimento de Transporte Eletrônico (empresas de Transporte de Cargas) citamos:

Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo do CT-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE), cuja função é acompanhar a realização da prestação de serviço e consequentemente o trânsito das mercadorias transportadas, além de possibilitar ou facilitar a consulta do respectivo CT-e na internet.

Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais - A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 conhecimentos de transporte por dia, contará com aproximadamente 2.000 conhecimentos por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente, a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte.

Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira: Com o CT-e, os processos de fiscalização realizados nos postos fiscais de fiscalização de mercadorias em trânsito serão simplificados, reduzindo o tempo de parada dos veículos de cargas nestas unidades de fiscalização.

Benefícios para o Fisco:

  • Aumento na confiabilidade do conhecimento de transporte de cargas;
  • Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
  • Redução de custos no processo de controle dos conhecimentos capturados pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
  • Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;
  • GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
  • Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital - SPED).

     

    Tipos de documentos fiscais que o CT-e Substitui:

    • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
    • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
    • Conhecimento Aéreo, modelo 10;
    • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
    • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
    • Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

     

    A principal mudança para os Tomadores de serviço de empresas de transporte de cargas usuárias do CT-e é a necessidade de verificação da validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso do CT-e mediante consulta eletrônica nos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional do conhecimento Eletrônico.

    O emitente e o tomador do CT-e deverão conservar o documento eletrônico em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código 57 na escrituração do CT-e para identificar o modelo.

    Caso o Tomador de serviço não seja credenciado a emitir CT-e, alternativamente à conservação do arquivo digital já mencionado, ele poderá conservar o DACTE relativo ao CT-e e efetuar a escrituração do CT-e com base nas informações contidas no DACTE, desde que feitas as verificações citadas acima.

     

O Guia Básico do DANFE

Veja de tudo um pouco sobre o DANFE. O que é, as diferenças entre DANFE e a XML da Nota Fiscal Eletrônica e como gerar. Boa leitura!

O DANFE é um documento impresso que serve para acompanhar a Nota Fiscal Eletrônica. Ele possui os dados do produto que foi comprado e serve para facilitar o tráfego de mercadorias. Em caso de fiscalização, se a mercadoria não acompanhar a DANFE durante o frete em um transporte, poderá ocorrer multa.

Porém, a NF-e possui maior valor e importância para a comercialização dos produtos. A DANFE serve mais como um acompanhamento, possuindo nela os 44 dígitos da NF-e, o que seria “a chave da nota”.

Os principais dados impressos na DANFE são:

NCM;

Valores;

Tributos.

 

Arquivo XML e DANFE

O arquivo XML é o formato utilizado para o registro de todas as informações da nota fiscal eletrônica, mesmo aquelas que não são impressas no DANFE. Este arquivo possui um padrão de escrituração fiscal, definido e constantemente atualizado pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda), e suas informações são divididas em várias segmentações:

Dados da NF-e,

Dados do emitente,

Dados do destinatário,

Dados dos produtos e serviços,

Dados relativos ao ICMS, IPI, PIS e COFINS,

Totalizadores dos valores da nota,

Dados do transporte, dados de cobrança e informações adicionais como fonte de impressão da NF-e DANFE e outras informações para o contribuinte.

 

Gerando a DANFE

A melhor forma de emitir o DANFE é por meio do sistema também utilizado para a geração da NF-e. Isso é o que permite que não haja qualquer tipo de divergência entre os elementos da nota fiscal eletrônica e do DANFE, já que é necessário que um seja o espelho de outro.  No caso da impressão da DANFE, ela deverá ser feita antes da circulação do produto adquirido, e deve ser feita em uma folha A4 comum, exceto jornal.

 

Gere DANFE e baixe XML de NF-e com o NF-e SIEG. Veja os diferenciais de nossa solução bem aqui: Acesse nosso site!

Manifestar a NF-e ou não? Eis a questão!

 

Dúvidas na hora da Manifestação da Nota Fiscal? Veja a melhor opção para você e para os seus clientes!

Baixando as notas fiscais sem manifestar: O escritório não responde pela ciência não-autorizada, evitando que o cliente possa ser prejudicado, por não ter adquirido o produto. Basta utilizar a Chave de Acesso para baixar as notas sem a manifestação. 

Baixando as notas fiscais com manifestação: Identificar o uso indevido do CNPJ e da Inscrição Estadual da empresa. Manifestar dá mais segurança no caso da comprovação de um crédito junto ao cliente, ou como comprovação formal.  

A Manifestação é obrigatória quando recebe uma NF-e contra o seu CNPJ:

  • NF-e com valor de operação superior a R$ 100 mil. A obrigatoriedade, nesse caso, incide sobre todos os tipos de mercadoria, exceto quando as operações se dão entre estabelecimentos da mesma empresa.
  •  Distribuidores de combustíveis, Postos de combustíveis e transportadores revendedores retalhistas, em relação às NF-e que acobertarem operações com combustíveis e lubrificantes.
  • Estabelecimentos distribuidores ou atacadistas, em relação às NF-e que acobertarem operações com cigarros, bebidas alcoólicas, refrigerantes e água.
  • Estabelecimentos adquirentes do álcool para fins não combustíveis, transportado a granel, em relação às NF-e que acobertarem operações com essa mercadoria.

No caso de sua empresa possuir uma destas operações acima, manifestar não é opcional, é obrigatório. Acaso não esteja, fica a seu critério manifestar ou não. 

 

Nossa ferramenta NF-e SIEG oferece a baixa de XML sem manifestação, mas se você preferir, pode manifestar as notas, a opção é sempre sua. Veja mais aqui: www.sieg.com/nfe 

 

Nota Fiscal Eletrônica 4.0 - Veja as Mudanças!

 

O preenchimento incorreto da NF-e gerará rejeição da nota e isso poderá causar problemas futuros para a empresa. Fique atento as alterações na hora do preenchimento da nota!

Veja as alterações mais importantes para o preenchimento da nota:

Exclusão do Campo clEnq (id:O02) “Classe de enquadramento do IPI para Cigarros e Bebidas”;

Alteração da coluna Observação dos campos cSelo (id:O04) “Código do selo de controle IPI” e cEnq (id:O06)“Código de Enquadramento Legal do IPI”.

Alteração das regras de validação N17b-10, N23b-10, N27b-10 e N23d-10.

Regra de validação N27d-10 para implementação futura.

Inclusão das regras de validação N17b-20, N23b-20 e N27b-20 que impedem que seja informado zero como percentual de FCP ou FCP ST. Os campos relativos ao Fundo de Combate à Pobreza só devem ser informados se o produto estiver sujeito a incidência do mesmo.

Regra de validação YA02-30 substituída pela regra de validação Y07-10.

Regra de validação YA03-10 não se aplica a nota fiscal com finalidade de Ajuste e de Devolução.

 

O principal intuito de uma nova versão da NFe é o aperfeiçoamento do formato deste documento. Veja as mudanças quanto ao conteúdo da Nota:

  • No campo Indicador de presença (tag indPres) foi incluída a opção 5 (operação presencial, fora do estabelecimento), utilizada no caso de venda ambulante.
  • Inclusão da opção “2” (Nota Fiscal modelo 02) na tag refNF, que possibilitará referenciar este modelo de documento no Grupo Documentos Fiscais Referenciados.
  • Criação de novo grupo “Rastreabilidade de produto” para permitir a rastreabilidade de qualquer produto sujeito a regulações sanitárias, casos de recolhimento/recall, além de defensivos agrícolas, produtos veterinários, odontológicos, medicamentos, farmacêuticos, bebidas, águas envasadas, embalagens, etc., a partir da indicação de informações de número de lote, data de fabricação/produção. (A obrigatoriedade da informação deste grupo se aplica somente para medicamentos e produtos farmacêuticos).
  • Inclusão de campo para informar o Código ANVISA no grupo específico de Medicamentos.
  • Inclusão de campo no Grupo Total da NFe para informar o valor total do IPI no caso de devolução de mercadoria por estabelecimento não contribuinte desse imposto.
  • Acrescentada a opção de informar o Grupo de Repasse do ICMS ST nas operações com combustíveis quando informado CST 60.
  • Inclusão de campos no Grupo Combustível para que sejam informados os percentuais de mistura do GLP e a descrição do código ANP.
  • Alterado Grupo de Informações do Transporte da NFe com a criação de novas modalidades de frete (tag modFrete). 
  • Criação de campos relativos ao Fundo de Combate a Pobreza para operações internas ou interestaduais com ST. Altera o leiaute da NFpara identificar o valor devido em decorrência do percentual de ICMS relativo ao FCP, nas operações internas ou nas operações interestaduais com Substituição Tributárias, não atendidas pelos campos criados no Grupo de Tributação do ICMS para a UF de destino.
  • Retirado o campo específico indicador da Forma de Pagamento. 
  • Alteração do nome do Grupo “Formas de Pagamento” para “Informações de Pagamento” com a inclusão do campo valor do troco. O preenchimento deste grupo passa a ser obrigatório também para NFe; Nos casos de NFe de Ajuste ou de Devolução o campo “Forma de pagamento” deve ser preenchido com o valor “90” (sem pagamento).

 

Com o EMISSOR SIEG, fica mais fácil preencher a Nota Fiscal sem erros. Nosso sistema está atualizado e devidamente adaptado as novas mudanças da NF-e 4.0. Clique Aqui e fale conosco!

Simples Nacional - Veja como preencher a NF-e!

 

Sua empresa é optante pelo Simples Nacional? Veja aqui como preencher as NF-es de forma correta!

 

Deverão ser prestadas as informações do Código de Regime Tributário - CRT e do Código de Situação da Operação no Simples Nacional - CSOSN: 

CRT - <CRT> Código de Regime Tributário - No emissor disponibilizado pelo fisco - aba "Emitente":
1 - Simples Nacional;
2 - Simples Nacional - excesso de sub-limite de receita bruta;

CSOSN - <CSOSN> Código de Situação da Operação - Simples Nacional  - No emissor disponibilizado pelo fisco: 

* REGIME - "Simples Nacional" 
em "Produtos e Serviços" -> "Tributos"-> "ICMS" - "Situação Tributária" - opções:

101- Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito.
102- Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito.
103- Isenção do ICMS no Simples Nacional para faixa de receita bruta.
201- Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito e com cobrança do ICMS por Substituição Tributária.
202- Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito e com cobrança do ICMS por Substituição Tributária.
203- Isenção do ICMS nos Simples Nacional para faixa de receita bruta e com cobrança do ICMS por Substituição Tributária.
300- Imune.
400- Não tributada pelo Simples Nacional.
500- ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária (substituído) ou por antecipação.
900- Outros.

NOTA EXPLICATIVA:
O Código de Situação da Operação no Simples Nacional - CSOSN será usado na Nota Fiscal Eletrônica exclusivamente quando o Código de Regime Tributário - CRT for igual a "1", e substituirá os códigos da Tabela B - Tributação pelo ICMS do Anexo Código de Situação Tributária - CST do Convênio s/nº de 15 de dezembro de 1970. Ver exemplo AQUI.

Se for informado CRT=1 (Simples Nacional) NÃO deverá ser informado o CST, e sim CSOSN. Caso contrário haverá Rejeição 590 : Informado CST para emissor do Simples Nacional (CRT=1)

Preencher os campos abaixo (PIS/COFINS) da forma indicada, sem preencher as informações sobre o IPI:
"campo CST - Situação Tributária" preencher - "99" (99- outras operações) "
"tipo de cálculo " em valor", mais:
Alíquota (em reais) - 0 (zero);
Quantidade vendida - 0 (zero); e Valor (PIS ou COFINS) - 0 (zero)