A importância em gerenciar os riscos

Abrir uma empresa já é, por si só, um grande risco. Mas muitos empresários são otimistas e tendem a enxergar ameaças como algo muito difícil de ocorrer, prestando pouca atenção ao gerenciamento de ataques cibernéticos, danos à propriedade, interrupções de negócios e outros incidentes que poderiam colocar sua atividade em perigo.

Ter uma falsa sensação de segurança, bem como pouca experiência em gestão de risco, pode levar à falta de planejamento que, por sua vez, poderia resultar em sérias consequências para a pequena e média empresa (PME).

Vamos utilizar um exemplo: uma fábrica possui uma máquina vital, por onde passa toda a sua produção. Inesperadamente, a máquina quebra e precisa de uma manutenção de emergência. Os trabalhadores descobrem que não há a peça de reposição correta em estoque para repará-la. Como a máquina foi importada, uma nova peça deve ser enviada com grande custo, criando atrasos de produção que causam uma perda financeira significativa para a companhia.

Este tipo de problema pode acontecer a qualquer fábrica, e esta é a razão para que muitas companhias de grande porte tenham seus próprios gerentes de risco e recursos para planejar o inesperado. Porém, mesmo que muitas PMEs não tenham este recurso, existem outras opções, como corretores de seguros e operações específicas, que podem ajudá-las a identificar seus riscos particulares e estabelecer um plano para mitigar perdas caso algo dê errado. Corretores e seguradoras podem fornecer orientação sobre a gestão da maioria dos riscos de quatro maneiras: Retenção de Risco, onde a empresa contribui com a equidade para compensar os riscos inerentes; Transferência de Risco por meio de, por exemplo, programas de seguros; Eliminação de Risco; e Mitigação de Riscos.

Os conselhos oferecidos por seguradoras e corretores podem ajudar empresas de qualquer tamanho a monitorar melhor suas exposições e tomar as medidas necessárias para gerenciar riscos. A utilização desses recursos e a priorização da gestão de riscos é uma abordagem estratégica que pode auxiliar no sucesso e na viabilidade a longo prazo das empresas. O risco mais grave de todos é não saber quais são os riscos lá fora e não ter um plano para gerenciá-los.

Fonte: Portal Contábeis

Gestão automática de XMLs: quais os benefícios para a sua empresa?

A maioria dos clientes da Artdata Contábil já aderiu a solução de uma das nossas parceiras para gerenciamento automático e guarda em nuvem de arquivos XMLs e, além de automatizarem seus processos de envio dos arquivos das notas emitidas e/ou recebidas para o escritório, estão atendendo plenamente as exigências da legislação com relação ao prazo para armazenamento de tais arquivos digitais.

Listamos abaixo alguns dados e eventos observados ao longo desses primeiros meses de utilização da ferramenta para melhor demonstrarmos os benefícios:

- Aproximadamente 150.000 XMLs foram baixados automaticamente desde o início da implantação da ferramenta e encontram-se armazenados em nuvem. Se levarmos em consideração que no Estado de São Paulo (onde se localiza a maioria dos nossos clientes), a multa pela não escrituração fiscal de um único documento é de 10% do valor da operação, não podendo ser inferior a 70 UFESPs (aproximadamente R$ 1.650,00), todos os clientes da Artdata que aderiram a ferramenta evitaram conjuntamente uma multa por não escrituração que poderia atingir no mínimo R$ 247.500.000,00 (Não, você não leu errado! São quase duzentos e cinquenta milhões de reais!);

- Notas fiscais estavam sendo emitidas por fornecedores desconhecidos ou por fornecedores conhecidos, porém referente a aquisições que não foram realizadas pelas empresas. A tomada de conhecimento de tais notas fiscais por meio da ferramenta permitiu a manifestação eletrônica de desconhecimento da operação e/ou o cancelamento do documento fiscal após contato e esclarecimento entre as partes;

- Notas fiscais estavam sendo canceladas por fornecedores após a entrega da mercadoria sem o conhecimento dos clientes, num ato de má fé visando o não recolhimento dos tributos incidentes na operação. Vale dizer que a escrituração de um documento cancelado enseja a aplicação de multas;

- Notas fiscais estavam sendo emitidas por fornecedores desconhecidos utilizando nos campos do Transportador os dados de uma empresa e de um veículo vendido pela mesma há aproximadamente 2 anos;

- O feedback inicial dos nossos clientes que aderiram a ferramenta é o de que com a implantação em suas empresas, além dos benefícios com relação à segurança da informação e atendimento a legislação, ganharam em agilidade e produtividade, pois não precisam mais se preocupar e dispender tempo com o envio dos arquivos XMLs para o escritório, bem como tiveram suas rotinas fiscais facilitadas devido ao acesso simples e rápido a consultas, downloads, relatórios, etc., por meio do acesso via web. Alguns clientes inclusive relataram que puderam alocar o tempo dispendido anteriormente por alguns colaboradores em outras atividades da empresa.

Nossa principal intenção é conscientizar dos cuidados que toda empresa deve ter, não apenas no tocante a emissão das notas fiscais, mas também com relação a escrituração e guarda dos XMLs.

Ou seja, se a sua empresa não conta com uma ferramenta capaz de fazer a gestão dos XMLs de forma automática, isso precisará ser realizado de forma “manual” para que o seu negócio fique o menos exposto possível as penalidades e multas previstas (é importante frisar que sem a utilização de uma ferramenta desta natureza, capaz de captar e monitorar todos os XMLs diretamente do site da SEFAZ por meio de Certificados Digitais, não há segurança com relação a diversos pontos citados acima).

Fique atento(a)!

Fonte: Rodrigo Ferreira, Artdata Contábil - Cliente SIEG

5 dicas para gerenciar o tempo em escritórios contábeis

 Um dos principais desafios para os contabilistas é gerenciar o tempo. Os diversos compromissos e o grande número de tarefas que devem ser realizadas levam os escritórios contábeis a ter uma rotina corrida e muitas vezes desorganizada. A tentativa de fazer diversos serviços em um curto espaço de tempo faz com que os contadores, muitas vezes, não deem a atenção necessária aos mesmos. Por isso, a rotina do contabilista deve ter como principal foco gerenciar o tempo.

Gerenciar seu tempo não é uma tarefa fácil para grande parte dos profissionais. A maioria dos escritórios de contabilidade não faz uma avaliação somente do currículo dos contadores, mas também analisa como eles fazem o gerenciamento de seu tempo. Isso acontece porque o tempo é um recurso muito valioso para a rotina do contador e qualquer atraso nos trabalhos pode levar à insatisfação dos clientes. A rotina de escritórios de contabilidade é intensa, com seus inúmeros clientes e atendimentos realizados em um único dia. Por isso, gerenciar seu tempo é um dos grandes desafios dos contadores. Assim como todas as empresas, os escritórios de contabilidade prezam pela organização. Por isso, otimizar o tempo é essencial! Confira a seguir algumas dicas para gerenciar o tempo e as coloque em prática agora mesmo:

 Planeje sua rotina

Em qualquer tipo de empresa é essencial que a gestão tenha um planejamento. E isso também se aplica aos escritórios de contabilidade.Ter um planejamento possibilita aos contadores definir estratégias para cumprir suas tarefas, de acordo com o tempo gasto para realizá-las. Por meio de um plano de negócios, os contadores conseguem gerenciar seu tempo, fazendo com que o cotidiano do escritório contábil se torne mais organizado. Com isso, os profissionais podem se dedicar às tarefas do dia a dia com mais tranquilidade.

Reduza as pausas

Todo profissional necessita de um tempo de descanso, é claro, mas esse tempo pode se tornar seu inimigo se não for otimizado. Tente reduzir suas pausas e gerencie o tempo a seu favor. Enumere as tarefas que necessita cumprir ao longo do dia e divida seu tempo de acordo com a complexidade de cada uma delas. Com isso, você poderá se organizar e fazer com que suas pausas sejam programadas. Outra dica importante é não se sobrecarregar. Tente diminuir progressivamente o número de horas extras. Contadores precisam realizar tarefas que demandam um elevado nível de atenção. Por isso, é importante estar descansado para que a produtividade seja elevada. Os escritórios de contabilidade necessitam produzir mais em menos tempo.

Organize suas tarefas

Um grande aliado da produtividade dos escritórios contábeis é a organização das tarefas, de acordo com a importância das mesmas e do tempo gasto para realizá-las. Saiba qual é o horário de maior rendimento de cada contador para, assim, gerenciar seu tempo e organizar uma rotina em que sua produtividade seja mais rentável. Não tente impor horários, pois isso só irá atrapalhar o desempenho dos contabilistas.

Saiba delegar tarefas

Não tente delegar diversas atividades a um único contador. Utilize a gestão de seu escritório contábil para delegar as tarefas de acordo com as habilidades de cada profissional. Com isso, as tarefas serão melhor realizadas e nenhum contabilista será sobrecarregado, fazendo somente os serviços de sua competência. A organização é uma importante aliada para gerenciar o tempo, mantendo a rotina do profissional otimizada.

Use a tecnologia a seu favor

Automatize os processos manuais do seu escritório de contabilidade. Utilize sistemas de gestão contábil que atendam à demanda dos serviços realizados no seu trabalho. Com esses softwares, você poderá organizar a rotina de seus contadores com eficiência e simplificar o seu dia a dia. Organize e otimize o seu tempo!

Fonte: Portal Contábeis 

Saiba como aprimorar o gerenciamento de notas fiscais

1.Facilite o armazenamento – Para os empresários que utilizam notas fiscais em papel, é essencial categorizá-las por tipo e data, dividindo-as em caixas de entrada e saída. Quem optar pela versão eletrônica do documento pode organizar do mesmo modo no computador, de preferência em uma pasta dedicada a isso. Ferramentas que armazenam conteúdo na nuvem também são uma boa opção para que as notas sejam salvas com maior praticidade. Vale ressaltar que preencher uma nota fiscal em papel requer mais tempo e espaço físico para arquivar os documentos pelo período determinado em lei. A emissão da nota fiscal eletrônica (NFe) torna o processo mais rápido e ágil, reduzindo a carga de trabalho e custos relacionados ao armazenamento.

2. Crie uma rotina – Todo o processo de preenchimento, emissão e armazenamento de notas fiscais é similar. Criar uma rotina permite estabelecer padrões e modelos que facilitam a realização desta tarefa. A sugestão é que as atividades semelhantes sejam agrupadas e realizadas sempre pelo mesmo grupo de pessoas, evitando os erros no preenchimento e execução do processo. Desse modo, a tendência é que o tempo gasto com a emissão das notas seja reduzido.

3. Atenção e revisão são necessárias – As informações transmitidas via notas fiscais são destinadas aos órgãos de controle de cada Estado. Por isso, o preenchimento deve ser feito com o máximo de atenção, evitando erros desnecessários. Datas de vencimento, valores, dados das pessoas físicas e jurídicas apontadas nos registros e datas de emissão das notas são pontos sensíveis para falhas e devem ser revisados com cautela. Uma checagem frequente ajuda a evitar fraudes, retrabalhos e excesso de correções.

4. Softwares de gestão podem ajudar – a emissão de notas fiscais é um desafio constante tanto para empresas de grande porte quanto para as pequenas e médias. A tecnologia é uma forte aliada para que esse cenário seja suavizado, sobretudo em negócios que contam com a equipe reduzida. O uso de um software para gerenciamento e emissão das notas permite ter os documentos sempre organizados e acessíveis, em um único local. Um emissor deste tipo também pode auxiliar no registro dos dados de fornecedores e clientes, facilitando o preenchimento das notas, além de calcular automaticamente os tributos em cada compra.

Fonte: Jornal Contábil  

6 principais métricas para garantir a saúde financeira da sua empresa

Métricas financeiras são importantes indicativos de quais áreas estão desempenhando bem ou precisam de ajustes, mostram como os recursos estão sendo usados e também os resultados desses esforços. Fazer essa análise de maneira constante é vital para garantir a saúde financeira de qualquer empresa. Por isso, separamos algumas métricas importantes que você deve acompanhar de perto para manter seu negócio no azul. Confira!

Retorno sobre investimento (ROI)

O ROI mede quanto você ganha em relação ao quanto gasta, ou seja, ajuda a determinar se os investimentos da companhia estão valendo a pena ou não. Como é uma métrica muito abrangente, o ROI pode ser usado tanto em áreas específicas como, por exemplo, para avaliar a quantia dedicada ao marketing, quanto para avaliar o negócio de forma geral.

Custo de aquisição por cliente (CAC)

O CAC mensura quanto a sua empresa está gastando para conquistar cada cliente. Essa informação é valiosa, pois ajuda a estabelecer se o processo de aquisição atual é suficiente para manter a operação saudável ou se há risco de prejuízo no futuro. Um CAC muito alto significa que o valor ganho com cada cliente não compensa o investimento feito para atraí-lo e que são necessários ajustes, quer no processo de marketing, vendas ou ambos para diminuir esses custos e evitar dificuldades à frente.

Crescimento real de receita

Avaliar corretamente o crescimento da receita pode ser um pouco complicado, tendo em vista que leva em conta fatores como as mudanças da margem de lucro, das despesas, etc. Quando analisado corretamente, porém, dá uma visão precisa de quanto a companhia realmente está crescendo com o passar do tempo, além de oferecer uma estimativa segura de crescimento para o futuro.

Receita por empregado

Essa métrica define a produtividade de cada colaborador e mostra quanto cada um está rendendo à empresa em relação ao investimento feito nele. Isso pode indicar se há problemas no treinamento do pessoal, ou se algum empregado está com dificuldade para se adaptar a certo aspecto do trabalho. Também é possível criar mecanismos que evitem os mesmos impasses no futuro.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é a forma de controlar o que entra e sai da empresa por um determinado período. A partir de uma análise clara dos resultados apontados, é possível monitorar a saúde do negócio e tomar decisões importantes com segurança e embasamento. Mais ainda, permite ao empreendedor montar um planejamento de qualidade para o futuro.

Lucro

As empresas existem e operam em função do lucro. Sendo assim, ele é o termômetro da saúde financeira do negócio, já que evidencia se os seus esforços estão dando frutos ou não. Em muitos casos, os empreendedores estabelecem expectativas equivocadas e, por isso, não veem os resultados esperados. Assim, talvez seja necessário fazer uma revisão da margem de lucro ou do preço de venda para corrigir o curso das operações.

Essas são algumas das métricas mais importantes que você deve acompanhar para garantir a saúde financeira da sua empresa. Sem dúvida, ao seguir cada uma de perto e agir de acordo com os dados que elas apontam, conseguirá evitar grandes problemas e manter o negócio saudável por muito tempo.

Fonte: Jornal Contábil

Trabalha com contabilidade? Veja dicas essenciais para gerenciar seu tempo

incentivo-fiscal Os diversos compromissos e o grande número de tarefas que devem ser realizadas levam os escritórios contábeis a ter uma rotina corrida e muitas vezes desorganizada. Isso acontece pois a tentativa de fazer diversos serviços, em um curto espaço de tempo, faz com que os contadores não deem a atenção necessária aos mesmos. Por isso, a rotina do contador deve ter como principal foco o gerenciamento do tempo. Gerenciar seu tempo não é uma tarefa fácil para grande parte dos profissionais. A maioria dos escritórios de contabilidade não faz uma avaliação somente do currículo dos contadores, mas também analisa como eles fazem o gerenciamento de seu tempo. Isso acontece porque o tempo é um recurso muito valioso para a rotina do contador e qualquer atraso nos trabalhos pode levar à insatisfação dos clientes. A rotina de escritórios de contabilidade é intensa, com seus inúmeros clientes e atendimentos, realizados em um único dia. Por isso, gerenciar seu tempo é um dos grandes desafios dos contadores. Assim como todas as empresas, os escritórios de contabilidade prezam pela organização. Por isso, otimizar o tempo é essencial! Confira a seguir algumas dicas para gerenciar o tempo em seu escritório de contabilidade e coloque-as em prática agora mesmo! Planeje sua rotina Em qualquer tipo de empresa é essencial que a gestão tenha um planejamento. E isso também se aplica aos escritórios de contabilidade.Ter um planejamento possibilita aos contadores definir estratégias para cumprir suas tarefas, de acordo com o tempo gasto para realizá-las. Por meio de um plano de negócios, os contadores poderão gerenciar seu tempo, fazendo com que o cotidiano do escritório contábil se torne mais organizado. Com isso, os contadores poderão se dedicar às tarefas do dia a dia com mais tranquilidade. Reduza as pausas Todo profissional necessita de um tempo de descanso, é claro, mas esse tempo pode se tornar seu inimigo se não for otimizado. Tente reduzir suas pausas e gerencie o tempo a seu favor. Enumere as tarefas que necessita cumprir ao longo do dia e divida seu tempo de acordo com a complexidade de cada uma delas. Com isso, você poderá se organizar e fazer com que suas pausas sejam programadas. Uma outra dica importante é não se sobrecarregar. Tente diminuir progressivamente o número de horas-extras. Contadores precisam realizar tarefas que demandam um elevado nível de atenção. Por isso, é importante que estar descansado para que o nível de produtividade seja elevado. Os escritórios de contabilidade necessitam produzir mais em menos tempo. Organize suas tarefas Um grande aliado à produtividade dos escritórios contábeis é a organização das tarefas, de acordo com a importância das mesmas e do tempo gasto para realizá-las. Saiba qual é o horário de maior rendimento de cada contador para, assim, gerenciar seu tempo e organizar uma rotina em que sua produtividade seja mais rentável. Não tente impor horários, pois isso só irá atrapalhar o desempenho dos contadores. Saiba delegar tarefas Não tente delegar diversas atividades a um único contador. Utilize a gestão de seu escritório contábil para delegar as tarefas de acordo com as habilidades de cada profissional. Com isso, as tarefas serão melhor realizadas e nenhum contador será sobrecarregado, fazendo somente os serviços de sua competência. A organização é uma importante aliada para o gerenciamento do tempo, mantendo a rotina do contador organizada. Use a tecnologia a seu favor Automatize os processos manuais do seu escritório de contabilidade. Utilize sistemas de gestão contábeis que atendam a demanda dos serviços realizados no seu trabalho. Com esses softwares, você poderá organizar a rotina de seus contadores com eficiência. Procure por sistemas automatizados, capazes de criar agendas online, aplicativos com rotinas específicas de sua empresa, realizar entregas de arquivos para o governo etc. Organize e otimize o seu tempo! Fonte: Portal Contábeis