Gestão automática de XMLs: quais os benefícios para a sua empresa?

A maioria dos clientes da Artdata Contábil já aderiu a solução de uma das nossas parceiras para gerenciamento automático e guarda em nuvem de arquivos XMLs e, além de automatizarem seus processos de envio dos arquivos das notas emitidas e/ou recebidas para o escritório, estão atendendo plenamente as exigências da legislação com relação ao prazo para armazenamento de tais arquivos digitais.

Listamos abaixo alguns dados e eventos observados ao longo desses primeiros meses de utilização da ferramenta para melhor demonstrarmos os benefícios:

- Aproximadamente 150.000 XMLs foram baixados automaticamente desde o início da implantação da ferramenta e encontram-se armazenados em nuvem. Se levarmos em consideração que no Estado de São Paulo (onde se localiza a maioria dos nossos clientes), a multa pela não escrituração fiscal de um único documento é de 10% do valor da operação, não podendo ser inferior a 70 UFESPs (aproximadamente R$ 1.650,00), todos os clientes da Artdata que aderiram a ferramenta evitaram conjuntamente uma multa por não escrituração que poderia atingir no mínimo R$ 247.500.000,00 (Não, você não leu errado! São quase duzentos e cinquenta milhões de reais!);

- Notas fiscais estavam sendo emitidas por fornecedores desconhecidos ou por fornecedores conhecidos, porém referente a aquisições que não foram realizadas pelas empresas. A tomada de conhecimento de tais notas fiscais por meio da ferramenta permitiu a manifestação eletrônica de desconhecimento da operação e/ou o cancelamento do documento fiscal após contato e esclarecimento entre as partes;

- Notas fiscais estavam sendo canceladas por fornecedores após a entrega da mercadoria sem o conhecimento dos clientes, num ato de má fé visando o não recolhimento dos tributos incidentes na operação. Vale dizer que a escrituração de um documento cancelado enseja a aplicação de multas;

- Notas fiscais estavam sendo emitidas por fornecedores desconhecidos utilizando nos campos do Transportador os dados de uma empresa e de um veículo vendido pela mesma há aproximadamente 2 anos;

- O feedback inicial dos nossos clientes que aderiram a ferramenta é o de que com a implantação em suas empresas, além dos benefícios com relação à segurança da informação e atendimento a legislação, ganharam em agilidade e produtividade, pois não precisam mais se preocupar e dispender tempo com o envio dos arquivos XMLs para o escritório, bem como tiveram suas rotinas fiscais facilitadas devido ao acesso simples e rápido a consultas, downloads, relatórios, etc., por meio do acesso via web. Alguns clientes inclusive relataram que puderam alocar o tempo dispendido anteriormente por alguns colaboradores em outras atividades da empresa.

Nossa principal intenção é conscientizar dos cuidados que toda empresa deve ter, não apenas no tocante a emissão das notas fiscais, mas também com relação a escrituração e guarda dos XMLs.

Ou seja, se a sua empresa não conta com uma ferramenta capaz de fazer a gestão dos XMLs de forma automática, isso precisará ser realizado de forma “manual” para que o seu negócio fique o menos exposto possível as penalidades e multas previstas (é importante frisar que sem a utilização de uma ferramenta desta natureza, capaz de captar e monitorar todos os XMLs diretamente do site da SEFAZ por meio de Certificados Digitais, não há segurança com relação a diversos pontos citados acima).

Fique atento(a)!

Fonte: Rodrigo Ferreira, Artdata Contábil - Cliente SIEG

O que é nota fiscal de entrada e como emiti-la?

Neste post vamos esclarecer todas as suas dúvidas a respeito desse documento fiscal. Confira!

O que é a nota fiscal de entrada?

Os contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) têm a obrigação de registrar os bens e os produtos que são recebidos e transportados dos seus estabelecimentos. No caso de remetentes que não são contribuintes desse imposto e não têm como emitir notas fiscais, o estabelecimento contribuinte deverá emitir uma nota fiscal de entrada, exatamente para registrar que determinado bem ou produto foi recebido. Mas há também outras situações de obrigatoriedade de emissão das notas fiscais de entrada, que listaremos abaixo. Além de serem obrigatórias pela lei, as notas fiscais de entrada são importantes para diversas atividades internas da empresa, como o controle de estoque, o controle financeiro e contábil, o controle de produção, entre outros.

O que a diferencia da nota de saída?

A nota fiscal de saída é emitida para o consumidor final, para bens e produtos que são vendidos pelo estabelecimento a um cliente. A nota fiscal de saída é emitida na modalidade eletrônica e pode ser impressa em qualquer tipo de impressora e papel. A nota fiscal de entrada também pode ser emitida eletronicamente (NF-e) e a única diferença entre elas está no preenchimento do campo reservado para a Nota Fiscal de Entrada.

Como emiti-la? As regras concernentes à nota fiscal de entrada são estabelecidas pela legislação estadual, que prevê quais são as situações em que sua emissão será necessária e como ela deverá ser realizada. Procure a Secretaria da Fazenda de seu Estado para mais informações.

Quando ela é obrigatória?

A emissão da nota fiscal de entrada é exigida para as empresas optantes pelo Simples Nacional, bem como nas seguintes situações:

  • Para casos em que o estabelecimento destinatário retirará ou transportará o bem ou produto;
  • Para bem ou produto enviado por empresa, pessoa física ou jurídica, que não está obrigada a emiti-la;
  • Para bem ou produto que foi industrializado por profissional avulso, ou autônomo, ao destinatário (retorno de industrialização);
  • Para bem ou produto que retornou de exposição ou feira e que foi enviado com a finalidade específica de exposição ao público;
  • Para entrada de bem ou produto importado diretamente do exterior;
  • Para a circulação de produto arrematado em leilão ou concorrência do Poder Público;
  • Para bem ou produto devolvido pelo cliente.

Cabe ressaltar que todas as notas fiscais de entrada deverão, obrigatoriamente, ser registradas no livro Registro de Entradas, pelo próprio estabelecimento contribuinte do ICMS, com o destaque do valor do imposto calculado sobre cada compra, de acordo com o regulamento do imposto em cada Estado. Além disso, caso seja emitida nota fiscal do tipo eletrônica pela empresa remetente, é necessário que o estabelecimento salve também o arquivo XML da NF-e, que contém todas as informações relevantes desse documento fiscal.

Fonte: Portal Contábeis

Baixando XML de NF-e #Infográfico

Já sabe como baixar suas XML de NF-e? Neste Infográfico, te explicamos como fazer isto Automaticamente e em Tempo Real! Você ainda pode organizar e salvar suas NF-es na Nuvem, com o exclusivo Cofre SIEG. Dê uma olhada! infografico do XML    

Emissão gratuita de NF-e acaba em janeiro de 2017

nfe Quem ainda não tem emissor próprio de nota fiscal eletrônica (NF-e), deve começar a se mexer desde já. A partir de janeiro de 2017, a Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (Sefaz-SP) desativará os aplicativos gratuitos para emissão. Com isso, todos os contribuintes do ICMS paulista só poderão emitir documentos fiscais se tiverem um software próprio criado por uma desenvolvedora, informa a Sefaz-SP. Isso inclui os que atuam sob o regime do Simples Nacional - ou seja, os micro e pequenos negócios. Desde 2006, quando começou o processo de informatização e transmissão de documentos fiscais pela internet, a Sefaz-SP tem autorizado o download gratuito dos aplicativos de NF-e e de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) em seu portal. A ideia, a princípio, era massificar o uso do processo. Mas, apesar dos investimentos realizados no sistema, um levantamento recente da Sefaz-SP mostra que 92,2% das NF-es são geradas por emissores próprios. O número sobe para 96,3%, no caso dos CT-es. Se para as pequenas empresas o aplicativo gratuito era uma vantagem por não ter o custo do provedor, agora é necessário começar a se preparar para a mudança o quanto antes, alerta Marcel Solimeo, economista-chefe da Associação Comercial de São Paulo (ACSP). “Já se foi praticamente meio ano, e no fim do ano não dá para pensar nessas coisas, e sim em vender. É hora de procurar alternativas, sejam existentes ou novas, e de escolher o provedor que oferece o melhor custo, pois a mudança já estava prevista”, afirma Solimeo. Márcio Shimomoto, presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis do Estado de São Paulo (Sescon-SP), reforça a importância de não deixar para a última hora, já que todo software exige treinamento e parametrização para funcionar adequadamente. “Isso não se faz em um mês”, afirma. “Se o empreendedor não souber onde procurar alternativas, deve falar o quanto antes com seu contador, que certamente terá ‘na manga’ um parceiro que desenvolva esse tipo de solução para indicar.” A Sefaz-SP também recomenda aos contribuintes paulistas, que já tenham o aplicativo instalado, que façam a migração para soluções próprias antes que as novas regras de validação da NF-e e do CT-e impeçam o seu funcionamento. “Os contribuintes que tentarem realizar o download dos emissores de NF-e e CT-e receberão a informação sobre a descontinuidade do uso dos aplicativos gratuitos (...), já que a partir de 1º de janeiro de 2017 não será mais possível”, disse a secretaria, em comunicado. RECOMENDAÇÕES Exceto pelo custo pontual de ter um software próprio, a mudança não será tão traumática: de acordo com Shimomoto, o atual aplicativo de emissão de NF-e é de poucos recursos, quase uma “máquina de escrever eletrônica.” Isso porque o sistema da Sefaz-SP não faz gestão, nem controle de estoques, nem o simples cálculo de impostos, e a própria secretaria não tem condições de dar suporte técnico ao aplicativo - que acabou migrando para os próprios contadores. “Ele praticamente datilografa os dados no software”, diz Shimomoto, lembrando que hoje no mercado há vários softwares de qualidade, que guardam até os dados .xml (terminação referente aos dados das NF-es, que devem ser arquivados eletronicamente por cinco anos, de acordo com a lei), e que podem ser contratados a um custo mínimo mensal que varia entre R$ 50 a R$ 60. Quem tem um sistema próprio também conta com suporte técnico especializado. “Existem até empresas que oferecem a solução para emissão de notas a custo zero, e o empreendedor só paga a mais se quiser que o sistema faça um fluxo de caixa ou um controle de estoque,por exemplo - assim como faz o Google”, lembra o presidente do Sescon-SP. Assim, o empreendedor não pode deixar passar o prazo: recentemente, a Sefaz do Amazonas suspendeu mais de 5,8 mil inscrições estaduais de empresas que deixaram de emitir as NF-es, alegando que isso poderia ocultar esquema de fraude e sonegação de impostos. Segundo Shimomoto, a primeira penalidade de não emitir NF-e é mais de caráter administrativo e interno: num primeiro momento, pode trazer problemas ao fluxo de caixa da empresa, além de levantar questões referentes à defesa do consumidor. Já Adão Lopes, CEO da desenvolvedora Varitus Brasil, lembra que, se isso ocorreu no Amazonas, acontecerá em todos os estados que não se adequarem. “Se (as empresas) não migrarem, ficarão ilegais, passíveis de multa, e podem ser pegas como sonegadoras nas declarações de impostos anuais”, diz o executivo, que estima que mais de 100 mil empresas ainda têm de adotar o sistema próprio de emissão da NF-e. Fonte: Portal Contábeis Procurando onde guardar suas NF-e com segurança? Clique aqui

O caminho ideal da Nota Fiscal Eletrônica dentro da empresa

Qualquer transação que envolva a compra e venda de produtos ou serviços por empresas implica que uma Nota Fiscal seja emitida. É um documento comum ao conhecimento de grande parte das pessoas, daí que nem sempre sejam observados outros aspectos relativos ao seu uso.

Serviços implicam na emissão de uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e ou NFSe), que tem regras e modelos variáveis por municípios, enquanto produtos são associados às Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e ou NFe), com regulamentação e implementação nacional – e é dessa que vamos falar nesse post.

Vamos falar das etapas ideais pelas quais uma Nota Fiscal Eletrônica pode passar, desde a emissão até a escrituração. Dessa forma, vai ser possível enxergar esse documento com outros olhos, esquecer um pouco a ideia de que ele não passa de um documento para ser guardado na gaveta e deixar de cometer alguns erros ao lidar com ele. Quer compreender melhor como a Nota Fiscal Eletrônica  está relacionada com as operações mais diversas da empresa e as várias funções que ela pode desempenhar? Confira nosso post!

Emissão da Nota Fiscal Eletrônica

Quando uma compra de um produto é feita, significa que uma Nota Fiscal Eletrônica deve ser emitida pelo fornecedor – isso significa que os dados sobre a operação de venda são enviados, validados e registrado pelos servidores da Secretaria da Fazenda do estado do emissor. No momento da emissão, a SEFAZ devolve um arquivo digital (no formato XML) que representa oficialmente a Nota Fiscal.

O fornecedor deve também gerar uma versão impressa desta nota, chamada de DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que deverá acompanhar a mercadoria em sua jornada até o cliente.

Não emitir a Nota equivale à prática de sonegação fiscal, isto é, que informações sobre transações comerciais foram ocultadas do Governo.

Disponibilização e Guarda da Nota Fiscal Eletrônica

Além da nota auxiliar impressa que acompanha o produto na transportadora, o emissor é obrigado por lei a disponibilizar o arquivo XML da NF-e para seus destinatários, assim que for emitido.

Uma forma de disponibilizar é, por exemplo, enviando a nota por e-mail ou tendo uma página na internet onde eles possam baixá-las.

E mais um detalhe: este arquivo deve ser armazenado, tanto pelo receptor quanto pelo destinatário, por no mínimo 5 anos mais o ano corrente – e pode causar multas e dores de cabeça às empresas quando elas não guardarem e a fiscalização cobrar.

Recebimento da NF-e

A NF-e é, na maioria das vezes, recebida pelo setor de recebimentos, que recebe o arquivo XML do fornecedor e já pode conferir, antes mesmo da chegada dos itens, se as quantidades e descrições dos produtos constantes na nota estão corretas. Caso haja algum erro, é possível entrar em contato com o fornecedor e acertar os problemas antes do envio físico dos produtos – o que representa um imenso ganho em tempo, já que não vai sequer haver a necessidade de devolução e troca! Pela descrição desta etapa é fácil associar a NF-e a um recibo, afinal, consiste na conferência de um recebimento. Mas cuidado para não confundir os termos. Um recibo apenas atesta um pagamento, ele não serve para o controle fiscal na arrecadação de impostos pelo Governo.

Apenas a Nota Fiscal Eletrônica contém as devidas informações exigidas! Neste ponto já é preciso lembrar que as Notas Fiscais Eletrônicas contêm uma diversidade de informações justamente pelo fato de terem de descrever detalhes relativos à transação. Esses detalhes equivalem a dados que podem ser usados a favor do negócio, até mesmo influenciando decisões gerenciais importantes que tragam benefícios para a empresa. Falaremos novamente disso mais adiante, no último tópico. Um problema que o ocorre aqui é que muitas vezes a empresa que está adquirindo os produtos acaba não recebendo a nota, por uma série de razões, que contamos aqui (olhe especialmente o item #4).

Chegada da Mercadoria

A chegada do produto é o momento em que a empresa alimentará seu estoque. Como a nota já tinha chegado antes do produto, o responsável já está com a nota em mãos e sabe o que esperar na entrega – ele pode verificar se o que chegou fisicamente bate com o descrito na nota e prosseguir com o processo. Caso hajam divergências, ele pode entrar em contato com a empresa e resolver, talvez utilizando o mesmo entregador para levar os itens errados de volta – ou negar completamente o recebimento da entrega, quando necessário. Se este estoque for gerenciado por um sistema de Controle de Estoque, o arquivo XML tem papel primordial.

É possível, na maioria dos sistemas do mercado, a alimentação automática de estoque por XML da NFe. Neste cenário, ao confirmar o recebimento da mercadoria, o estoquista pode importar o XML da NFe em seu sistema. A organização das NFes é um passo a mais para ganhar agilidade nessa verificação e trazer bons resultados para o negócio.

Pagamento

Para o pagamento de qualquer cobrança contra a empresa, o setor financeiro utiliza como comprovante de transação a Nota Fiscal Eletrônica. Portanto, ela valida a veracidade da cobrança recebida e protege a empresa de pagamentos de mercadoria desacompanhada de Nota Fiscal Eletrônica, o que pode ser considerado crime fiscal ou sonegação de impostos. Neste passo, já com o produto e Nota Fiscal em mãos, o responsável pode já proceder para o pagamento e atualizar as informações em sistemas de gestão, caso utilizem.

Escrituração

A contabilidade faz a escrituração, e calcula, a partir da Nota Fiscal, os impostos e tributos envolvidos para depois fazer o fechamento do Caixa. A NF-e é também um fato contábil, por isso o registro dela precisa ser lançado nos livros de contabilidade com esse fim – e asversões eletrônicas dos documentos chegaram para acelerar as coisas. O cálculo dos impostos talvez seja o aspecto mais conhecido no que diz respeito aos propósitos da NF-e. É do entendimento de grande parte das pessoas que a NF-e prova que tanto o comprador quanto a loja e o fornecedor da loja pagaram os devidos impostos exigidos na transação comercial em que participaram.

A técnica contábil de escrituração é uma forma de registrar e organizar informações a respeito do patrimônio de uma empresa, daquilo que ela possui e que a contabilidade quantifica. Uma aquisição ou uma venda feita sem que tenha sido emitido um documento comprovativo, que é a Nota Fiscal, não poderá ser lançada nos registros contábeis e isso pode criar vários problemas quanto à administração patrimonial do negócio, além de implicar complicações diante dos órgãos de fiscalização do Governo.

 

Bônus: acesso às garantias e negociação de pagamento

Não é em vão que as Notas Fiscais Eletrônicas são desde sempre conhecidas como um papel importante que deve ser guardado. Nelas constam, entre outras informações, características que identificam o produto, valores para base de cálculo de impostos, além de serem a garantia de ter ocorrido uma transação comercial dentro da lei. Por tudo isso, caso sejam necessários reparos, ou mesmo a substituição ou troca do produto, é imprescindível apresentar NF-e para ter acesso à garantia.

Guardar um documento na gaveta não é um problema, no entanto a ideia é que outros aspectos relativos ao manuseio da NF-e fiquem evidentes para que sejam percebidas as funções que ela pode desempenhar dentro da empresa. Vamos imaginar uma situação hipotética em que um revendedor já tenha realizado muitas compras de um mesmo fornecedor. Sabemos que para cada situação de compra foi emitida uma NF-e. O revendedor, se reunir todas as Notas Fiscais das compras anteriores feitas com esse mesmo fornecedor, pode perfeitamente tentar negociar melhores condições de pagamento, de financiamento ou outro benefício, e conseguir obter vantagens para uma próxima compra – além de poder comparar preços entre diferentes fornecedores.

 

Desmistificar a função e o uso das Notas Fiscais

A NF-e é um documento que passa pelas mãos de muitos profissionais ao longo de seu percurso e por isso pode ser desafiador encarar que um documento simples e de uso tão corriqueiro vá somar possibilidades variadas de uso. Para começar a pensar diferente, podemos partir do princípio da organização: uma só NF-e permite acessar dados sobre uma só compra, muitas Notas Fiscais Eletrônicas juntas permitem, por exemplo, analisar o potencial de compra de uma empresa inteira. E não é só isso. A organização das Notas Fiscais Eletrônicas e posse de seus XMLs possibilitam consultas que podem induzir a respostas conclusivas a respeito do comportamento da empresa, servindo até de plano de fundo para a tomada de decisão nos processos de gestão.

Os profissionais que consigam perceber a importância desse documento terão maiores chances de fazer a manipulação adequada, verão mais sentido nas rotinas da empresa que envolvam as Notas Fiscais Eletrônicas e poderão compreender o potencial por trás das iniciativas de organização desses documentos. Tem mais dúvidas sobre o percurso da Nota Fiscal Eletrônica na empresa ou sobre os usos que ela pode ter? Você usa um processo e organização diferente com as notas? Comente, participe e continue acompanhado nossos posts!

Fonte: Jornal Contábil

5 dicas para gerenciar o tempo em escritórios contábeis

 Um dos principais desafios para os contabilistas é gerenciar o tempo. Os diversos compromissos e o grande número de tarefas que devem ser realizadas levam os escritórios contábeis a ter uma rotina corrida e muitas vezes desorganizada. A tentativa de fazer diversos serviços em um curto espaço de tempo faz com que os contadores, muitas vezes, não deem a atenção necessária aos mesmos. Por isso, a rotina do contabilista deve ter como principal foco gerenciar o tempo.

Gerenciar seu tempo não é uma tarefa fácil para grande parte dos profissionais. A maioria dos escritórios de contabilidade não faz uma avaliação somente do currículo dos contadores, mas também analisa como eles fazem o gerenciamento de seu tempo. Isso acontece porque o tempo é um recurso muito valioso para a rotina do contador e qualquer atraso nos trabalhos pode levar à insatisfação dos clientes. A rotina de escritórios de contabilidade é intensa, com seus inúmeros clientes e atendimentos realizados em um único dia. Por isso, gerenciar seu tempo é um dos grandes desafios dos contadores. Assim como todas as empresas, os escritórios de contabilidade prezam pela organização. Por isso, otimizar o tempo é essencial! Confira a seguir algumas dicas para gerenciar o tempo e as coloque em prática agora mesmo:

 Planeje sua rotina

Em qualquer tipo de empresa é essencial que a gestão tenha um planejamento. E isso também se aplica aos escritórios de contabilidade.Ter um planejamento possibilita aos contadores definir estratégias para cumprir suas tarefas, de acordo com o tempo gasto para realizá-las. Por meio de um plano de negócios, os contadores conseguem gerenciar seu tempo, fazendo com que o cotidiano do escritório contábil se torne mais organizado. Com isso, os profissionais podem se dedicar às tarefas do dia a dia com mais tranquilidade.

Reduza as pausas

Todo profissional necessita de um tempo de descanso, é claro, mas esse tempo pode se tornar seu inimigo se não for otimizado. Tente reduzir suas pausas e gerencie o tempo a seu favor. Enumere as tarefas que necessita cumprir ao longo do dia e divida seu tempo de acordo com a complexidade de cada uma delas. Com isso, você poderá se organizar e fazer com que suas pausas sejam programadas. Outra dica importante é não se sobrecarregar. Tente diminuir progressivamente o número de horas extras. Contadores precisam realizar tarefas que demandam um elevado nível de atenção. Por isso, é importante estar descansado para que a produtividade seja elevada. Os escritórios de contabilidade necessitam produzir mais em menos tempo.

Organize suas tarefas

Um grande aliado da produtividade dos escritórios contábeis é a organização das tarefas, de acordo com a importância das mesmas e do tempo gasto para realizá-las. Saiba qual é o horário de maior rendimento de cada contador para, assim, gerenciar seu tempo e organizar uma rotina em que sua produtividade seja mais rentável. Não tente impor horários, pois isso só irá atrapalhar o desempenho dos contabilistas.

Saiba delegar tarefas

Não tente delegar diversas atividades a um único contador. Utilize a gestão de seu escritório contábil para delegar as tarefas de acordo com as habilidades de cada profissional. Com isso, as tarefas serão melhor realizadas e nenhum contabilista será sobrecarregado, fazendo somente os serviços de sua competência. A organização é uma importante aliada para gerenciar o tempo, mantendo a rotina do profissional otimizada.

Use a tecnologia a seu favor

Automatize os processos manuais do seu escritório de contabilidade. Utilize sistemas de gestão contábil que atendam à demanda dos serviços realizados no seu trabalho. Com esses softwares, você poderá organizar a rotina de seus contadores com eficiência e simplificar o seu dia a dia. Organize e otimize o seu tempo!

Fonte: Portal Contábeis