Gestão da vida: a importância de se organizar

relógio-tempo Hoje mesmo, em um grupo de whatsapp li de uma pessoa: alguém sabe como fazer o dia ter mais de 24 horas? Quem nunca se fez essa pergunta ou desejou tal acontecimento. No entanto, algo que definitivamente precisamos compreender é que não temos o poder de gerenciar o tempo. Ele é único e exatamente o mesmo para todos nós. Um dia é composto por 24 horas, independente de sua situação emocional, posição financeira ou social. Precisamos então aprender a gerenciar nossas Vidas para que dessa forma possamos aproveitar da melhor forma possível o presente que nos é dado a cada amanhecer. E para isso existem algumas dicas básicas, porém extremamente úteis para nos tornarmos mais produtivos ao longo dessas 24 horas. Algumas dicas: Mantenha um padrão mínimo de organização. Isso é fundamental para nos tornarmos mais produtivos e melhorarmos nossa performance, seja no trabalho, seja em nossa vida pessoal. Já existem pesquisas científicas que comprovam que um ambiente desorganizado, com bagunça gera desânimo e torna as pessoas mais reativas e improdutivas. Você não precisa ser um perfeccionista, mas pode buscar maneiras práticas de manter aquilo que precisa, que usa com frequência mais próximo ao seu alcance. Lembre-se que quando sabemos exatamente onde as coisas estão economizamos um tempo precioso tendo que procura-las de maneira aleatória. Identifique quais são suas prioridades O que você faz que realmente gera resultados para você? A resposta para essa pergunta deve entrar na sua lista de prioridades. Faça uma análise das suas atividades diárias, incluindo um tempo para si mesmo e o tempo com a família. Após essa reflexão sugiro a criação de pequenoscheck-lists elencando em ordem de importância seus compromissos diários e semanais. Mantenha sua agenda atualizada Quando você consegue visualizar seus compromissos, facilmente você consegue identificar momentos do seu dia onde você possui disponibilidade para encaixar compromissos que até então você acreditava ser impossível realizar pela “falta de tempo”. Isso evita que assuntos importantes sejam deixados de lado pelo simples fato de um esquecimento ou acumulo de atividades em um mesmo horário. Quando aplico a ferramenta de planejamento semanal com meus clientes a frase que comumente ouço é: Nossa, me organizando entendi que tenho tempo para muitas coisas!” Diferencie urgente x importante Costumo fazer uma definição simples sobre o urgente x importante. O importante são todas as atividades que você realiza e que geram resultados positivos em sua vida e em seu trabalho. Quando mantemos uma rotina de tarefas o importante costuma ser cumprido dentro dos prazos corretos, evitando estresse e cobranças desnecessárias. No entanto, quando não consigo manter essa rotina e aquilo que é importante começa a ser deixado de lado, essa tarefa em pouco tempo torna-se urgente. O que aumenta consideravelmente o nível de estresse e a margem de erros, pois a pressão para o cumprimento é muito grande. É quando deixo de apresentar um relatório no tempo correto, por não ter me organizado da forma como era necessário, e preciso fazer hora extra para entrega-lo no dia seguinte pois a diretoria irá se reunir e necessita daquela análise. Outro exemplo: quando faço a manutenção correta do meu carro estou prevenindo problemas e isso é Importante. Mas por não administrar corretamente meu tempo, deixo de fazer essa manutenção, então em uma viagem o carro sofre uma pane e preciso chamar um guincho. Chamar o guincho é algo Urgente, em decorrência da falta do cumprimento daquilo que era importante. Exerça gratidão Uma das coisas mais importantes que nos ajuda a perceber nosso nível de produtividade é quando encerro meu dia fazendo uma reflexão sobre todos os fatos que aconteceram e ao invés de ficar me lamentando pelo que não fiz ou pelo que aconteceu de errado, começo a agradecer por cada conquista, cada vitória por menor que possa parecer. A gratidão é um estilo de vida, e que se praticado diariamente irá gerar em você o desejo de fazer coisas novas, se lançar em desafios, porque mais importante do que simplesmente fazer, é saber você fez o seu melhor! Espero que essas dicas possa incentiva-lo a buscar a vida com maiores resultados, porém sem o estresse e a loucura do urgente. Por fim, gostaria de deixar uma frase muito interessante e que nos causa uma reflexão bem importante: “QUEM NÃO SE ORGANIZA, AGONIZA!” Fonte: Administradores.com

7 dicas para acabar com a bagunça nas contas do seu negócio

money-256290_1280 Lidar com números costuma ser um desafio para empreendedores. Muitos criam o negócio a partir de uma ideia e, com a chegada da rotina, desesperam-se com a enxurrada de receitas e despesas. Essa dificuldade com as contas vem principalmente da falta de incentivo à educação financeira, afirma Rafael Mingone, sócio-diretor da RMG Capital e professor da Trevisan Escola de Negócios. “Há dificuldades nesse sentido tanto na vida da empresa quanto na vida pessoal. Muito do básico das finanças pode ser aplicado nas duas áreas, mas falta essa formação inicial, na escola mesmo”, argumenta. Essa falta de base se reflete na hora de abrir uma empresa: não há interesse em assumir o controle dos números. “Muitas vezes, quando um empreendedor inicia um negócio, o conhecimento dele é mais técnico. Ele presta bem um serviço, é um bom vendedor, mas não gosta de gerir”, completa João Natal, consultor de finanças do Sebrae de São Paulo. Outro ponto que leva à má gestão financeira é o empreendedor achar que consegue dar conta de tudo no seu negócio. “Isso acontece com uma parte dos donos de negócios: eles não montam uma estrutura adequada e acabam sobrecarregados. Acontece um colapso na gestão, em que o empreendedor não consegue administrar e verificar atividades, e o negócio perde oportunidades”, ressalta Gilberto Braga, professor do Ibmec do Rio de Janeiro. Com esses entraves, toda ajuda na hora da organizar as finanças é pouca. Se seu empreendimento passa por problemas nas contas, veja sete dicas para acabar com a bagunça nos números agora: 1. Separe o pessoal do empresarial Um erro comum na hora de organizar as finanças do negócio é misturar as contas do negócio e as contas pessoais, afirma Natal. “Esse empreendedor acredita que tudo que está ali é dele, que ele é a própria empresa. Porém, são duas pessoas: a física e a jurídica. Ele precisa entender que o único recurso dele lá é seu pró-labore.” 2. Reveja sua estrutura O grande sinal de que é preciso rever quem cuida das suas finanças é quando você perde oportunidades (e dinheiro) por conta da organização do negócio, afirma Braga. “Isso requer uma análise sobre delegação de autoridade. Talvez seja preciso criar uma cadeia de pessoas para a área financeira. Outras vezes, uma secretária já resolve. Depende do porte da empresa.” Isso também vale para a compra de programas de gestão. “Antes de sair pesquisando e comprando programas, verifique o quão necessário isso é para suas atividades. Costuma haver uma inversão: primeiro, o empreendedor compra o sistema e depois veem que ele não serve para seus problemas.” 3. Liste despesas e receitas, detalhadamente É preciso anotar detalhadamente as despesas do negócio: colocar custos fixos (como aluguel) e variáveis (como a comissão dos vendedores), inclusive em termos de vencimento do pagamento e em assuntos agrupados. “Isso dá uma boa visão do que entra e sai no negócio. Ajuda a ver o que é fundamental e o que pode ser diminuído ou cortado. Também permite que você veja onde investir para aumentar a receita”, explica Mingone. “Você não consegue fazer uma boa gestão sem esse controle.” O professor também recomenda manter essas tabelas e comparar os indicadores ao longo do tempo, para que o negócio adquira perspectivas. 4. Olhe o fluxo de caixa todos os dias Falando ainda sobre registrar entradas e saídas, é preciso estar atento ao fluxo de caixa do seu negócio: as movimentações que ocorrem diariamente na operação do seu negócio. Isso porque sua empresa pode até estar dando lucro, mas ele não necessariamente vem da operação, explica Mingone: pode vir da venda de um imóvel ocioso, por exemplo. “O lucro é uma medida econômica, mas o que reflete no dia a dia, na eficiência do negócio, é o fluxo de caixa operacional. Ele deveria ser olhado todos os dias, com uma lupa, porque mostra o quanto a atividade principal do negócio gera valor.” Esse fluxo de caixa deve ser olhado diariamente porque, ao fazer um controle semanal ou mensal, alguns dados podem ficar escondidos, explica Natal. “É melhor você ter um controle, saber com antecedência seus problemas financeiros, do que após você perceber que ‘comeu seu estoque’.” Por isso, no dia que você receber ou gastar um valor, inclua na hora no acompanhamento desse fluxo de caixa. 5. Saiba seus prazos Além de registrar o que acontece no dia a dia do empreendimento, é importante saber os prazos de pagamento e de recebimento de valores. Isso porque, quanto mais você conhecer seus prazos, melhor você negocia compras e vendas. “Se vou fazer uma compra e vejo que um certo dinheiro irá entrar na próxima semana, ou eu faço a compra casada com essa entrada ou negócio para pagar com uma semana de prazo. Porque há um crescimento dos meus recebimentos. Quando ele não consegue casar essa entrada e saída, e precisa antecipar os recebíveis, o que fica mais caro para a empresa." 6. Não conte com dinheiro que ainda não foi entregue Um outro ponto de atenção na hora de organizar as contas é o capital de giro. Na hora de considerar quanto dinheiro você tem em mãos, não conte aquela venda que está acertada, mas que ainda não caiu na conta. “Muitos empreendedores descartam a necessidade de ter dinheiro em caixa até o momento em que o cliente entrega o dinheiro prometido. Quando não pensam nisso, recorrem à antecipação de recebíveis, com juros, para bancar o negócio”, explica Natal. Ou seja: contar com valores que ainda estão no plano das ideias sai mais caro do que manter uma reserva para emergências. 7. Renegocie Agora que você já tem despesas e receitas contabilizadas, é possível ver quais contratos podem ser renegociados: por exemplo, uma compra recorrente com um fornecedor ou o aluguel do imóvel. Faça uma pesquisa de mercado e veja se o preço desse contrato é condizente com o que costuma ser pedido. Sempre é possível conversar, defende Braga. “Em momentos de crise, principalmente, as partes ficam mais propensas em ceder.” Fonte: Portal Contábeis

10 dicas de organização e produtividade para contadores

chess-433071_1280

Na correria do dia a dia é muito importante que sejamos organizados, a fim de nos tornarmos mais produtivos e eficientes. O objetivo desse artigo é fornecer dicas, ferramentas e estratégias de organização pessoal para você aplicar no seu escritório contábil. A ideia é ajudá-lo a aumentar sua eficiência de forma imediata e mensurável, não importando o método que você estiver usando no momento.

1. Assuma o controle do seu dia

Mude a sua maneira de pensar. Você é capaz de fazer muito mais como Contador do que imagina, basta buscar formas de diminuir o ritmo. Hã? Como assim? Exatamente isso, já vimos em outros artigos do blog que produtividade significa fazer mais com menos e não trabalhar além do necessário. Por isso, seja disciplinado e compreenda que há tempo e lugar para tudo. Acompanhe as dicas a seguir e assuma o controle do seu dia.

2. Estabeleça metas

Para administrar melhor o seu tempo é necessário traçar os objetivos para conquistar aquilo que você deseja ou precisa. Quer aumentar a carteira de clientes? Trace metas comerciais. Afim de manter os clientes e ganhar produtividade? Invista em inovações tecnológicas. Deseja se tornar um consultor de negócios? Amplie seu leque de serviços, fornecendo relatórios e feedback, estreitando seu relacionamento com o cliente.

Onde você se imagina daqui a cinco anos? Você pode ter sucesso em todas as três realidade mencionadas acima, basta estabelecer as suas metas e não desviar de seu foco. Seja disciplinado, lembra?

3. Pense de forma realista

Como nem tudo é um mar de rosas, é essencial ser realista e reconhecer a possibilidade de surgirem problemas. Por isso, ter um plano B é sempre recomendável. De acordo com o livro Como se tornar mais organizado e produtivo, do especialista em gerenciamento de tempo, organização e produtividade, Ken Zeigler, um dos principais motivos para as empresas não atingirem seus objetivos é a não admissão de eventuais erros, interrupções e problemas inesperados. Se for possível, antecipe problemas através de sua experiência. Caso seja um novo Contador, recomendamos que, se for errar, erre cedo, para que não venha comprometer todo o projeto.

4. Programe seu trabalho

Você já ouviu aquele ditado “A viagem mais longa começa pelo primeiro passo.”? Isso se aplica aos negócios também. Depois que suas metas foram traçadas, detalhe as etapas do seu plano nos mínimos detalhes, isso facilita a execução de cada etapa. Além disso, comunique a sua equipe os seus planos para o escritório. Seja investir em inovações ou estreitar o seu relacionamento com os cliente. É importante que todos estejam por dentro dos seu planos, a fim de que possam caminhar juntos para a conclusão do objetivo.

5. Não fique adiando as coisas

Existem inúmeros processos burocráticos dentro de um escritório de contabilidade, apesar de o escritório não estar livre disso, acabam gerando um certo desânimo que, por sua vez, acarreta em procrastinação e processos deixados para fazer “mais tarde”. Por isso, a melhor maneira de evitar o hábito de deixar para depois o que deve ser feito hoje é subdividir a tarefa de forma que seja possível trabalhar um pouco a cada dia. Um sistema de gerenciamento de tarefas poderia auxiliar o contador nessa divisão de tarefas. Fonte: Jornal Contábil