Por quanto tempo devo guardar documentos fiscais?

Se você não tem o hábito de manter a guarda de documentos fiscais por prazos determinados em sua empresa, você corre o risco de ter grandes dores de cabeça. Por exemplo, caso o contribuinte não tenha como comprovar um pagamento para o Fisco, além de ser obrigado a pagar novamente, será acrescido uma multa de 20% do valor referente e juros da taxa Selic. Você também pode se envolver com processos trabalhistas se não guardar documentos relacionados às obrigações legais cumpridas com funcionários.

Para evitar riscos desnecessários e não ser pego de surpresa, confira a seguir os prazos corretos para guardar documentos fiscais na sua empresa.

Prazo de guarda de documentos fiscais

Tributário

 

Notas fiscais e recibos – 5 anos

Livros fiscais – 5 anos

IR (Imposto de Renda) – 5 anos

CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido) – 5 anos

PIS (Programa de Integração Social) – 5 anos

COFINS (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social) – 5 anos

ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) – 5 anos

Declarações: DIPJ, DCTF, DACON – 5 anos

DASN – Declaração Anual do Simples Nacional – 5 anos

DIRF – Declaração do Imposto Retido na Fonte

Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções – 5 anos

GIA – Guia de Informação e Apuração do ICMS – 5 anos

 

Trabalhista/Previdenciário

 

Contrato de trabalho – Prazo indeterminado

Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13° salário, controle de ponto – 5 anos

Termo de rescisão do contrato de trabalho – 2 anos

Folha de pagamento – 10 anos

Livro ou ficha de registro de empregado – Prazo indeterminado

FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) – 30 anos

GFIP – Guia recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social: 30 anos

GRFC (Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social): 30 anos

GPS (Guia da Previdência Social) – 5 anos

Contribuição Sindical – 5 anos

CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) – 3 anos

RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) – 5 anos

Fonte: Jornal Contábil

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O que é necessário para fazer uma escrituração fiscal?

 

Prestar contas ao governo é obrigação de toda empresa brasileira. Informar os serviços prestados, comprovar os gastos e investimentos e pagar os impostos devidos são só algumas das atribuições fundamentais para estar em dia com as autoridades do fisco. A escrituração fiscal faz parte dessa rotina de transparência de uma companhia.

Quer entender sobre o que se trata essa prática, como executá-la e o que as empresas podem fazer para melhorar a sua escrituração fiscal? Abaixo, acompanhe as respostas para essas perguntas!

O que é a escrituração fiscal?

A escrituração fiscal é uma das obrigações das empresas com as autoridades fiscais. Trata-se de uma prestação de contas ao fisco sobre as movimentações, o faturamento, os impostos a serem pagos e outras informações de interesse do governo.

Antigamente, essa prestação de contas era feita manualmente, com base nos livros e registros físicos que as empresas mantinham. Graças à tecnologia disponível atualmente, as microempresas e as PMEs podem emitir notas fiscais eletrônicas e, por isso, a escrituração fiscal também pode ser feita de modo digital. É o chamado SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, que substitui a escrituração em livros e o armazenamento de pilhas de papéis e documentos nas organizações.

O que é necessário para fazê-la?

Toda empresa precisa prestar contas e disponibilizar seus documentos fiscais aos órgãos competentes, independente do seu enquadramento fiscal. Para isso, é necessário manter uma organização cuidadosa desses dados e documentos, com atenção especial para:

Entradas e saídas

A Resolução nº 94 de 2011 (com alterações) do Comitê Gestor de Tributação das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (CGSN) cita a obrigatoriedade das empresas de manter uma série de documentos fiscais. Para a escrituração fiscal, é necessário o registro das entradas e saídas.

Para cada tipo de entrada há uma tributação diferente. O direito ao crédito dos impostos, por exemplo, é permitido para a compra de insumos para processo produtivo ou comercialização, mas não para a aquisição de mercadorias para consumo interno.

Aqui, todos os documentos fiscais relacionados à compra e venda de mercadorias devem ser escriturados em ordem cronológica e agrupados segundo as recomendações do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP). O CFOP determina a categoria em que a mercadoria se enquadra e se há recolhimento de imposto previsto sobre ela.

Serviços prestados

Também é necessário registrar os serviços prestados pela empresa que estão sujeitos à cobrança do Imposto Sobre Serviços (ISS). Esse registro é obrigatório apenas para as organizações que são contribuintes do imposto. Você pode encontrar a lista de serviços sujeitos ao ISS na Lei Complementar nº 116 de 2003 (com alterações).

Serviços tomados

Os serviços contratados também precisam ser registrados caso estejam sujeitos ao ISS. Assim como as entradas e saídas, os documentos fiscais relativos aos serviços tomados e prestados também devem ser registrados em ordem cronológica, seguindo as classificações propostas pelos órgãos competentes.

Como otimizar a escrituração fiscal?

Guarde todas as notas fiscais

Até pouco tempo atrás, as empresas eram obrigadas a manter quantidades absurdas de papéis armazenadas por anos. Documentos, notas fiscais e registros ficavam à disposição para consulta a qualquer momento, tanto por parte da própria organização quanto pelo fisco. Porém, esses papéis sofriam a ação do tempo e da deterioração.

Ainda é obrigatório manter esses documentos bem guardados. Entretanto, com o advento dos computadores, é possível armazenar esses dados de forma eletrônica, muito mais segura e organizada do que os arquivos físicos.

Para o armazenamento de notas fiscais eletrônicas, por exemplo, é preciso guardar os arquivos XML e também os DANFe, as representações gráficas das notas eletrônicas. A legislação tributária atual prevê o armazenamento das notas por 5 anos, a partir da emissão.

Quando emitir as notas fiscais

Ter as notas fiscais de toda a movimentação da empresa é uma forma de agilizar o processo da escrituração fiscal. Por isso, é fundamental emitir as notas fiscais de saída, na venda de mercadorias ou prestação de serviços, e exigir as notas fiscais de entrada, na aquisição de produtos ou serviços.

Caso alguma nota se perca, é possível recuperá-la no portal da Secretaria da Fazenda utilizando a Chave de Acesso da nota fiscal. As empresas podem manter as notas guardadas da forma como preferirem, em banco de dados próprio ou sistemas automatizados.

Utilize um software de gestão

Por mais que o empreendedor se previna fazendo backups constantes de suas planilhas, documentos e utilizando servidores de última geração, um defeito ou pane geral da máquina pode colocar em risco toda a documentação fiscal. Perder uma única nota fiscal significa alguns bons minutos perdidos para recuperá-la no site da Secretaria da Fazenda. Imagine o tempo que levaria para recuperar dezenas delas, centenas até. Além disso, informar dados incompletos ou incorretos pode gerar multas e punições muito severas.

Por isso, o uso de um software de gestão pode trazer muitos benefícios para a escrituração fiscal. Os sistemas mais modernos permitem o armazenamento de notas fiscais, o controle da apuração de impostos, a produção de relatórios detalhados sobre as movimentações da empresa e outras funcionalidades importantes.

Além de otimizarem a organização desses documentos — que dependendo do tamanho do negócio, podem ser muito numerosos e de difícil controle —, um software especializado pode se tornar o melhor amigo do contador da sua corporação, já que facilita o acesso aos registros e o cruzamento de dados para a escrituração fiscal.

Um sistema automatizado também torna os arquivos mais fáceis de serem acessados para a escrituração fiscal, ajuda na conferência de dados em uma auditoria e até agiliza as rotinas diárias de registro, controle fiscal e tributário.

Onde devo fazer a escrituração fiscal digital?

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) tem uma divisão chamada de EFD, Escrituração Fiscal Digital. Nessa divisão, o contador produzirá um documento unificando os livros fiscais da empresa, como o registro de entradas e saídas, inventário, apuração de impostos como o IPI e o ICMS.

Todo documento produzido será assinado digitalmente, para atestar sua credibilidade e evitar fraudes. O SPED simplifica a prestação de contas e padroniza as informações declaradas, facilitando o acompanhamento por parte do fisco.

Fonte: Jornal Contábil

Os 3 maiores desafios da contabilidade

Ao pensar num contador trabalhando, você ainda imagina um profissional atrás de uma mesa cheia de relatórios, com uma calculadora na mão, preocupado apenas com os dados financeiros da empresa?

Hoje em dia, os processos burocráticos e legislações estão exigindo cada vez mais do profissional contábil, que precisa estar sempre atualizado e preparado para os desafios.

As mudanças tecnológicas e as novas legislações impactaram e muito o cenário no qual o profissional precisa atuar. Isso se traduz em novos desafios da contabilidade e exige que o contador esteja pronto para enfrentá-los.

Quer saber quais são esses desafios? Continue a leitura para conhecê-los e saber como superá-los.

  1. Contrato de prestação de serviços

Um dos maiores problemas enfrentado pelos escritórios de contabilidade são as atribuições sobre a prestação de serviço. Durante anos a categoria contábil se depreciou pelos leilões de honorários e prestação de serviços ao qual não compete ao contabilista. Neste processo, o empresariado brasileiro “acostumou-se” com as vantagens desta disputa por clientes, causando interpretações erradas sobres as reais atribuições do escritório contábil.

No contrato de prestação de serviços devem estar claro e objetivo os termos da prestação que devem ser:

  • Prazos para o fornecimento de informações;
  • Período mínimo de retorno a solicitações; – Fornecimento completo de documentações que envolva a entidade e seus representantes;
  • Tornar explícito as informações sobre os encargos e adicionais sobre serviços não relacionados.

 

LEMBRE-SE SEMPRE! O contabilista é um prestador de serviços fundamental para a gestão de uma empresa e não o secretário do empresariado.

  1. A era da informação

Vivemos em uma era que apresenta um fluxo de informações completamente dinâmico e não permite que a contabilidade e suas atribuições sejam excluídas desse processo. O profissional contábil precisa rapidamente se adaptar a esses novos processos que movimentam a era da informação para estar preparado para as novas mudanças burocráticas que o fisco vem implantando.

As mudanças referentes a legislação são constantes e manter-se sempre atualizado se faz necessário para atingir o nível mais alto em uma boa prestação de serviços.

Um diferencial que com certeza aumenta a cartela de clientes de um escritório contábil é a qualidade e rapidez dos serviços prestados. E como atingir isso? Estar sempre atualizado e preparado para as legislações do fisco é um ótimo começo. Os caminhos são muitos: cursos, palestras, atividades e congressos oferecidos pelos conselhos da categoria contábil assim como a “Educação Profissional Continuada” oferecida de modo online em alguns CRCs.

  1. Contabilidade Digital

Autenticar e armazenar arquivos de Notas Ficais Eletrônicas (NF-e), Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE), Livros Diários, Balancetes e Balanços, dentre outras obrigatoriedades, nunca foi tão fácil quanto agora. Os milhares de papéis e arquivos físicos de outrora agora podem ser substituídos por arquivos do tipo XML, compatíveis com vários sistemas de contabilidade, e ter a sua autenticidade validada em alguns minutos.

Render-se à contabilidade digital não é apenas seguir uma tendência, mas cumprir com as exigências legais que cada vez mais estão se informatizando. Além de agilizar a rotina dos escritórios de contabilidade e facilitar a escrituração e apresentação das obrigações fiscais, a contabilidade digital vem facilitando o arquivamento e agilizando a fiscalização por parte dos órgãos públicos.

LEMBRE-SE que o profissional contábil precisa estar preparado para as mudanças, tanto relacionadas à legislação, quanto tecnológicas. Por isso adaptação e foco são primordiais, e isso o contador tem de sobre, não é mesmo?

Fonte: Jornal Contábil

O jogo dos 7 erros no empreendedorismo

 

É fácil cair em certas armadilhas no início da vida empreendedora. Evite ser uma das vítimas desses erros comuns, conhecendo-os, antes de qualquer coisa. Leia abaixo:

1. ACHAR QUE SÓ UMA BOA IDEIA É O SUFICIENTE PARA EMPREENDER

Um erro muito comum principalmente entre jovens empreendedores é achar que a sua ideia é a melhor do mundo e por isso pode ir em frente sem analisar outros aspectos. A ideia do negócio a ser empreendido seguramente é uma das partes mais importantes do empreendedorismo, mas ela por si só não se sustenta até o sucesso. A percepção e a vontade de empreender podem alinhar empresas emergentes em busca do sucesso. Defenda sua ideia com a visão sistêmica necessária nos negócios, e tenha a capacidade de gerar o próprio sonho.

2. NÃO ANALISAR PRODUTOS E/OU SERVIÇOS SEMELHANTES

Hoje é praticamente impossível empreender um negócio sem analisar como os produtos ou serviços semelhantes se comportam no mercado consumidor. Produtos semelhantes podem dizer ao empreendedor que ele deve ou não seguir adiante com sua ideia. Fazer o seu produto com algo diferente dos semelhantes é o caminho para o sucesso. Lembre-se que carências da população acabam por gerar muitas oportunidades de negócios. Busque algo para o seu produto que os semelhantes não tenham ou tenham pouco.

3. NÃO ANALISAR O ENTORNO DE ONDE SERÁ SEU NEGÓCIO

A localização de um negócio diz muito sobre seu futuro. Nem sempre um local caro e sofisticado é a melhor opção. Analise fluxo de pessoas, segurança da região, público alvo do seu negócio, entre outros. A visibilidade da sua marca é importante. Desenvolver uma visão estratégica sobre a localização deve ser vista como um processo de superar obstáculos em relação ao ambiente externo.

4. NÃO QUERER AVALIAR OS RISCOS DO NEGÓCIO

É necessário prever consequências caso alguns riscos do negócio se concretizem. Os riscos podem ter consequências financeiras e técnicas. Faça um planejamento sobre os riscos. O papel do risco em nossa sociedade não se trata de aventura intelectual e sim usar métodos modernos de pôr o futuro a serviço do presente. Essa capacidade de construir caminhos para transformar o sonho em realidade não pressupõe o abandono da análise dos riscos do negócio. 5. NÃO BUSCAR O AUTOAPRENDIZADO Buscar o desenvolvimento pessoal é um dos passos iniciais para empreender um negócio. É importante identificar que habilidades são necessárias para empreender meu negócio. Hoje existem muitos cursos disponíveis para aumentar sua qualificação. Não deixe de buscar a qualificação. Identifique seus “pontos fracos” e corra atrás de melhorá-los. Por mais gigantesca que possa parecer a tarefa de inserir o aprendizado em seu dia a dia, busque essa cultura do aprendizado, pois isso lhe ajudará muito na busca do sucesso econômico e financeiro do negócio. Ter um conjunto de fundamentos aplicáveis de forma criativa diferenciará o empreendedor na sua relação com o meio no qual está ou estará inserido.

6. IGNORAR A ALTA TAXA TRIBUTÁRIA E ELEVADOS ENCARGOS TRABALHISTAS

Não é novidade para nós brasileiros a alta incidência de tributos e encargos sobre as atividades produtivas. Não caia na armadilha de desconsiderar esses fatores, pois, cada vez mais os controles governamentais apertam as empresas. Não fazer tudo de acordo com a legislação é um risco que o empreendedor não deve assumir. As consequências podem inviabilizar o negócio. Seja prudente e considere todas as normas vigentes. Não cabe mais “jeitinho”. A educação empreendedora lhe garantirá que seu sonho é “individual”, porém a sua finalidade é coletiva. Este conceito pode trazer no seu interior a intenção da geração de melhorias em uma coletividade e não apenas de valores econômicos para seu negócio.

7. NÃO TER UM PLANO DE NEGÓCIOS

Por menor que seja o seu futuro empreendimento, não ter um Plano de Negócios com os requisitos mínimos, pode dar uma enorme dor de cabeça num futuro bem próximo. O Plano de Negócios deve ser claro, ter linguagem simples ser sintético e objetivo. Não deixe de identificar pontos de controle no Plano de Negócios. Uma velha máxima da administração diz: “quem não mede não gerencia”. O Plano de Negócios vai contemplar tudo que foi escrito anteriormente e mais detalhes sob o ponto de vista da viabilidade econômica do empreendimento. Afinal, ninguém vai empreender (tratando-se de empresas com fins lucrativos) sem que se busque resultado financeiro positivo naquele negócio. Por isso, identificada e aproveitada a oportunidade de negócio este é o momento de recorrer aos conhecimentos para não deixar dúvidas da sua organização.

Fonte: Administradores.com

Como Baixar e Organizar suas Notas Fiscais Eletrônicas?

É muito normal afirmarmos que é um processo complicado a organização de um setor fiscal. Desde tarefas mais simples, até as mais complexas e que exigem maior atenção do contador. Mas existem formas de facilitar a organização, e assim evitar demais problemas, que podem causar algo maior. Organizar suas notas fiscais é uma saída. Veja aqui algumas dicas que separamos para você:

- Baixe suas NF-e, mantenha-as sempre ao seu alcance, e de preferência, não armazene no computador. Ele pode ter algum problema, e você poderá perder documentos importantes. Opte por uma boa ferramenta de armazenamento em Nuvem. Além de suas notas ficarem mais seguras, você poderá acessar sempre de onde estiver.

-Lembre-se: Mantenha suas Notas Fiscais Eletrônicas bem guardadas por CINCO anos. Só assim, seu escritório contábil ou empresa jamais terá problemas com o Fisco.

-Baixando suas NF-e pelo portal da Sefaz? Analise a quantidade de notas e o tempo distribuído para esta tarefa. Se forem muitas notas, é melhor optar por uma ferramenta de Baixa Automática e em Lote, para que você tenha tempo para outras atividades do seu escritório.

-Organizando as NF-e: Você pode optar pelas ferramentas que organizam as NF-e, logo após a baixa. Pode-se organizar as NF-e em diversas pastas, além de classificá-las de forma mais simples possível, para que fique fácil de encontrá-las.  

 

Descobrindo seu potencial

fashion-601553_1280 De acordo com o dicionário, autoconfiança pode ser definida como: confiança em si mesmo. Ou seja, podemos considerar que a autoconfiança faz referência à segurança que o indivíduo tem em relação à sua própria capacidade, independentemente da circunstância com que ele se depara.

Uma pessoa que é autoconfiante tem uma forte convicção e certeza em si mesma, demonstrando calma, paz e autoconsciência, estando constantemente associada a certos conhecimentos e habilidades natas ou adquiridas. Podemos considerar a autoconfiança como um comportamento humano que é essencial para o sucesso. Mas como saber se eu tenho ou como anda minha autoconfiança? Quando apresentamos discursos internos negativos que nos levam a questionar nossas potencialidades, estamos demonstrando uma autoconfiança baixa. Na prática, são aquelas frases do tipo: “Será que realmente eu sou capaz de....” “Eu nunca vou conseguir fazer ....” “Eu jamais serei tão ..... quanto ele.” “Existem tantas pessoas mais preparadas do que eu para fazer...” “Aquela pessoa me elogiou só porque ...” Que tal darmos uma pausa para você tentar desvendar a maneira como se vê?

Responda às perguntas abaixo: Qual é o grau de autoconfiança que você tem em si mesmo? Você se sente confiante em seu ambiente de trabalho / escola / família? Qual é o seu grau de confiança no que diz respeito a uma apresentação em público, conversar com um estranho ou até mesmo pedir uma informação? Você se sente confiante na grande maioria das situações que você enfrenta no seu dia a dia? Muito bem, espero que essas reflexões estejam ajudando você em sua busca pelo autoconhecimento. Mas eu quero lhe perguntar algo: você já ouviu falar sobre o tema diálogo interno? Diariamente (e, por que não falar, durante a maior parte do nosso tempo), conversamos internamente com nós mesmos.

A cada situação que enfrentamos surgem pensamentos, declarações, crenças, etc, que nos levam a ponderar sobre uma infinidade de coisas. A esses discursos, damos o nome de diálogo interno. Ele é aquela vozinha que surge em sua mente quando, por exemplo, você está dormindo e o despertador toca para que você se levante para trabalhar. De repente, surge a voz: “Nossa, é tão cedo, porque você não fica só mais cinco minutinhos na cama?”; ou aquela voz que aparece quando você está de dieta e surge um brigadeiro em sua frente: “Vai, é só um brigadeiro, não vai ter mal nenhum em comê-lo, afinal, você trabalhou tanto hoje, está super estressado, você merece!” É muito importante analisar o conteúdo do nosso diálogo interno, pois essa conversa reflete nossas emoções e pensamentos.

Em outras palavras, os diálogos internos determinam claramente a forma como você se vê. Podemos considerar que eles se desenrolam em três tipos de atitudes que nos levam a perder a nossa autoconfiança:

1) O indivíduo continuamente está se comparando com outras pessoas e sempre acredita que está abaixo;

2) O indivíduo recebe inúmeros julgamentos negativos de amigos ou familiares, e após tantas repetições ele acredita que esses conceitos são verdades;

3) O indivíduo analisa apenas as suas fraquezas e despreza seus pontos positivos, a tal ponto de isso paralisá-lo.

Então, conseguiu identificar em que situação você se encontra? Tenho uma boa e uma má notícia para você...  Qual você quer primeiro? Bem, vou começar pela boa (lamento se você escolheu a má primeiro...rs). A boa notícia é que exatamente agora, neste instante, você pode começar a mudar a sua visão a seu respeito e despertar todo seu potencial para alcançar seus objetivos. A má (que não é tão má assim) é que isso vai mudar drasticamente a sua visão a seu respeito e tirar você da sua zona de conforto. Você deve estar se perguntando: “que mal há nisso?” Acontece que muitas pessoas não querem mudar, tem medo da mudança, porém, se esquecem de que ela é fundamental para nossa constante evolução. Então, que tal vencer seu dialogo interior negativo e partir em uma jornada na busca pelo autoconhecimento? Para começar a jornada basta um passo...

 

Fonte: Administradores.com