Mudança da Nota Fiscal afetará empresas e contadores

O ano de 2018 promete diversas novidades nas rotinas contábeis. Além da implementação do e-Social e a EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais), os contadores deverão estar atentos ao validarem Notas Fiscais (NF) com Secretarias da Fazenda (SEFAZ). É que para confirmar o procedimento será necessário, a partir do ano que vem, preencher algumas informações no GTIN (Global Trade Item Number), que são os números que formam o código de barras de um item. Segundo Alexandre Andrade, Conselheiro do CRCRJ e Diretor do Painel Financeiro, essa é a identificação global para a comercialização de produtos. “O preenchimento destes campos é obrigatório desde 2011, porém o que muda agora é que será preciso depender deles para validar uma NF”, afirma Alexandre.

 Com a mudança, fabricantes, distribuidores, varejistas e atacadistas serão afetados diretamente, já que documentos fiscais só podem ter a validação confirmada com os campos EAN (cEAN) e EAN Tributado (cEANTrib) preenchidos. “A SEFAZ rejeitará NF-e e NFC-e  não cadastradas ou que não contenham as informações conforme a exigência”, alerta Andrade. Com a alteração, que afeta desde grandes indústrias até pequenos empresários de áreas variadas, há uma data específica para o início da obrigatoriedade. “Assim, é preciso atenção e organização. Uma boa solução é ter organização e um sistema de gestão financeira que emita as notas fiscais. Dessa forma, é possível ter nas mãos todas as informações necessárias para a validação exigida pela SEFAZ”, explica o diretor.

 Veja abaixo o cronograma com a ordem de empresas que serão afetadas pela exigência:

 – Fabricação de brinquedos e jogos recreativos: 1º de janeiro de 2018;

– Processamento de fumo e fabricação de cigarros: 1º de fevereiro de 2018;

– Fabricação de produtos farmacoquímico e farmacêuticos: 1º de março de 2018;

– Fabricação de aparelhos elétricos e eletrônicos, diversos itens de informática e telecomunicações e equipamentos para fins diversos: 1º de abril de 2018;

– Fabricação de alimentos e bebidas diversos: 1º de maio de 2018;

– Floricultura, horticultura, pesca, extração, beneficiamento de pedras diversas: 1º de junho de 2018;

– Fabricação têxtil e vestuários: 1º de julho de 2018;

– Fabricação de itens em madeira, celulose, couro, químicos e outros: 1º de agosto de 2018;

– Fabricação de artefatos de borracha, plástico, vidro, metais, ferro, entre outros: 1º de setembro de 2018;

– Transporte, armazenamento de grãos, serviços de hospedagem, audiovisual, restaurantes, telefonia, internet, entre outros: 1º de outubro de 2018;

– Outras atividades financeiras: 1º de novembro de 2018;

– Atividades variadas não citadas anteriormente: 1º de dezembro de 2018.

 Fonte: Fenacon 

Como lidar com notas fiscais de forma eficiente?

O sistema fiscal brasileiro vem aprofundando há alguns anos o movimento de digitalização de seus processos. Essas mudanças, que são inevitáveis e inerentes à realidade tecnológica do mundo em que vivemos, trazem consigo, obviamente, ganhos, mas também desafios. Desses, o maior, provavelmente, é o de se adaptar. O Fisco realiza mudanças constantes em seus sistemas e as empresas precisam estar permanentemente correndo atrás para fazerem os ajustes. A gestão de notas fiscais tem se transformado bastante nos últimos anos, principalmente por causa da digitalização dos processos. Nesse contexto, os governos têm transferido cada vez mais responsabilidades às empresas e, por isso, ter um sistema que cuide dessa tarefa é fundamental.

Mas como fazer a melhor escolha?

Convidamos a SIEG, empresa que fornece soluções fiscais, para apresentar os principais pontos sobre o assunto. A empresa tem no mercado dois sistemas importantes que atendem a essa demanda. São eles: NF-e SIEG e o Cofre SIEG.

Veja abaixo as dicas e mais detalhes sobre os aplicativos:

Download automático e segmentação eficiente

A tecnologia existe para facilitar e se a temos à disposição não tem por que não usá-la. Por isso é fundamental garantir uma rotina simples e eficiente de download de notas, que permita fazer isso de acordo com a segmentação que melhor convier ao seu negócio em cada momento. O NF-e SIEG, por exemplo, não só permite o download inteligente, de acordo com a melhor filtragem que você precisar, como também trabalha com o download do XML das notas, que permite trabalhar melhor a busca offline e gestão das notas. Mais de 50 mil empresas utilizam essas soluções em todo o Brasil. O conteúdo baixado pode ser armazenado em nuvem, no Cofre SIEG.

Monitoramento de movimentações no CNPJ da empresa

Têm se tornado cada vez mais comuns os relatos de emissão de notas fiscais frias em nome de empresas aleatórias. Uma dessas companhias escolhidas ao acaso pelos fraudadores pode ser a sua. Por isso é importante contar com uma ferramenta que monitore as emissões feitas em seu CNPJ. Se algo fora do padrão for identificado, você pode tomar as providências necessárias antes que lhe provoquem prejuízos mais severos. O NF-e SIEG faz esse monitoramento sem manifestação do destinatário, em tempo real, o que permite identificar movimentações a qualquer momento.

Segurança dos dados

Na SIEG, o cuidado com o armazenamento dos dados de seus clientes é uma prioridade. Os servidores do Cofre SIEG estão alocados no sistema da Amazon, um dos mais seguros do mundo, e contam com diversos níveis de proteção, para evitar que hackers roubem dados sigilosos. Considerar esse aspecto é fundamental.

Gestão de todas as notas

O NF-e SIEG tem outro diferencial que é importante você considerar: a gestão integrada de outros tipos de notas, além da NF-e. O sistema SIEG faz o download de NFC-e, CT-e e Arquivos SAT.

 

Fonte: Administradores.com

Veja 10 Diferenciais de quem usa o NF-e SIEG

Na dúvida em adquirir um software de Gerenciamento de XML para o seu Escritório? Veja neste Infográfico todos os diferenciais do NF-e SIEG, e tire todas as suas dúvidas! 

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NF-e, NFC-e, CT-e, MDF-e, BP-e / ATENÇÃO: Atualização dos certificados digitais dos ambientes do RS e SVRS de Documentos Fiscais Eletrônicos

ATENÇÃO: Comunicamos a substituição do certificado digital que identifica os servidores que hospedam os serviços referentes aos Documentos Fiscais Eletrônicos (NF-e, NFC-e, CT-e, MDF-e, BP-e) da Sefaz/RS e da Sefaz Virtual do RS (SVRS). 


A substituição destes certificados digitais é um procedimento anual rotineiro e, via de regra, não causa nenhum impacto para as empresas usuárias destes serviços. 
Contudo, os contribuintes precisarão estar com as cadeias de certificação instaladas em seus equipamentos para evitar eventuais interrupções nos serviços. As cadeias de certificados podem ser baixadas diretamente do site da ICP-Brasil nos endereços abaixo:

* Autoridade Certificadora Raiz Brasileira v5
http://acraiz.icpbrasil.gov.br/ICP-Brasilv5.crt 


* Autoridade Certificadora SERPRO v4 
http://acraiz.icpbrasil.gov.br/credenciadas/SERPRO/v5/p/Autoridade_Certificadora_Serpro_v4.crt 


* Autoridade Certificadora do SERPRO Final SSL                                     http://acraiz.icpbrasil.gov.br/credenciadas/SERPRO/v5/Autoridade_Certificadora_do_Serpro_Final_SSL.crt

Assinado por: Receita Federal do Brasil

 
Fonte: Portal Nacional SPED

Inteligência Artificial a serviço do Fisco, conheça as novas tecnologias da Receita

O termo Inteligência Artificial (IA) não é algo novo e já foi muito usado, principalmente em filmes de ficção científica. Mas agora voltou acompanhado de outros termos que fazem parte desta tecnologia e que de alguma forma nos aproxima do conceito, trazendo-o para o nosso dia a dia.

Um destes termos é “Machine Learning” (Aprendizado de Máquina), que de forma sucinta e simples seria um agrupamento de regras, que permite aos computadores agirem e tomarem decisões baseadas na interpretação de um universo de dados ao invés de seguir uma programação. São capazes de aprender e melhorarem com a evolução e com a exposição a novos fatos.

O termo “IA” também já foi citado algumas vezes no âmbito de seu uso pelo fisco brasileiro, tanto na auditoria como na fiscalização dos contribuintes. Sobretudo, após a implementação dos primeiros projetos de escrituração digital, como por exemplo, a nota fiscal eletrônica e todos os SPEDs (Sistema Público de Escrituração Digital), os quais são transmitidos ao Fisco, ficando armazenados em uma base de dados a fim de serem auditados, cruzados e validados por até cinco anos após a entrega. Podemos imaginar o quanto a tecnologia pode evoluir nesse período.

Mas vamos avaliar agora pela ótica do Fisco: o que fazer com essa quantidade enorme de dados recebidos e armazenados, alguns analíticos, outros sintéticos, em bases de dados separadas, informações não padronizadas e principalmente com inconsistência na qualidade dos dados, justificado entre outros motivos pela própria complexidade das obrigações acessórias?

Como exemplo deste cenário, podemos citar a base da nota fiscal eletrônica, que segundo informação do site nacional possui mais de 14 bilhões de documentos autorizados. Se considerarmos uma média de seis itens por documento, teremos algo em torno de 84 bilhões de itens da NF-e na base para processamento, volume que aumentará muito se considerarmos o novo projeto NFC-e (cupom fiscal). É neste cenário que entra a evolução da tecnologia em todas as suas frentes. Vejamos, atualmente estão disponíveis e acessíveis equipamentos e plataformas de alta performance para processamento de Big Data e com eles, softwares de última geração para análise de dados, com modelos estatísticos e todos os demais recursos necessários para a implementação de um projeto de “Machine Learning”.

Mas existe algum caso real? Sim, em um recente evento, um caso real foi demonstrado. Trata-se de um projeto para “identificação de fraudes de ICMS”, realizado por uma Sefaz (Secretaria da Fazenda Estadual) com o apoio da consultoria de sistemas e de professores de linguística e estatística da universidade e de auditores fiscais, que conhecem o negócio (inteligência). Em conjunto, criaram um modelo para aplicar na base de dados da NF-e. Primeiro interpretando, classificando, distinguindo cada item (produto) da NF-e, e separando os similares dos não reconhecidos por categoria e subcategoria.

Segundo, “ensinando” o sistema a reconhecer esses novos dados e a tomar a decisão mais adequada. E, finalmente, com a base de dados mais padronizada, realizar as análises necessárias para identificar quaisquer inconsistências e fraudes de ICMS. Pôde-se, por exemplo, avaliar em poucos minutos a classificação fiscal, o valor médio, a unidade de medida, a tributação e outras informações utilizadas pelas várias empresas para um mesmo produto, com um alto grau de assertividade, pois o sistema consegue identificar anormalidades relacionadas ao produto. Um outro exemplo foi a identificação de inconsistências no transporte de mercadorias, como refrigerantes em um caminhão de 15 mil litros que na verdade era combustível.

Como vemos, não se trata apenas de automação ou processamento de grandes volumes, mas sim de uma auditoria detalhista e interpretativa, que aprenderá cada vez mais com o aumento no volume de dados e informações processadas, sendo um aliado poderoso do auditor fiscal no exercício de suas funções. O mais importante é que a tecnologia está disponível para todos e temos que nos preparar para essa nova realidade.

Fonte: Jornal Contábil - Renato Matavelli

O que é o SPED, e como usá-lo a seu favor?

A informatização de sistemas ligados a impostos e documentos de transações, como notas eletrônicas, têm feito muito pelo micro e pequeno empresário. A burocracia nos processos brasileiros é muito grande, demorada e custosa, porém algumas iniciativas têm sido usadas, não só para sanar esses problemas, mas para promover algumas vantagens administrativas para quem sabe como usá-las.

Esse é justamente o caso do SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, que se divide entre NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), ECD (Escrituração Contábil Digital) e EFD (Escrituração Fiscal Digital). Cada um deles possui uma função ligada a uma face dos processos comerciais e de impostos, e a migração, que se iniciou em 2007, hoje está completa no Brasil todo, e em constante atualização.

A NF-e, mais comum, se foca muito em quem compra. O documento, embora importante para quem vende, auxilia muito mais o controle de quem recebe a nota, mesmo que as informações e tributações automáticas sejam uma grande vantagem para quem emite. Já o ECD, ou SPED Contábil, é como um balanço eletrônico enviado para a junta comercial para ser arquivado.

 Ele atende empresas de lucro presumido e lucro real, que devem validá-lo com uma assinatura do certificado digital ECPF A3. Ela acaba ficando nas mãos do contador, como sua ferramenta de controle geral dos negócios da empresa. Por último temos o SPED Fiscal, o EFD, que é um arquivo que informa todos os documentos fiscais e informações que os fiscos federal, estadual e municipal (ainda não completamente implementado), precisam saber.

Ele atende empresas de lucro presumido e lucro real, que devem validá-lo com uma assinatura do certificado digital ECPF A3. Ela acaba ficando nas mãos do contador, como sua ferramenta de controle geral dos negócios da empresa. Por último temos o SPED Fiscal, o EFD, que é um arquivo que informa todos os documentos fiscais e informações que os fiscos federal, estadual e municipal (ainda não completamente implementado), precisam saber.

Essas informações referem-se ao período em que são apurados os impostos de ICMS e IPI em cada nota emitida. Além disso, ele serve como escrituração fiscal da empresa e deve ser apresentado conforme previsto na legislação tributária. Trocando em miúdos, ele simplifica e organiza a entrega de documentos ao fisco.

Da mesma forma que o empresário mantem suas notas em ordem, com aumento de segurança, facilidade de acesso e gestão, e ganho de produtividade em emissão e controle, o EFD faz o mesmo, só que do lado do governo, da fiscalização das empresas. O SPED é validado pelo Validador e Assinador (PVA) e assinado utilizando uma certificação digital A1 ou A3.

Essas três ferramentas ampliam a produtividade em ordem exponencial da cadeia de processos fiscais. Gastos com papel, armazenamento de livros caixa, problemas de segurança e armazenagem, são coisa do passado. Além disso, se ganha com segurança digital, possibilidade de contestação, correção e análise do balanço da empresa são automatizados.

Além disso, com processos automatizados, tempo é poupado no próprio tramite de emitir, arquivar, detalhar. Quando se faz necessária a conferência, seja em uma auditoria, ou em um momento de análise de gastos e ganhos para uma estratégia comercial, o tempo não será um problema.

Um paralelo interessante é o de uma pesquisa que se fazia na escola antes da internet e do Google. Era preciso ir à biblioteca, passar a tarde lá, anotar, e talvez até digitar o texto em máquina depois. Isso tomava o dia todo. Hoje uma pesquisa é feita em 15 minutos, contando impressão e encadernação. É um exemplo lúdico, mas é uma comparação justa nos ganhos. O SPED é sem dúvida uma facilidade que quando bem utilizada, faz muito pelas empresas, sejam elas de quais ramos forem.

Fonte: Administradores.com