Como Baixar e Organizar suas Notas Fiscais Eletrônicas?

É muito normal afirmarmos que é um processo complicado a organização de um setor fiscal. Desde tarefas mais simples, até as mais complexas e que exigem maior atenção do contador. Mas existem formas de facilitar a organização, e assim evitar demais problemas, que podem causar algo maior. Organizar suas notas fiscais é uma saída. Veja aqui algumas dicas que separamos para você:

- Baixe suas NF-e, mantenha-as sempre ao seu alcance, e de preferência, não armazene no computador. Ele pode ter algum problema, e você poderá perder documentos importantes. Opte por uma boa ferramenta de armazenamento em Nuvem. Além de suas notas ficarem mais seguras, você poderá acessar sempre de onde estiver.

-Lembre-se: Mantenha suas Notas Fiscais Eletrônicas bem guardadas por CINCO anos. Só assim, seu escritório contábil ou empresa jamais terá problemas com o Fisco.

-Baixando suas NF-e pelo portal da Sefaz? Analise a quantidade de notas e o tempo distribuído para esta tarefa. Se forem muitas notas, é melhor optar por uma ferramenta de Baixa Automática e em Lote, para que você tenha tempo para outras atividades do seu escritório.

-Organizando as NF-e: Você pode optar pelas ferramentas que organizam as NF-e, logo após a baixa. Pode-se organizar as NF-e em diversas pastas, além de classificá-las de forma mais simples possível, para que fique fácil de encontrá-las.  

 

Saiba como aprimorar o gerenciamento de notas fiscais

1.Facilite o armazenamento – Para os empresários que utilizam notas fiscais em papel, é essencial categorizá-las por tipo e data, dividindo-as em caixas de entrada e saída. Quem optar pela versão eletrônica do documento pode organizar do mesmo modo no computador, de preferência em uma pasta dedicada a isso. Ferramentas que armazenam conteúdo na nuvem também são uma boa opção para que as notas sejam salvas com maior praticidade. Vale ressaltar que preencher uma nota fiscal em papel requer mais tempo e espaço físico para arquivar os documentos pelo período determinado em lei. A emissão da nota fiscal eletrônica (NFe) torna o processo mais rápido e ágil, reduzindo a carga de trabalho e custos relacionados ao armazenamento.

2. Crie uma rotina – Todo o processo de preenchimento, emissão e armazenamento de notas fiscais é similar. Criar uma rotina permite estabelecer padrões e modelos que facilitam a realização desta tarefa. A sugestão é que as atividades semelhantes sejam agrupadas e realizadas sempre pelo mesmo grupo de pessoas, evitando os erros no preenchimento e execução do processo. Desse modo, a tendência é que o tempo gasto com a emissão das notas seja reduzido.

3. Atenção e revisão são necessárias – As informações transmitidas via notas fiscais são destinadas aos órgãos de controle de cada Estado. Por isso, o preenchimento deve ser feito com o máximo de atenção, evitando erros desnecessários. Datas de vencimento, valores, dados das pessoas físicas e jurídicas apontadas nos registros e datas de emissão das notas são pontos sensíveis para falhas e devem ser revisados com cautela. Uma checagem frequente ajuda a evitar fraudes, retrabalhos e excesso de correções.

4. Softwares de gestão podem ajudar – a emissão de notas fiscais é um desafio constante tanto para empresas de grande porte quanto para as pequenas e médias. A tecnologia é uma forte aliada para que esse cenário seja suavizado, sobretudo em negócios que contam com a equipe reduzida. O uso de um software para gerenciamento e emissão das notas permite ter os documentos sempre organizados e acessíveis, em um único local. Um emissor deste tipo também pode auxiliar no registro dos dados de fornecedores e clientes, facilitando o preenchimento das notas, além de calcular automaticamente os tributos em cada compra.

Fonte: Jornal Contábil  

Alerta Fisco: Autuações sobem 39,7% no 1º semestre, para R$ 75 bilhões

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A Secretaria da Receita Federal informou nesta quinta-feira (20) que foram lançados créditos tributários – que são impostos devidos, multas e juros – de R$ 75,13 bilhões no primeiro semestre deste ano, valor que se refere a autos de infração pela fiscalização do órgão contra sonegação, evasão e falta de recolhimento de tributos. Em igual período do ano passado, ainda segundo dados oficiais, os autos de infração haviam somado R$ 53,7 bilhões. Deste modo, houve uma alta de 39,7% nos valores lançados em autos de infração nos seis primeiros meses deste ano.

De acordo com Iágaro Jung Martins, subsecretário de Fiscalização da Receita Federal, o órgão não tem “dificuldade nenhuma” em identificar operações consideradas suspeitas, com base em informações da Nota Fiscal Eletrônica (NFE) e o Sped Contábil, por exemplo, entre outros.

“Se existe um ‘Big Brother’, ele fica dentro dos computadores da Receita Federal. E, a partir de setembro deste ano, começamos a intercambiar informações com os Estados Unidos, que terão acesso aos dados de correntistas americanos no Brasil e nós teremos acesso a todos os contribuintes brasileiros que mantem contas nos Estados Unidos. Será um ‘Big Brother’ internacional”, declarou ele.

Grandes contribuintes em foco De acordo com Martins, do Fisco, o órgão continuou dando destaque, neste ano, aos grandes contribuintes, que responderam por R$ 57 bilhões, ou 65%, dos autos de infração lançados no período. “Ou seja, a receita federal mais do que nunca continua tendo atenção prioritária aos grandes contribuintes”, informou. Segundo ele, há unidades especializadas na fiscalização dos grandes contribuintes, a chamada “tropa de elite” da fiscalização do órgão, que atuam em grandes esquemas de sonegação e planejamento tributário. “Eles realizam poucos procedimentos. São auditores que se dedicam em um maior número de horas a situações que jamais chegariam a ser declarados”, declrou. Martins informou que esta equipe do Fisco foi responsável pelo lançamento de R$ 39 bilhões em créditos tributários no primeiro semestre, ou 53,7% do valor total. Valores que ingressaram nos cofres públicos De acordo com a Receita Federal, somente de 7% a 11% de todos os créditos tributários lançados contra as empresas, por conta de sonegação, evasão ou falta de recolhimento de tributos, costumam ingressar nos cofres públicos no mesmo ano da cobrança. Segundo o órgão, as empresas costumam recorrer administrativamente, processo que demora em média cinco anos, e depois podem ainda optar por entrar na Justiça – que demora em média quase 10 anos de tramitação. Depois, se perderem a ação e não pagarem os valores, são inscritas na dívida ativa da União. Convite para regularização O subsecretário de Fiscalização da Receita Federal informou ainda que o órgão está enviando cartas para 450 mil contribuintes pessoas físicas, que estão na chamada “malha fina” do Imposto de Renda, para informar que foram identificados “indícios” de “equívocos” em suas declarações do Imposto do IR, abrangendo os anos de 2014 e 2015. Essas pessoas físicas estão sendo convidadas a retificar suas declarações e, com isso, evitar uma multa de ofício de 75%. “Damos uma chance de se autorregularizar. Os contribuintes pessoa física só consultam o extrato do Imposto de Renda [e, assim, sabem que caíram na malha fina] se entregaram uma declaração com imposto a restituir. Aqueles que entregam com o imposto a pagar, não entram [no extrato do IR]. Estes vão receber essa comunicação até setembro. A vantagem [de regularizar sua situação com uma declaração retificadora] é não ser autuado com multa de oficio de 75%”, disse Martins, do Fisco. Setores da economia No primeiro semestre deste ano, segundo números da Receita Federal, o setor que sofreu autos de infração no maior valor continuou sendo a indústria, com R$ 19,36 bilhões, alta de 5% frente ao mesmo período de 2014. O segundo setor mais multado foi o financeiro, com R$ 16,42 bilhões, contra R$ 10,18 bilhões em igual período do ano passado, um aumento de 61,3%. No setor de prestação de comércio, foram registrados autos de infração de R$ 10,94 bilhões nos seis primeiros meses deste ano, com alta de 120% sobre o mesmo período de 2014 (R$ 4,96 bilhões). O setor de serviços, por sua vez, foi autuado em R$ 10,09 bilhões neste ano, até junho, com crescimento de 114% sobre o ano anterior (R$ 4,71 bilhões). Operação Lava Jato A Receita Federal informou que, no caso da Operação Lava Jato, ainda não foi lavrado nenhum auto de infração, mas informou que isso deve começar a acontecer a partir do final de 2015. Segundo o órgão, 7.516 Cadastros Nacionais de Pessoa Jurídica (CNPJ) e outros 6.072 Cadastros de Pessoa Física (CPFs) estão sendo investigados na operação. Foram abertos 242 procedimentos fiscais na Operação Lava Jato para complementar as informações e constituição de crédito tributário, dos quais 66 se referem a pessoas físicas. “Atuamos na Lava Jato em silêncio, por conta do sigilo envolvido. Começamos na operação lava jato em dezembro de 2014. Estamos com 39 auditores executando as fiscalizações e 15 auditores processando esse grande volume de informações. É o maior destaque de auditores que tivemos e vai crescer bastante. Vamos ter que abrir concurso para trazer mais pessoas para cá. É um trabalho que só a receita pode executar. De buscar aquele valor que está escondido”, disse Iágaro Martins, da Receita Federal. De acordo com a Receita Federal, as empresas controladas pelos operadores, envolvidas na operação Lava Jato, que eram de fachada ou “noteiras” e transferiam recursos aos beneficiários finais (pessoas físicas ex-diretores, lobistas ou pessoas influentes) por meio de saques e entregas em espécie, via contratos de câmbio fraudulentos para transferir divisas ao exterior, por meio de pagamentos realizados entre contas no exterior ou mediante falsas contratações de consultorias ou serviços intangíveis e a distribuição de lucros a seus sócios. Fonte: Jornal Contábil

O que é o DANFE e para que ele serve?

 O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é superimportante para a sua empresa. Saiba o que é o DANFE e pra que ele serve.

Principais atribuições

O DANFE é uma representação simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, mas apesar de conter as principais informações da NF-e, não pode substituí-la. Entre as funções do DANFE, está a de facilitar o acesso e a conferência de dados por meio da chave numérica de acesso e do código de barras. Ele é também um documento obrigatório para a circulação de mercadorias e auxilia na escrituração das documentações documentadas pela Nota Fiscal Eletrônica, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NFe, funcionando como um comprovante da operação.

Características do DANFE

O DANFE é impresso pelo vendedor da mercadoria a ser comercializada antes do início da circulação das mesmas, mas poderá ser reimpresso para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos na operação. Além do código de barras que permite a leitura por leitor óptico e da chave de numérica com 44 posições, que dá acesso à consulta da NF-e, o documento apresentam informações básicas sobre as operações em curso, como por exemplo, remetente, data e horário de saída da mercadoria, informações de transporte, tipo de operação, descrição das mercadorias e destinatário.

Layout do documento

O layout do DANFE deve seguir um padrão determinado pelo Ministério da Fazenda disponível no Manual de Integração dentro da página sobre a Nota Fiscal Eletrônica. Entre as recomendações estão o tipo e o tamanho de papel no qual o documento precisa ser impresso. Se as informações obrigatórias (dados do emissor, número de série da NF-e e destinatário) ultrapassarem uma página, por exemplo, o documento pode ser emitido em folhas numeradas. E, caso a legislação tributária exija a utilização de vias adicionais, é permitida a impressão doDANFE na quantidade necessária para atender à exigência fiscal, sendo que todas elas serão consideradas originais.

Outras informações

O emissor da mercadoria também está autorizado a acrescentar no DANFE elementos adicionais que ele considera importantes. A única exigência é que essas informações ocupem até 50% do verso do documento. Também é permitida a inserção de outros elementos gráficos, como a logo do emitente, desde que a do código de barras ou a chave de acesso do documentos não fiquem prejudicados.

O uso do formulário de segurança

A emissão em contingência ocorre quando há a ocorrência de problemas técnicos durante a obtenção da prévia autorização da NF-e. Nesses casos, o DANFE deverá ser impresso em um papel que contenha dispositivos de segurança, como gramatura especial e numero sequencial, em duas vias, sendo que uma delas acompanhar a mercadoria, e a outra fica arquivada junto ao emissor para posterior apresentação ao fisco. Assim que o problema técnico for resolvido, o contribuinte emitente deverá transmitir os arquivos digitais da NF-e para a Secretaria da Fazenda.

A emissão de Notas Fiscais Eletrônicas e do DANFE

Como não são permitidas divergências de informações entre esses dois documentos, é recomendado que seja utilizado um emissor de nota fiscal que também emita DANFE.

Fonte: Portal Contábeis

Empresas nacionais cometem erros graves com as NFes

 Uma pesquisa realizada com 1087 empresas, mostra que as notas fiscais ainda não estão tendo o tratamento adequado e o risco de se receber uma penalização imposta pelo Fisco é grande, bem como pagar impostos de forma errônea, além de deixar de obter créditos quando possível. Mesmo as questões mais básicas, ligadas à obrigação do armazenamento de documentos eletrônicos, pouco evoluíram com base na primeira edição da pesquisa, realizada em 2013.

Além disso, foi possível detectar problemas críticos como a falta da validação e o cuidado com a integridade das notas fiscais. A questão da qualidade da informação tributária, objetivo do SPED, também continua como um grande problema para a maioria das empresas pesquisadas, “além daqueles que não conferem as informações das NF-e recebidas, há um grande percentual de erros detectados pelas empresas que executam esta tarefa – apenas 4,37% das empresas não encontraram problemas nas NF-e que recebem!”, alerta  o empresário Fábio Rodrigues. A pesquisa aborda também a preparação das empresas para a Manifestação do Destinatário, cruzamentos entre XMLs e escrituração fiscal, adoção do CT-e, Eventos da NF-e, erros de NCM nas NF-e recebidas, multas já recebidas, dentre outros problemas observados. O levantamento mostra ainda que cerca de 59,83% das empresas realizam ainda procedimentos manuais para validação e armazenamento de suas NF-e.

66,38% afirmam já terem recebido alguma NF-e inválida, cancelada ou com algum problema. “Quase 1 ano e meio da data em que realizamos a primeira edição dessa pesquisa, constatamos que o quadro pouco evoluiu, as empresas ainda não se deram conta das preocupações que devem ter com seus documentos fiscais eletrônicos”, finaliza Rodrigues.

Fonte: Convergência Digital

Saiba o que muda com a desativação da NF-e 2.0

Desativação da NF-e 2.0 No dia 31 de março será desativada a versão 2.0 da Nota Fiscal eletrônica (NF-e). A partir de 1º de abril passa a ser obrigatório o uso da versão 3.10, com uma série de mudanças positivas para os usuários de sistemas. A consultora de Negócios da Inventti, Karine Gresser, explica que uma das principais alterações é a possibilidade de emissão da Nota Fiscaldo Consumidor eletrônica (NFC-e) a partir do mesmo layout da NF-e, o quefacilita a interpretação e leitura digital do documento e não exige a necessidade de um novo layout de integração para todo tipo de sistemas. "Com isso ganha-se agilidade no processo de escrituração pelas contabilidades, por exemplo, ou no caso de importar um item contas a pagar por uma empresa dentro de um ERP", afirma Gresser. Também foram incluídas novas informações quanto à exportação de produtos, onde passam a ser necessários alguns detalhamentos como a informação de número do drawback, um regime aduaneiro especial que consiste na suspensão ou eliminação de tributos incidentes sobre insumos importados para utilização em produto exportado. "Desta maneira, o empresário identifica na nota fiscal o número, para saber a que exportação se refere", acrescenta a consultora. Com a criação do item “Devolução de mercadoria” no campo “Finalidade de Emissão da NF-e”, a nova finalidade de emissão da NF-e de “Devolução de mercadoria” limitou os tipos de operações que poderão constar na NF-e que indicar este item no campo “Finalidade de Emissão da NF-e”, uma vez que a NF-e que mencionar referida finalidade será de uso exclusivo para este tipo de operação. Além disso, quando indicado o item de número 4 (“Devolução de mercadoria”) no campo de finalidade, haverá impacto na validação de algumas informações pelo programa NF-e, como por exemplo: • Na NF-e de devolução, obrigatoriamente deverá ser informado o documento fiscal de aquisição das mercadorias ou bens que estão sendo devolvidos; • Indicada esta finalidade de emissão, o programa NF-e somente aceitará Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) indicativo deste tipo de operação (devolução), ou seja, rejeitará qualquer CFOP que indique outras operações. • Quando indicadas outras finalidades de emissão, os CFOPs atinentes às operações de devolução não serão aceitos pelo programa. "Todo esse processo relacionado ao item 'Devolução de mercadoria' passa a auxiliar na identificação da nota que foi vendida a mercadoria, além de automatizar informações de financeiro e entrada de estoque para os empresários que utilizam Sistemas de Gestão", finaliza Gresser.   Fonte: Administradores