Cuide bem do Setor Fiscal!

 

O Setor Fiscal geralmente é uma correria, não é mesmo? Sendo ele em um Escritório Contábil atendendo vários clientes, ou em uma Empresa, com diversos colaboradores correndo atrás de notas fiscais e de organizar as finanças em si.  Preparamos um artigo com diversas dicas para te ajudar a manter o Setor Fiscal bem mais organizado. Boa leitura!

 

Baixa e Organização de Notas Fiscais

 Todo escritório fiscal que se preze precisa (e muito) que todas as NF-es estejam bem organizadas, para que no futuro, quando o contador realizar uma consulta ou até mesmo a conferência do Fisco, elas estejam ao alcance de uma forma fácil. Outra dica importante é baixar também as NF-es do passado, mantendo todas próximas, salvas na nuvem.

 

Armazenando as Notas

 É importantíssimo salvar as NF-es em um local bastante seguro, livre de ações hackers (roubos de arquivos) e de perdas. O ministério da fazenda propõe que empresas são obrigadas a armazenar suas NF-es por 5 a 10 anos. Alguns tipos de documentos exigem até a guarda permanente, ou seja, invista em um local seguro para armazenar seus documentos tranquilamente.

 

Rotinas e Emissão de NF-es

 Um dos processos mais repetitivos e causadores de erros de digitação é a emissão de NF-es. O ideal para solucionar a demora no processo da emissão é designar uma equipe voltada apenas para este processo. Assim, ele será mais rápido e dinamizado. Caso não tenha como colocar uma pessoa ou um grupo para este processo, adquira um software que faça boa parte dos processos automaticamente.

 

Planilhas e Papelada. Diga adiós!

 Com a tecnologia, fica muito mais simples organizar as antigas papeladas, que podem ser digitalizadas, de preferência, salvas no mesmo local. Quanto as planilhas, além de ficarem desatualizadas com o tempo, ocupam espaço do computador e até mesmo do servidor. Salvar os arquivos na Nuvem é uma ótima opção. Um escritório livre de bagunça e desorganização de documentos pode ser realidade!

 

Softwares: Aliados do Contador

 Ter bons softwares em um ambiente como um Escritório Contábil é uma mão na roda. Além de facilitarem processos repetitivos a se tornarem mais rápidos e precisos através da automatização, podem evitar problemas de digitação, roubo e perda de arquivos, perda de tempo e outros contratempos. Os softwares da SIEG Soluções oferecem qualidade e inovação, além de oferecerem um excelente suporte técnico, que também é voltado para os clientes dos Escritórios Contábeis parceiros. Faça uma avaliação gratuita de um de nossos softwares e comprove!

 

Os 3 maiores desafios da contabilidade

Ao pensar num contador trabalhando, você ainda imagina um profissional atrás de uma mesa cheia de relatórios, com uma calculadora na mão, preocupado apenas com os dados financeiros da empresa?

Hoje em dia, os processos burocráticos e legislações estão exigindo cada vez mais do profissional contábil, que precisa estar sempre atualizado e preparado para os desafios.

As mudanças tecnológicas e as novas legislações impactaram e muito o cenário no qual o profissional precisa atuar. Isso se traduz em novos desafios da contabilidade e exige que o contador esteja pronto para enfrentá-los.

Quer saber quais são esses desafios? Continue a leitura para conhecê-los e saber como superá-los.

  1. Contrato de prestação de serviços

Um dos maiores problemas enfrentado pelos escritórios de contabilidade são as atribuições sobre a prestação de serviço. Durante anos a categoria contábil se depreciou pelos leilões de honorários e prestação de serviços ao qual não compete ao contabilista. Neste processo, o empresariado brasileiro “acostumou-se” com as vantagens desta disputa por clientes, causando interpretações erradas sobres as reais atribuições do escritório contábil.

No contrato de prestação de serviços devem estar claro e objetivo os termos da prestação que devem ser:

  • Prazos para o fornecimento de informações;
  • Período mínimo de retorno a solicitações; – Fornecimento completo de documentações que envolva a entidade e seus representantes;
  • Tornar explícito as informações sobre os encargos e adicionais sobre serviços não relacionados.

 

LEMBRE-SE SEMPRE! O contabilista é um prestador de serviços fundamental para a gestão de uma empresa e não o secretário do empresariado.

  1. A era da informação

Vivemos em uma era que apresenta um fluxo de informações completamente dinâmico e não permite que a contabilidade e suas atribuições sejam excluídas desse processo. O profissional contábil precisa rapidamente se adaptar a esses novos processos que movimentam a era da informação para estar preparado para as novas mudanças burocráticas que o fisco vem implantando.

As mudanças referentes a legislação são constantes e manter-se sempre atualizado se faz necessário para atingir o nível mais alto em uma boa prestação de serviços.

Um diferencial que com certeza aumenta a cartela de clientes de um escritório contábil é a qualidade e rapidez dos serviços prestados. E como atingir isso? Estar sempre atualizado e preparado para as legislações do fisco é um ótimo começo. Os caminhos são muitos: cursos, palestras, atividades e congressos oferecidos pelos conselhos da categoria contábil assim como a “Educação Profissional Continuada” oferecida de modo online em alguns CRCs.

  1. Contabilidade Digital

Autenticar e armazenar arquivos de Notas Ficais Eletrônicas (NF-e), Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE), Livros Diários, Balancetes e Balanços, dentre outras obrigatoriedades, nunca foi tão fácil quanto agora. Os milhares de papéis e arquivos físicos de outrora agora podem ser substituídos por arquivos do tipo XML, compatíveis com vários sistemas de contabilidade, e ter a sua autenticidade validada em alguns minutos.

Render-se à contabilidade digital não é apenas seguir uma tendência, mas cumprir com as exigências legais que cada vez mais estão se informatizando. Além de agilizar a rotina dos escritórios de contabilidade e facilitar a escrituração e apresentação das obrigações fiscais, a contabilidade digital vem facilitando o arquivamento e agilizando a fiscalização por parte dos órgãos públicos.

LEMBRE-SE que o profissional contábil precisa estar preparado para as mudanças, tanto relacionadas à legislação, quanto tecnológicas. Por isso adaptação e foco são primordiais, e isso o contador tem de sobre, não é mesmo?

Fonte: Jornal Contábil

Como Baixar e Organizar suas Notas Fiscais Eletrônicas?

É muito normal afirmarmos que é um processo complicado a organização de um setor fiscal. Desde tarefas mais simples, até as mais complexas e que exigem maior atenção do contador. Mas existem formas de facilitar a organização, e assim evitar demais problemas, que podem causar algo maior. Organizar suas notas fiscais é uma saída. Veja aqui algumas dicas que separamos para você:

- Baixe suas NF-e, mantenha-as sempre ao seu alcance, e de preferência, não armazene no computador. Ele pode ter algum problema, e você poderá perder documentos importantes. Opte por uma boa ferramenta de armazenamento em Nuvem. Além de suas notas ficarem mais seguras, você poderá acessar sempre de onde estiver.

-Lembre-se: Mantenha suas Notas Fiscais Eletrônicas bem guardadas por CINCO anos. Só assim, seu escritório contábil ou empresa jamais terá problemas com o Fisco.

-Baixando suas NF-e pelo portal da Sefaz? Analise a quantidade de notas e o tempo distribuído para esta tarefa. Se forem muitas notas, é melhor optar por uma ferramenta de Baixa Automática e em Lote, para que você tenha tempo para outras atividades do seu escritório.

-Organizando as NF-e: Você pode optar pelas ferramentas que organizam as NF-e, logo após a baixa. Pode-se organizar as NF-e em diversas pastas, além de classificá-las de forma mais simples possível, para que fique fácil de encontrá-las.  

 

Conhecendo um pouco sobre Computação em Nuvem

 Estamos habituados a armazenar arquivos e dados dos mais variados tipos e a utilizar aplicações de maneira on premise, isto é, instaladas em nossos próprios computadores ou dispositivos. Em ambientes corporativos, esse cenário muda um pouco: é relativamente comum empresas utilizarem aplicações disponíveis em servidores que podem ser acessadas por qualquer terminal autorizado. A principal vantagem do on premise está no fato de ser possível, pelo menos na maioria das vezes, utilizar as aplicações mesmo sem acesso à internet ou à rede local. Em outras palavras, é possível usar esses recursos de maneira off-line.

Por outro lado, no modelo on premise, todos os dados gerados ficam restritos a um único equipamento, exceto quando há compartilhamento em rede, coisa que não é muito comum no ambiente doméstico. Mesmo no ambiente corporativo, essa prática pode gerar algumas limitações, como a necessidade de se ter uma licença de determinado software para cada computador, por exemplo. A evolução constante da tecnologia computacional e das telecomunicações está fazendo com que o acesso à internet se torne cada vez mais amplo e rápido. Esse cenário cria a condição perfeita para a popularização da cloud computing, pois faz com que o conceito se dissemine no mundo todo. Com a cloud computing, muitos aplicativos, assim como arquivos e outros dados relacionados, não precisam mais estar instalados ou armazenados no computador do usuário ou em um servidor próximo. Esse conteúdo passa a ficar disponível nas nuvens, isto é, na internet. Ao fornecedor da aplicação cabe todas as tarefas de desenvolvimento, armazenamento, manutenção, atualização, backup, escalonamento, etc. O usuário não precisa se preocupar com nenhum desses aspectos, apenas em acessar e utilizar.

Algumas características da Cloud Computing:

Tal como já informado, uma das vantagens da cloud computing é o acesso a aplicações a partir da internet, sem que estas estejam instaladas em computadores ou dispositivos específicos. Mas, há outros benefícios significativos:

- Na maioria dos casos, o usuário pode acessar as aplicações independente do seu sistema operacional ou do equipamento usado;

- O usuário não precisa se preocupar com a estrutura para executar a aplicação

- Hardware, procedimentos de backup, controle de segurança, manutenção, entre outros;

- Compartilhamento de informações e trabalho colaborativo se tornam mais fáceis, pois todos os usuários acessam as aplicações e os dados do mesmo lugar: a nuvem;

- Dependendo do fornecedor, o usuário pode contar com alta disponibilidade: se um servidor parar de funcionar, por exemplo, os demais que fazem parte da estrutura continuam a oferecer o serviço;

- Dependendo da aplicação, o usuário pode precisar instalar um programa cliente em seu computador ou dispositivo móvel.

Mas, nesses casos, todo ou a maior parte do processamento (e até mesmo do armazenamento de dados) fica por conta das "nuvens". Note que, independente da aplicação, com a cloud computing o usuário não necessita conhecer toda a estrutura que há por trás, ou seja, ele não precisa saber quantos servidores executam determinada ferramenta, quais as configurações de hardware utilizadas, como o escalonamento é feito, onde está a localização física do data center, enfim. O que importa é saber que a aplicação está disponível nas nuvens.

Você sabia que é possível guardar as suas XML de NF-e em nuvem? E de uma maneira muito fácil, e o melhor: Segura! Conheça um pouco sobre o Cofre Sieg, mais um produto da Sieg Soluções: O Cofre SIEG disponibiliza o envio de NF-es (xml) e demais arquivos de diversas maneira. Sabemos que o seu tempo é precioso, por isso automatizamos a maior parte dos processos. Além disso, seus arquivos ficaram armazenados no maior data center do mundo, AWS AMAZON. Para garantir a sua tranquilidade, são realizados backups regulares e nossos servidores estão de acordo com as mais rígidas normas de segurança. Acesse nosso site para mais detalhes. Aproveite!