Veja 10 Diferenciais de quem usa o NF-e SIEG

Na dúvida em adquirir um software de Gerenciamento de XML para o seu Escritório? Veja neste Infográfico todos os diferenciais do NF-e SIEG, e tire todas as suas dúvidas! 

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Nota fiscal eletrônica: Porque é necessário baixar todo mês?

 Uma boa gestão empresarial depende não apenas de processos otimizados e menores custos operacionais. Há detalhes relacionados à organização que fazem muita diferença nos resultados. Baixar nota fiscal eletrônica (NF-e) de entrada todos os meses, por exemplo, é uma demonstração de eficiência. Se você ainda não adota tal postura, veja neste artigo boas razões para isso.  O que é uma NF-e de entrada?

Quando você entrega um produto ou serviço para seu cliente, precisa emitir uma nota fiscal ao consumidor, certo? Essa é a chamada nota de saída. Ela representa, portanto, a saída de uma mercadoria ou a entrega de um serviço em atendimento às obrigações tributárias previstas na legislação.

Agora, fica mais fácil de entender o que é uma NF-e de entrada. Trata-se de uma nota fiscal, em formato eletrônico, emitida para a sua empresa pelo fornecedor, que é quem vende a você insumos utilizados na sua operação. Ou seja, ela representa a entrada de um produto, como um computador para uma consultoria, uma máquina para uma indústria ou peças para revenda no comércio.

Por que preciso baixar nota fiscal eletrônica de entrada?

O empreendedor cuidadoso com a gestão do negócio deve baixar nota fiscal eletrônica de entrada de cada compra realizada. Isso não significa que é necessário ingressar no sistema diariamente. Na realidade de pequenas empresas, a consulta mensal atende à maioria dos casos de forma satisfatória. Veja alguns motivos para isso.

Manifestação do Destinatário

Este é um instrumento de proteção para a sua empresa, que se manifesta através dele, informando ao Fisco sobre a sua participação comercial ou não em determinada nota fiscal emitida contra seu CNPJ. Permite, por exemplo, comunicar sobre documentos fiscais lançados por terceiros sem seu conhecimento.

A ciência da operação, declarando saber sobre uma NF-e relacionada ao seu CNPJ, é um dos eventos fiscais previstos. O destinatário pode ainda comunicar o desconhecimento da operação, a sua confirmação (pedido entregue) ou a sua não realização (como em casos de recusa de recebimento de mercadoria).

Além de prevenir o uso indevido do seu CNPJ, outra vantagem está na segurança jurídica: após a sua manifestação confirmando a operação, o emitente não pode mais cancelá-la.

O evento pode ser modificado diversas vezes, mas apenas o último movimento é considerado. A Manifestação do Destinatário é obrigatória para empresas de determinados setores, como distribuidores e postos de combustíveis, e voluntária para outras, com as vantagens relatadas anteriormente.

Evitar notas frias lançadas contra seu CNPJ

Você pode ser um empresário responsável, mas nem todos agem com correção e dentro da lei, infelizmente. Em razão disso, é possível que o CNPJ da sua empresa seja utilizado para emissão de notas frias.

Ao identificar o uso indevido do seu CNPJ, é recomendado recorrer à Manifestação do Destinatário. Caso contrário, você pode acabar responsabilizado no futuro por ações fraudulentas sobre as quais não teve nenhuma participação. Lembre-se: crimes fiscais pesam no bolso e levam à cadeia, conforme disciplinado pela Lei nº 4.729/1965.

Controle e armazenamento de arquivos XML

A nota fiscal eletrônica surgiu para otimizar processos, dar mais celeridade às obrigações fiscais e, gradativamente, pôr fim aos documentos em papel. Se antes você tinha que ter caixas para armazenar todos os registros de entrada e de saída, agora, essa organização é virtual.

E é importante que assim seja, pois até mesmo a fiscalização já se modernizou. Se o Fisco bater na sua porta, dificilmente o fiscal pedirá para checar sua papelada – ele vai solicitar para ver seus arquivos XML, que é o formato compatível com a NF-e.

Além de se prevenir para melhor responder a uma possível ação de rotina da Receita Federal, o controle e armazenamento de arquivos XML colabora com a gestão do seu negócio, permitindo conferir informações constantes em determinada nota de maneira fácil e rápida e evitando que escape do seu alcance um detalhe que possa trazer prejuízos.

Para que sua reação a qualquer problema seja rápida, baixar as respectivas NF-e uma vez por mês é bastante recomendado, pois demonstra o seu esforço em ter um controle rigoroso sobre todos os processos, incluindo aí os burocráticos.

Como baixar a NF-e

Acreditamos que tenha ficado clara a importância de baixar a nota fiscal eletrônica de entrada todos os meses. Agora, vamos explicar como fazer o download do arquivo XML em um passo a passo. Confira: Para começar, acesse o portal nacional da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Entre os serviços oferecidos, se destacam quatro: Consultar NF-e Completa, Consultar Disponibilidade, Consultar Resumo da NF-e e Consultar Inutilização. Como você deseja baixar a nota, escolha a primeira opção, que traz todos os dados da nota, como emitente, destinatário, produtos e serviços e valores. Para prosseguir, você terá que informar a chave de acesso – são 44 números, que podem ser localizados no canto direito superior da NF. Depois, preencha o código captcha antes de clicar em “Continuar”. Assim que localizada a nota fiscal, será possível baixá-la. Encontre o botão de “download do documento” e clique sobre ele. Como passo seguinte, será solicitado que você selecione o Certificado Digital da empresa, que deve ter sido instalado anteriormente na máquina que está usando. Ao confirmar, o download se dará automaticamente.

Tecnologia traz mais facilidades

Como você pôde ver, não há mistério para baixar sua NF-e. Mas caso deseje repetir o processo para outras notas, ele se torna um tanto cansativo, pois precisa ser feito individualmente. Ainda que sua empresa precise baixar apenas 10 notas emitidas contra seu CNPJ mensalmente, essa tarefa tomará um tempo precioso. Felizmente, a tecnologia está aí para dar uma importante mãozinha. Sistemas inteligentes de gestão online permitem não apenas a consulta, como o download de notas fiscais, qualificando o controle e armazenamento dos arquivos XML. Em qualquer lugar e a qualquer tempo, você acessa as informações que precisa – basta ter acesso à internet. A partir daí, sua gestão se torna mais profissional e ganha em eficiência.

Fonte: Jornal Contábil

O que é nota fiscal de entrada e como emiti-la?

Neste post vamos esclarecer todas as suas dúvidas a respeito desse documento fiscal. Confira!

O que é a nota fiscal de entrada?

Os contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) têm a obrigação de registrar os bens e os produtos que são recebidos e transportados dos seus estabelecimentos. No caso de remetentes que não são contribuintes desse imposto e não têm como emitir notas fiscais, o estabelecimento contribuinte deverá emitir uma nota fiscal de entrada, exatamente para registrar que determinado bem ou produto foi recebido. Mas há também outras situações de obrigatoriedade de emissão das notas fiscais de entrada, que listaremos abaixo. Além de serem obrigatórias pela lei, as notas fiscais de entrada são importantes para diversas atividades internas da empresa, como o controle de estoque, o controle financeiro e contábil, o controle de produção, entre outros.

O que a diferencia da nota de saída?

A nota fiscal de saída é emitida para o consumidor final, para bens e produtos que são vendidos pelo estabelecimento a um cliente. A nota fiscal de saída é emitida na modalidade eletrônica e pode ser impressa em qualquer tipo de impressora e papel. A nota fiscal de entrada também pode ser emitida eletronicamente (NF-e) e a única diferença entre elas está no preenchimento do campo reservado para a Nota Fiscal de Entrada.

Como emiti-la? As regras concernentes à nota fiscal de entrada são estabelecidas pela legislação estadual, que prevê quais são as situações em que sua emissão será necessária e como ela deverá ser realizada. Procure a Secretaria da Fazenda de seu Estado para mais informações.

Quando ela é obrigatória?

A emissão da nota fiscal de entrada é exigida para as empresas optantes pelo Simples Nacional, bem como nas seguintes situações:

  • Para casos em que o estabelecimento destinatário retirará ou transportará o bem ou produto;
  • Para bem ou produto enviado por empresa, pessoa física ou jurídica, que não está obrigada a emiti-la;
  • Para bem ou produto que foi industrializado por profissional avulso, ou autônomo, ao destinatário (retorno de industrialização);
  • Para bem ou produto que retornou de exposição ou feira e que foi enviado com a finalidade específica de exposição ao público;
  • Para entrada de bem ou produto importado diretamente do exterior;
  • Para a circulação de produto arrematado em leilão ou concorrência do Poder Público;
  • Para bem ou produto devolvido pelo cliente.

Cabe ressaltar que todas as notas fiscais de entrada deverão, obrigatoriamente, ser registradas no livro Registro de Entradas, pelo próprio estabelecimento contribuinte do ICMS, com o destaque do valor do imposto calculado sobre cada compra, de acordo com o regulamento do imposto em cada Estado. Além disso, caso seja emitida nota fiscal do tipo eletrônica pela empresa remetente, é necessário que o estabelecimento salve também o arquivo XML da NF-e, que contém todas as informações relevantes desse documento fiscal.

Fonte: Portal Contábeis

Conheça 11 erros fatais na área tributária

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Com o surgimento do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), ferramenta desenvolvida para oficializar os arquivos digitais das escriturações contábil e fiscal dos contribuintes e com isso também agilizar o trabalho da Receita Federal do Brasil (RFB), uma perfeita organização com documentos fiscais se tornou necessária. E por conta disso, pequenos detalhes – até os imperceptíveis a olho nu – podem gerar consequências desastrosas, dentre elas grande multas.

Cuidar de tal organização se equivale a cuidar da saúde de alguém. Alguns sinais desprezados ou tratados de maneira displicente podem gerar sequelas mais graves, irreversíveis e até mesmo a morte (virando comida de Leão).

A precisão dos profissionais que assumem a missão de gerenciar a contabilidade da empresa deve ser cirúrgica e, para auxiliar esse trabalho, preparamos uma lista de erros críticos que podem – e devem – ser evitados:

Quais são os erros contábeis que podem ser evitados?

  1. As más rotinas administrativas

Querer economizar com profissional de contabilidade, não cumprir leis e prazos e até promover atrasos no pagamento de salários, mesmo que por relaxo e não má-fé, pode gerar multas e diversas sanções que podem liquidar a empresa.

  1. Vício fiscal

Contratar um profissional de contabilidade e pensar que tudo recai sobre ele apenas é um grande engano. É um erro bastante comum nas empresas esse pensamento.

O que o profissional faz é evitar transtornos e prevenir erros. E para isso deve ser feito um trabalho próximo entre os empreendedores e os contadores ou contabilistas.

Cabe ressaltar que desde 11 de janeiro de 2003, por conta da Lei nº 10.406/2002, Art. 1.177, o profissional da classe contábil responde solidariamente em qualquer erro, seja voluntário ou não. Se for de seu conhecimento a distorção em dados fornecidos ao Fisco, pode ser também acionado na Justiça Criminal.

  1. Falta de pontualidade

Como citado no item 1, cumprir prazos estabelecidos ou combinados faz a engrenagem funcionar bem e com isso a empresa tem preocupações a menos.

Empresas que se omitem e/ou atrasam na entrega da Escrituração Fiscal Digital (EFD) podem se enquadrar na situação de inaptas, o que gera uma série de transtornos.

  1. Falta de exatidão

Todo documento fiscal deve ser descrito na contabilidade da empresa. Qualquer erro, mesmo que involuntário, pode gerar problemas com a Receita Federal.

Trabalhar em unidade com o contador e auxiliar será uma forma de ajudar no crescimento da empresa sem dores de cabeça.

autuação por quaisquer irregularidades apontadas pelo SPED à RFB pode chegar a 200% sobre as operações, afirma a advogada tributarista Ana Paula Lazarreschi de Mesquita, em material disponível no Portal Contábeis.

Ela citou também, na mesma oportunidade, que “95% das empresas dos setores Industrial e Comercial de médio e grande porte que acompanhou tiveram entre 800 e 6 mil erros nas informações encaminhadas”, segundo verificação de auditoria realizada por seu time de digital tributário.

  1. Erros na totalização da nota fiscal eletrônica – NF-e

É comum ocorrer erros motivados pela dificuldade em informar todos os campos relativos a uma operação fiscal como, por exemplo, despesas acessórias, fretes e demais valores que a compõe. Isso se deve por nem sempre o sistema ERP da empresa está devidamente parametrizado, ou ainda, por possíveis erros operacionais dos profissionais envolvidos na rotina diária da empresa.

  1. Erro na correlação entre campos de base de cálculo, alíquotas e impostos

Assim como no item anterior, como reflexo dos erros na parametrização do sistema ERP ou em processos, a base de cálculo aplicada à alíquota informada pode ficar diferente dos valores dos Impostos escriturados. Isso permite o Fisco interpretar que a empresa agiu de má fé.

  1. NCM desatualizada X alíquota de IPI

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), utilizada para cálculo dos impostos, possui constantes mudanças e nem sempre é possível acompanhar a todas e providenciar a atualização dos cadastros.

Um exemplo citado é a extinção de alguma NCM ou ainda, a redução ou majoração tributária do IPI, onde se pode deixar de apropriar algum crédito permitido pela legislação vigente ou até mesmo gerar débitos de forma equivocada.

A título de exemplo, destacamos abaixo a NCM correspondente aos veículos automóveis:

NCM 8703.21 – Veículos automóveis, tratores, ciclos e outros veículos terrestres, suas partes e acessórios.

Alíquotas:

Período de 01/07/2014 a 31/12/2014 alíquota de 33%

A partir de 01/01/2015 a 31/12/2017 a alíquota passa a ser de 37%

E 7% a partir de 01/01/2018

Imagine que no período de Janeiro/2015 a empresa não esteja atenta a essa mudança. Considerando que neste mês a entidade fature cerca de 10 milhões de reais correspondentes a essa NCM, estariam deixando de recolher para os cofres públicos R$ 400.000,00, caracterizando assim evasão fiscal ou em uma situação de compra deixar de obter o crédito adicional do valor através de nota de complemento de imposto do fornecedor.

  1. Pensar que a DANFe ou o papel impresso é a Nota Fiscal

O papel impresso é uma versão simplificada da NF-e, chamada de Documento Auxiliar de NF-e (Danfe), que tem informações resumidas dos dados presentes na nota. Enfim, ele NÃO é uma nota e NÃO possui validade jurídica. A NF-e é um arquivo digital com extensão XML, que foi assinado digitalmente e autorizado pelas Secretarias estaduais de Fazenda. Se houver divergência entre os dados da NFe e da DANFe, as multas podem chegar a 100% do valor da operação.

  1. Não armazenar as NF-es

É uma obrigação fiscal de qualquer empresa armazenar todas as NF-es, tanto emitidas quanto recebidas, por um período de cinco anos mais o corrente (além disso é opcional ao contribuinte). Quem não guarda as notas corre o risco de sofrer sanções e ser multado. Pequenas divergências ou inconsistências podem render multas de até mil reais por documento.

  1. Não arquivar os documentos de forma organizada e segura

Alguém em sua empresa teve a brilhante ideia de armazenar todas as NF-es em um servidor. Como você faria para encontrar uma nota recebida de um fornecedor em um dia específico diante uma “enxurrada” de arquivos? E se acontece um desastre e o HD onde estão os documentos queima? Ou se todos os computadores com cópia dos documentos apresentam algum tipo de problema que impossibilita recuperá-los? O ideal é investir em algum sistema de gerenciamento automático de XMLs das NF-es. Isso evita um problemão.

  1. Depender do fornecedor para receber a nota fiscal anexada por e-mail

As vezes o e-mail não chega, a nota é alterada ou cancelada ou até mesmo alguém emitindo nota contra você sem o seu conhecimento. Uma multa pode ser aplicada sem que você tivesse, na verdade, uma culpa.

Fonte: Jornal Contábil