Contador: 5 dificuldades do dia a dia no escritório

A rotina de um escritório de contabilidade envolve um trabalho árduo na busca de informações junto aos clientes e no acompanhamento constante da legislação fiscal do país.

É preciso ter uma equipe preparada e sempre atenta às mudanças na legislação, para que seja possível fazer um atendimento eficiente aos clientes e evitar problemas com o Fisco.

São muitas as dificuldades enfrentadas no dia a dia pelos profissionais de contabilidade. Confira quais são os principais obstáculos.

 

1 – Erros na emissão de documentos 

Um dos principais problemas dos contadores começa já na origem, ou seja, na emissão do documento fiscal por parte do cliente. Como a legislação brasileira é muito ampla, é difícil que o profissional responsável pela emissão do documento fiscal tenha conhecimento de todos os detalhes necessários. Por conta disso, costumam ocorrer muitos erros nesta etapa inicial de emissão. “Isto impacta diretamente nas empresas de serviços contábeis, gerando inúmeros processos e procedimentos para a regularização destes erros”, afirma o presidente do Sescon Blumenau, Jefferson Pitz.

 2 – Informações incompletas e atrasadas  

A busca pela informação é outra grande dificuldade, pois muitos clientes não encaminham as informações de forma correta e dentro dos prazos. “Além de nem sempre buscarem o auxílio adequado dentro dos escritórios de contabilidade, fazendo com que as informações sejam geradas de forma incorreta, ainda há muita demora no repasse para o contador”, diz a contadora Karine Gresser, com a experiência de 10 anos em escritório contábil e consultora de negócios do sistema myrp.

3 – Integração dos dados   

A grande palavra do momento, segundo o presidente do Sescon, é INTEGRAÇÃO. “O que se precisa são ferramentas que facilitem a integração entre os mais diversos sistemas privados e públicos”, complementa Pitz. Ele salienta que com o acesso direto às informações, várias divergências que podem ocorrer numa interação, seja exportação ou importação de dados, diminuem sensivelmente, e ainda há ganho de tempo.

4 – Acesso ao cliente 

Para que o contador consiga ter os benefícios da integração de dados, é preciso que o cliente escolha uma ferramenta de gestão que possibilite ao escritório contábil o acesso aos dados da empresa. É importante que ele possa exportar XML, para fazer o fechamento contábil, agilizando o processo desses envios. Também deve ter acesso aos relatórios financeiros e SPED. “O fato dele ter acesso em tempo real faz com que consiga ajustar eventuais discordâncias nos dados antecipadamente, agilizando o processo no recebimento da informação”, comenta a contadora Karine Gresser.

 5 – Qualificação constante da equipe 

O presidente do Sescon acrescenta ainda que outro grande problema dos contadores é o enorme custo em preparar, qualificar pessoas para o exercício destas atividades relacionadas a área fiscal.  E para isso, o remédio é mesmo investir constantemente em treinamentos, para que os profissionais fiquem sempre atualizados em relação às novidades da legislação e possam orientar corretamente os clientes.

Fonte: Jornal Contábil

O caminho ideal da Nota Fiscal Eletrônica dentro da empresa

Qualquer transação que envolva a compra e venda de produtos ou serviços por empresas implica que uma Nota Fiscal seja emitida. É um documento comum ao conhecimento de grande parte das pessoas, daí que nem sempre sejam observados outros aspectos relativos ao seu uso.

Serviços implicam na emissão de uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e ou NFSe), que tem regras e modelos variáveis por municípios, enquanto produtos são associados às Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e ou NFe), com regulamentação e implementação nacional – e é dessa que vamos falar nesse post.

Vamos falar das etapas ideais pelas quais uma Nota Fiscal Eletrônica pode passar, desde a emissão até a escrituração. Dessa forma, vai ser possível enxergar esse documento com outros olhos, esquecer um pouco a ideia de que ele não passa de um documento para ser guardado na gaveta e deixar de cometer alguns erros ao lidar com ele. Quer compreender melhor como a Nota Fiscal Eletrônica  está relacionada com as operações mais diversas da empresa e as várias funções que ela pode desempenhar? Confira nosso post!

Emissão da Nota Fiscal Eletrônica

Quando uma compra de um produto é feita, significa que uma Nota Fiscal Eletrônica deve ser emitida pelo fornecedor – isso significa que os dados sobre a operação de venda são enviados, validados e registrado pelos servidores da Secretaria da Fazenda do estado do emissor. No momento da emissão, a SEFAZ devolve um arquivo digital (no formato XML) que representa oficialmente a Nota Fiscal.

O fornecedor deve também gerar uma versão impressa desta nota, chamada de DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que deverá acompanhar a mercadoria em sua jornada até o cliente.

Não emitir a Nota equivale à prática de sonegação fiscal, isto é, que informações sobre transações comerciais foram ocultadas do Governo.

Disponibilização e Guarda da Nota Fiscal Eletrônica

Além da nota auxiliar impressa que acompanha o produto na transportadora, o emissor é obrigado por lei a disponibilizar o arquivo XML da NF-e para seus destinatários, assim que for emitido.

Uma forma de disponibilizar é, por exemplo, enviando a nota por e-mail ou tendo uma página na internet onde eles possam baixá-las.

E mais um detalhe: este arquivo deve ser armazenado, tanto pelo receptor quanto pelo destinatário, por no mínimo 5 anos mais o ano corrente – e pode causar multas e dores de cabeça às empresas quando elas não guardarem e a fiscalização cobrar.

Recebimento da NF-e

A NF-e é, na maioria das vezes, recebida pelo setor de recebimentos, que recebe o arquivo XML do fornecedor e já pode conferir, antes mesmo da chegada dos itens, se as quantidades e descrições dos produtos constantes na nota estão corretas. Caso haja algum erro, é possível entrar em contato com o fornecedor e acertar os problemas antes do envio físico dos produtos – o que representa um imenso ganho em tempo, já que não vai sequer haver a necessidade de devolução e troca! Pela descrição desta etapa é fácil associar a NF-e a um recibo, afinal, consiste na conferência de um recebimento. Mas cuidado para não confundir os termos. Um recibo apenas atesta um pagamento, ele não serve para o controle fiscal na arrecadação de impostos pelo Governo.

Apenas a Nota Fiscal Eletrônica contém as devidas informações exigidas! Neste ponto já é preciso lembrar que as Notas Fiscais Eletrônicas contêm uma diversidade de informações justamente pelo fato de terem de descrever detalhes relativos à transação. Esses detalhes equivalem a dados que podem ser usados a favor do negócio, até mesmo influenciando decisões gerenciais importantes que tragam benefícios para a empresa. Falaremos novamente disso mais adiante, no último tópico. Um problema que o ocorre aqui é que muitas vezes a empresa que está adquirindo os produtos acaba não recebendo a nota, por uma série de razões, que contamos aqui (olhe especialmente o item #4).

Chegada da Mercadoria

A chegada do produto é o momento em que a empresa alimentará seu estoque. Como a nota já tinha chegado antes do produto, o responsável já está com a nota em mãos e sabe o que esperar na entrega – ele pode verificar se o que chegou fisicamente bate com o descrito na nota e prosseguir com o processo. Caso hajam divergências, ele pode entrar em contato com a empresa e resolver, talvez utilizando o mesmo entregador para levar os itens errados de volta – ou negar completamente o recebimento da entrega, quando necessário. Se este estoque for gerenciado por um sistema de Controle de Estoque, o arquivo XML tem papel primordial.

É possível, na maioria dos sistemas do mercado, a alimentação automática de estoque por XML da NFe. Neste cenário, ao confirmar o recebimento da mercadoria, o estoquista pode importar o XML da NFe em seu sistema. A organização das NFes é um passo a mais para ganhar agilidade nessa verificação e trazer bons resultados para o negócio.

Pagamento

Para o pagamento de qualquer cobrança contra a empresa, o setor financeiro utiliza como comprovante de transação a Nota Fiscal Eletrônica. Portanto, ela valida a veracidade da cobrança recebida e protege a empresa de pagamentos de mercadoria desacompanhada de Nota Fiscal Eletrônica, o que pode ser considerado crime fiscal ou sonegação de impostos. Neste passo, já com o produto e Nota Fiscal em mãos, o responsável pode já proceder para o pagamento e atualizar as informações em sistemas de gestão, caso utilizem.

Escrituração

A contabilidade faz a escrituração, e calcula, a partir da Nota Fiscal, os impostos e tributos envolvidos para depois fazer o fechamento do Caixa. A NF-e é também um fato contábil, por isso o registro dela precisa ser lançado nos livros de contabilidade com esse fim – e asversões eletrônicas dos documentos chegaram para acelerar as coisas. O cálculo dos impostos talvez seja o aspecto mais conhecido no que diz respeito aos propósitos da NF-e. É do entendimento de grande parte das pessoas que a NF-e prova que tanto o comprador quanto a loja e o fornecedor da loja pagaram os devidos impostos exigidos na transação comercial em que participaram.

A técnica contábil de escrituração é uma forma de registrar e organizar informações a respeito do patrimônio de uma empresa, daquilo que ela possui e que a contabilidade quantifica. Uma aquisição ou uma venda feita sem que tenha sido emitido um documento comprovativo, que é a Nota Fiscal, não poderá ser lançada nos registros contábeis e isso pode criar vários problemas quanto à administração patrimonial do negócio, além de implicar complicações diante dos órgãos de fiscalização do Governo.

 

Bônus: acesso às garantias e negociação de pagamento

Não é em vão que as Notas Fiscais Eletrônicas são desde sempre conhecidas como um papel importante que deve ser guardado. Nelas constam, entre outras informações, características que identificam o produto, valores para base de cálculo de impostos, além de serem a garantia de ter ocorrido uma transação comercial dentro da lei. Por tudo isso, caso sejam necessários reparos, ou mesmo a substituição ou troca do produto, é imprescindível apresentar NF-e para ter acesso à garantia.

Guardar um documento na gaveta não é um problema, no entanto a ideia é que outros aspectos relativos ao manuseio da NF-e fiquem evidentes para que sejam percebidas as funções que ela pode desempenhar dentro da empresa. Vamos imaginar uma situação hipotética em que um revendedor já tenha realizado muitas compras de um mesmo fornecedor. Sabemos que para cada situação de compra foi emitida uma NF-e. O revendedor, se reunir todas as Notas Fiscais das compras anteriores feitas com esse mesmo fornecedor, pode perfeitamente tentar negociar melhores condições de pagamento, de financiamento ou outro benefício, e conseguir obter vantagens para uma próxima compra – além de poder comparar preços entre diferentes fornecedores.

 

Desmistificar a função e o uso das Notas Fiscais

A NF-e é um documento que passa pelas mãos de muitos profissionais ao longo de seu percurso e por isso pode ser desafiador encarar que um documento simples e de uso tão corriqueiro vá somar possibilidades variadas de uso. Para começar a pensar diferente, podemos partir do princípio da organização: uma só NF-e permite acessar dados sobre uma só compra, muitas Notas Fiscais Eletrônicas juntas permitem, por exemplo, analisar o potencial de compra de uma empresa inteira. E não é só isso. A organização das Notas Fiscais Eletrônicas e posse de seus XMLs possibilitam consultas que podem induzir a respostas conclusivas a respeito do comportamento da empresa, servindo até de plano de fundo para a tomada de decisão nos processos de gestão.

Os profissionais que consigam perceber a importância desse documento terão maiores chances de fazer a manipulação adequada, verão mais sentido nas rotinas da empresa que envolvam as Notas Fiscais Eletrônicas e poderão compreender o potencial por trás das iniciativas de organização desses documentos. Tem mais dúvidas sobre o percurso da Nota Fiscal Eletrônica na empresa ou sobre os usos que ela pode ter? Você usa um processo e organização diferente com as notas? Comente, participe e continue acompanhado nossos posts!

Fonte: Jornal Contábil

O jogo dos 7 erros no empreendedorismo

 

É fácil cair em certas armadilhas no início da vida empreendedora. Evite ser uma das vítimas desses erros comuns, conhecendo-os, antes de qualquer coisa. Leia abaixo:

1. ACHAR QUE SÓ UMA BOA IDEIA É O SUFICIENTE PARA EMPREENDER

Um erro muito comum principalmente entre jovens empreendedores é achar que a sua ideia é a melhor do mundo e por isso pode ir em frente sem analisar outros aspectos. A ideia do negócio a ser empreendido seguramente é uma das partes mais importantes do empreendedorismo, mas ela por si só não se sustenta até o sucesso. A percepção e a vontade de empreender podem alinhar empresas emergentes em busca do sucesso. Defenda sua ideia com a visão sistêmica necessária nos negócios, e tenha a capacidade de gerar o próprio sonho.

2. NÃO ANALISAR PRODUTOS E/OU SERVIÇOS SEMELHANTES

Hoje é praticamente impossível empreender um negócio sem analisar como os produtos ou serviços semelhantes se comportam no mercado consumidor. Produtos semelhantes podem dizer ao empreendedor que ele deve ou não seguir adiante com sua ideia. Fazer o seu produto com algo diferente dos semelhantes é o caminho para o sucesso. Lembre-se que carências da população acabam por gerar muitas oportunidades de negócios. Busque algo para o seu produto que os semelhantes não tenham ou tenham pouco.

3. NÃO ANALISAR O ENTORNO DE ONDE SERÁ SEU NEGÓCIO

A localização de um negócio diz muito sobre seu futuro. Nem sempre um local caro e sofisticado é a melhor opção. Analise fluxo de pessoas, segurança da região, público alvo do seu negócio, entre outros. A visibilidade da sua marca é importante. Desenvolver uma visão estratégica sobre a localização deve ser vista como um processo de superar obstáculos em relação ao ambiente externo.

4. NÃO QUERER AVALIAR OS RISCOS DO NEGÓCIO

É necessário prever consequências caso alguns riscos do negócio se concretizem. Os riscos podem ter consequências financeiras e técnicas. Faça um planejamento sobre os riscos. O papel do risco em nossa sociedade não se trata de aventura intelectual e sim usar métodos modernos de pôr o futuro a serviço do presente. Essa capacidade de construir caminhos para transformar o sonho em realidade não pressupõe o abandono da análise dos riscos do negócio. 5. NÃO BUSCAR O AUTOAPRENDIZADO Buscar o desenvolvimento pessoal é um dos passos iniciais para empreender um negócio. É importante identificar que habilidades são necessárias para empreender meu negócio. Hoje existem muitos cursos disponíveis para aumentar sua qualificação. Não deixe de buscar a qualificação. Identifique seus “pontos fracos” e corra atrás de melhorá-los. Por mais gigantesca que possa parecer a tarefa de inserir o aprendizado em seu dia a dia, busque essa cultura do aprendizado, pois isso lhe ajudará muito na busca do sucesso econômico e financeiro do negócio. Ter um conjunto de fundamentos aplicáveis de forma criativa diferenciará o empreendedor na sua relação com o meio no qual está ou estará inserido.

6. IGNORAR A ALTA TAXA TRIBUTÁRIA E ELEVADOS ENCARGOS TRABALHISTAS

Não é novidade para nós brasileiros a alta incidência de tributos e encargos sobre as atividades produtivas. Não caia na armadilha de desconsiderar esses fatores, pois, cada vez mais os controles governamentais apertam as empresas. Não fazer tudo de acordo com a legislação é um risco que o empreendedor não deve assumir. As consequências podem inviabilizar o negócio. Seja prudente e considere todas as normas vigentes. Não cabe mais “jeitinho”. A educação empreendedora lhe garantirá que seu sonho é “individual”, porém a sua finalidade é coletiva. Este conceito pode trazer no seu interior a intenção da geração de melhorias em uma coletividade e não apenas de valores econômicos para seu negócio.

7. NÃO TER UM PLANO DE NEGÓCIOS

Por menor que seja o seu futuro empreendimento, não ter um Plano de Negócios com os requisitos mínimos, pode dar uma enorme dor de cabeça num futuro bem próximo. O Plano de Negócios deve ser claro, ter linguagem simples ser sintético e objetivo. Não deixe de identificar pontos de controle no Plano de Negócios. Uma velha máxima da administração diz: “quem não mede não gerencia”. O Plano de Negócios vai contemplar tudo que foi escrito anteriormente e mais detalhes sob o ponto de vista da viabilidade econômica do empreendimento. Afinal, ninguém vai empreender (tratando-se de empresas com fins lucrativos) sem que se busque resultado financeiro positivo naquele negócio. Por isso, identificada e aproveitada a oportunidade de negócio este é o momento de recorrer aos conhecimentos para não deixar dúvidas da sua organização.

Fonte: Administradores.com

Como Baixar e Organizar suas Notas Fiscais Eletrônicas?

É muito normal afirmarmos que é um processo complicado a organização de um setor fiscal. Desde tarefas mais simples, até as mais complexas e que exigem maior atenção do contador. Mas existem formas de facilitar a organização, e assim evitar demais problemas, que podem causar algo maior. Organizar suas notas fiscais é uma saída. Veja aqui algumas dicas que separamos para você:

- Baixe suas NF-e, mantenha-as sempre ao seu alcance, e de preferência, não armazene no computador. Ele pode ter algum problema, e você poderá perder documentos importantes. Opte por uma boa ferramenta de armazenamento em Nuvem. Além de suas notas ficarem mais seguras, você poderá acessar sempre de onde estiver.

-Lembre-se: Mantenha suas Notas Fiscais Eletrônicas bem guardadas por CINCO anos. Só assim, seu escritório contábil ou empresa jamais terá problemas com o Fisco.

-Baixando suas NF-e pelo portal da Sefaz? Analise a quantidade de notas e o tempo distribuído para esta tarefa. Se forem muitas notas, é melhor optar por uma ferramenta de Baixa Automática e em Lote, para que você tenha tempo para outras atividades do seu escritório.

-Organizando as NF-e: Você pode optar pelas ferramentas que organizam as NF-e, logo após a baixa. Pode-se organizar as NF-e em diversas pastas, além de classificá-las de forma mais simples possível, para que fique fácil de encontrá-las.